decreto 2265 de 1976

º Para efectos tributarios, las cintas magnéticas de información contable Iegibles mediante computador electrónico tendrán valor de documento de contabilidad.

º Los contribuyentes que estén obligados a llevar libros de contabilidad y utilicen computador electrónico equipado, con unidades de cinta magnética, deberán cumplir los requisitos que señala este Decreto, de acuerdo con el artículo 33 del Decreto 2821 de 1974.

º Deberá llevarse a una cinta magnética, que se mantendrá a disposición de la Dirección General de Impuestos Nacionales, los siguientes datos contables referentes a cada año gravable a partir de 1976 inclusive

Pagos a terceros por cualquier concepto y que dentro de la contabilidad están identificados con NIT;

Ingresos que dentro de la contabilidad se llevan discriminados con identificación de la persona que hizo el pago;

Deudas de cualquier índole;

Créditos a favor que dentro de la contabilidad se llevan discriminados con identificador del deudor.

Retención en la fuente practicada a sus empleados.

Retención en la fuente por conceptos distintos de salarios. La cinta magnética con la información anterior deberá estar disponible a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente al gravable excepto las informaciones de los numerales 5º y 6º que deberán estar disponibles el 28 de febrero del año siguiente al ejercicio dentro del cual se efectuó la retención.

º. La cinta magnética deberá tener las siguientes características técnicas

Densidad de grabación 800 o 1.600 bpi en 9 canales

Código de grabación EBCDIC;

Número de registros por bloque: 30

Longitud del registro 112 posiciones ("bytes")

Sin rótulo de identificación ("header label"). El diseño de cada registro será el siguiente

Código de la Administración de Impuestos Nacionales donde el contribuyente presentó su declaración de renta, excepto para retenciones en la fuente en cuyo caso se utilizará el código de la administración donde se consignó la retención. (Dos caracteres numéricos);

Año gravable dos caracteres numéricos; c).Nombre o razón social del contribuyente (treinta caracteres); d) NIT del contribuyente (once caracteres numéricos) e) Nombre o razón social del tercero beneficiario del pago, acreedor, deudor, etc., (treinta caracteres) dando primero el apellido o apellidos cuando Sea persona natural; f) NIT del tercero (once caracteres numéricos); g) código y subcódigo del concepto según se indica en el artículo 6º (dos caracteres) h) Valor pagado, recibido, adeudado o del crédito en pesos sin centavos (doce caracteres numéricos); i) Valor auxiliar, cuando sea el caso, en pesos sin centavos (doce caracteres numéricos).

º Los códigos utilizables en el caso del ordinal a) del artículo 4º serán los siguientes

Armenia 11 Medellín 21 Tuluá

Barranquilla 12 Montería 22 Villavicencio

Bogotá 13 Neiva 23 Sincelejo

Bucaramanga 14 Pasto 24 Valledupar

Cali 15 Palmira 25 Riohacha

Cartagena 16 Pereira 26 Sogamoso

Cúcuta 17 Popayán 27 San Andrés

Girardot 18 Quibdó 28 Florencia 09 Ibagué 19 Santa Marta 29 Barrancabermeja 10 Manizales 20 Tunja

º Los códigos utilizables en el caso del ordinal g) del artículo 4º serán los siguientes: T: Salarios pagados cualquier otra clase de pagos laborales incluyendo prestaciones sociales legales o extralegales e indemnización por despido sin justa causa: También se utilizará para la retención en la fuente a que haya lugar por tales conceptos. U: Honorarios pagados, comisiones de tipo no laboral y otros pagos que constituyan renta de trabajo para quienes los reciben pero no originados en un contrato de trabajo: E: Dividendos pagados por sociedades, anónimas y rendimientos pagados por fondos de inversión: También se utilizará para la retención en la fuente por estos conceptos. X: Intereses pagados, excepto por inversiones en UPAC. Y: Arrendamientos pagados, excepto a agencias de arrendamientos o intermediarios análogos. L Intereses y corrección monetaria pagados a inversionistas en UPAC. S: Donaciones efectuadas a entidades sin ánimo de lucro. I: Donaciones recibidas por entidades sin ánimo de lucro. M: Premios pagados por loterías, concurso del 5 y 6 del Hipódromo de Techo S: A: y compañías de capitalización. K: Intereses por préstamos de vivienda recibidos por el Banco Central Hipotecario, las corporaciones de ahorro y vivienda u otras entidades autorizadas para conceder préstamos hipotecarios para vivienda. Z: Pagos a terceros por conceptos diferentes a los anteriores. B: Honorarios recibidos y otros ingresos no laborales exclusivos de trabajo. D: Dividendos o rendimientos de fondos de inversión recibidos por el contribuyente. G: Arrendamientos recibidos. H: Ingresos por cualquier otro concepto

Deudas de cualquier índole.

Créditos a favor del contribuyente.

º El subcódigo a que se refiere el ordinal g) del artículo 4º se utilizará únicamente cuando el código es T e identificará si la retención en la fuente se originó en las tablas de retención, (subcódigo = 1), si el contribuyente presentó declaración de renta para solicitar menor retención (subcódigo = 2) o si eligió un porcentaje mayor del que le correspondería según la tabla (subcódigo = 3. El valor auxiliar de que trata el ordinal i), se utilizará únicamente cuando el código es T o E, en cuyo caso contendrá la retención en la fuente; o, cuando el código es L, en cuyo caso contendrá la corrección monetaria correspondiente. La cinta incluirá registros con los subtotales correspondientes a cada código. El diseño de dichos registros será idéntico al de los demás, excepto en que el nombre del tercero irá en, blanco y en el campo correspondiente a su NIT irá once veces el número nueve.

º Los contribuyentes de que trata el artículo 2º no necesitarán presentar con su declaración de renta la información contenida en la cinta magnética ni cuando sean retenedores, la relación de las sumas retenidas a sus empleados, pero sí deberán presentar una constancia de recibo de la cinta o la manifestación de que la presentarán en su oportunidad, según el caso.

º Para el año gravable de 1975, los contribuyentes podrán acogerse a la opción de llevar a cinta magnética la totalidad o parte de la información mencionada en el artículo 3º con las características y diseños, establecidos, en los artículos 4º a 7º en cuyo caso quedaran dispensados del requisito de adicionar su declaración de renta con esta información, si aún no lo han hecho. Si se acogen a esta acción, tendrán plazo hasta el 28 de febrero de 1977 para tener la cinta a disposición de la, Dirección General de Impuestos Nacionales Dentro del período de adiciones, se dirigirán por escrito a la administración de su domicilio para anunciar que no presentan los anexos por haberse acogido a la opción establecida por este artículo.

Los documentos que justifican los comprobantes de contabilidad y respaldan las partidas asentadas en los libros, son de orden interno o externo. Son de orden interno los que sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los gastos diferidos, distribución de costos y gastos, etc., y deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella. Son de orden externo los documentos que se producen para realizar operaciones realizadas con terceros, como las facturas de ventas, los recibos por compras, ingresos y egresos de caja, etc., y deben contener la fecha de expedición, número de serie, nombre y número de identificación tributaria de la persona con la cual se realizó la operación, detalle y forma de pago. Cuando las sanas prácticas comerciales y contables no exijan la identificación de quien hace el pago; no será necesario relacionar ni el nombre o razón social, ni el número de identificación tributaria del comprador en el documento o comprobante externo del vendedor.

El incumplimiento de lo establecido en este Decreto se sancionará en la forma prevista en el artículo 36 del Decreto 2821 de 1914 para quienes no llevan libros apropiados de contabilidad.

Las personas jurídicas que utilicen computador electrónico y a quienes la ley ordene entregar certificados para llenar algún requisito tributario podrán entregar estos certificados en forma continua impresa por computador sin firma autógrafa, siempre que el papel utilizado lleve preimpresa la razón social de la entidad y que remitan a la Dirección General de Impuestos Nacionales treinta ejemplares de muestra de la forma continua que se proponen utilizar

Derógase el artículo 2º del Decreto 2801 de 1975,

El presente Decreto rige desde la fecha de su expedición, excepto el artículo 10 que rige a partir del 1º de enero de 1977, Comuníquese,