S.A.S. - ACTAS DE REUNIONES NO PRESENCIALES

OFICIO 220-235995 DEL 20 DE FEBRERO DE 2026 REFERENCIA: RADICACIÓN 2026-01-022776 ASUNTO: S.A.S. - ACTAS DE REUNIONES NO PRESENCIALES Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual formula consulta referida a las reuniones no presenciales, en los siguientes términos: “(…) 1. ¿Teniendo en cuenta que el acta de una reunión no presencial debe ser suscrita por el representante legal de la sociedad, el representante legal que suscriba el acta debe haber asistido a la reunión no presencial para poder suscribir válidamente el acta correspondiente? 2. En caso de que el representante legal no haya participado y/o no haya estado presente en la reunión no presencial, ¿puede suscribir el acta para dar cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 21 de la ley 222 de 1995? 3. En el evento en que el representante legal se abstenga de suscribir el acta por no haber participado en la reunión. ¿qué efectos produce sobre la validez o eficacia de las decisiones adoptadas por los socios o miembros que si participaron conforme al artículo 19 de la ley 222 de 1995? 4. Teniendo en cuenta lo anterior, ¿En una Sociedad por Acciones Simplificadas pueden los estatutos sociales establecer que no es exigible la firma del representante legal en las actas de reuniones no presenciales?” Previamente a responder su consulta debe señalarse que la competencia de esta entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta entidad absolver las consultas jurídicas Página: 1 externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad. Con el alcance indicado, esta Oficina procede a responder su consulta en los siguientes términos: 1. “¿Teniendo en cuenta que el acta de una reunión no presencial debe ser suscrita por el representante legal de la sociedad, el representante legal que suscriba el acta debe haber asistido a la reunión no presencial para poder suscribir válidamente el acta correspondiente?” Para responder este primer interrogante vale la pena recordar lo determinado por este Despacho mediante Oficio 220-060394 del 20 de marzo de 2020: “(…) 1. A efectos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, se entenderá que la expresión, todos los socios o miembros allí contenida, hace referencia a aquellos socios o miembros de la Junta Directiva que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo determine la ley o los estatutos, por lo cual, conforme a la normatividad vigente, en este tipo de reuniones no es necesaria la participación de todos los socios o miembros de la Junta Directiva. 2. Se deberá dar aplicación a las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos. 3. Existe la posibilidad de adelantar reuniones mixtas, conforme se determina en la convocatoria, esto es, aquellas en las que algunos de sus participantes asistan físicamente presenciales y otros virtualmente no presenciales. 4. La convocatoria a las reuniones no presenciales o mixtas deberá señalar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva para la participación virtual, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente en caso de que la reunión sea mixta 5. Para la realización de este tipo de reuniones, el representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, según el caso, y adicionalmente, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que Página: 2 sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación.(…)”1. En virtud de lo anterior y teniendo en cuenta que el artículo 21 de la Ley 222 de 1995, el acta de reunión no presencial de asamblea general de accionistas debe contar con la firma del representante legal y del secretario de la sociedad, a falta de este último, será firmada por alguno de los asociados o miembros. Claramente el representante legal de la sociedad debe haber asistido a la reunión para que pueda dar fe de la realización de la misma. 2. “En caso de que el representante legal no haya participado y/o no haya estado presente en la reunión no presencial, ¿puede suscribir el acta para dar cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 21 de la ley 222 de 1995?” No, si el representante legal no asistió a la reunión no es posible que suscriba la correspondiente acta, ya que no podría dar fe de la realización de la reunión Teniendo en cuenta que las preguntas 3 y 4 guardan relación se dará respuesta a las mismas bajo un único pronunciamiento: 3 “En el evento en que el representante legal se abstenga de suscribir el acta por no haber participado en la reunión. ¿qué efectos produce sobre la validez o eficacia de las decisiones adoptadas por los socios o miembros que si participaron conforme al artículo 19 de la ley 222 de 1995? 4. Teniendo en cuenta lo anterior, ¿En una Sociedad por Acciones Simplificadas pueden los estatutos sociales establecer que no es exigible la firma del representante legal en las actas de reuniones no presenciales?” En primer lugar, es preciso recordar lo dispuesto por esta Oficina mediante Oficio 220- 020769 del 14 de diciembre de 2026: “(…) Por su parte, el Decreto 398 de 2020, adicionó el Capítulo 16 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, el cual en el artículo 2.2.1.16.1, se refiere a las reuniones no presenciales en los siguientes términos: “Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-060394 (20 de marzo de 2020). Asunto: Algunas Precisiones Sobre Reuniones No Presenciales. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/DRzFjIoBWsm0E8MWvdMqa Página: 3 cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. PARÁGRAFO. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.” Ahora bien, esta Oficina mediante oficio 220-078889 del 3 de julio de 2011, al desarrollar el tema de la elaboración de actas relacionadas con las reuniones no presenciales, expresó: "(...). Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último serán firmadas por alguno de los asociados o miembros (…)", señala la existencia de reuniones no presenciales y de un mecanismo valido para la toma decisiones adoptadas por la junta directiva, la asamblea general de accionistas o junta de socios, según el caso. En cuanto a las actas que den cuenta de las decisiones adoptadas, de acuerdo con los preceptos antes indicados, la ley señala claramente que se deben suscribir por el representante legal y el secretario de la compañía, o en defecto de éste, por algún socio o miembro de junta. Es importante señalar que a diferencia de las formalidades exigidas para la elaboración de actas en reuniones presenciales del Máximo Órgano Social o de Junta Directiva – artículo 431 del Código de Comercio- en las que dichos órganos manifiestan su consentimiento y anuencia en la designación de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunión, salvo que en los estatutos se haya consagrado alguna regla especial y a quien por ley les corresponde firmar Página: 4 en señal de aprobación, en el caso de reuniones no presenciales o de votación escrita, la ley suple el consentimiento de los asociados o miembros, determinando expresamente las personas a quienes corresponde esa formalidad, sin la cual el documento no adquiere plena validez y su contenido no se hace obligatorio. Adicionalmente, estima este Despacho que son tan claras y precisas las formalidades previstas en el artículo 21 cuando expresa que las actas elaboradas, como consecuencia de los preceptos contenidos en los artículos 19 y 20 "...serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros...", que no hace falta interpretación alguna; es una función asignada al representante legal y al secretario de la compañía obviamente cuando estuviere previsto el cargo y delegada únicamente en un asociado, si se trata de reuniones del máximo órgano social, o en un miembro, si se trata de la junta directiva. Sobre el particular, es oportuno recordar el principio general del derecho establecido en el artículo 27 del Código Civil, según el cual cuando el sentido literal de una ley sea claro, no se desatenderá su tenor literal. (...)” (Subrayado y negrita fuera de texto). Conforme a lo expuesto, resulta claro que las actas que recojan las decisiones de que dan cuenta los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995, solo podrán ser firmadas por el representante legal y el secretario de la sociedad y en defecto de este último, por alguno de los asociados o miembros. En consecuencia, no resulta válido que por reglamento interno se contradiga lo establecido en la norma imperativa contenida en el artículo 21 de la Ley 222 de 1995, la cual señala que le corresponde suscribir las actas al Representante Legal y al Secretario de la sociedad, salvo que dentro de la organización de la empresa no exista el cargo de Secretario, pues en este caso, podría firmar el acta alguno de los miembros de la junta directiva, formalidad sin la cual el acta no adquiere plena validez para efectos probatorios. “3. De no ser válidas las actas de reuniones no presenciales o mixtas por no cumplir con lo estipulado en el artículo 21 de la ley 222 de 1995, es decir carecen de la firma del representante legal y de por lo menos uno de sus miembros, como podría subsanarse tal fallo, ¿sería viable un acta aclaratoria?” Al respecto, este Despacho ha indicado en el Oficio 220-087933 del 11 de agosto de 2011: “Sobre el particular, le informo que la obligación legal de elaborar actas de lo acontecido durante las reuniones tanto del máximo órgano social, Página: 5 como de la junta directiva se encuentra contemplada en el artículo 28 del Código de Comercio, el cual prevé en su ordinal 7o el deber de inscribir en el registro mercantil, entre otros libros, “Los de actas de a asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.”. Dichos documentos se constituyen en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y, en general, de los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad en lo que corresponde a cada órgano societario. En tratándose de reuniones de junta directiva, la ley no establece los requisitos y formalidades que las actas resultantes de las mismas deban tener; sin embargo, esta oficina ha sostenido por la naturaleza de hacer constar en ella los hechos relevantes se consignarán todas y cada una de las diferentes situaciones que las determinan, tales como fecha y hora de la reunión, forma en la cual se convocó, lista de asistentes, asuntos tratados, votos emitidos a favor o en contra o en blanco, fecha de la clausura y desde luego, todas las actas deberán estar firmadas por las personas que hayan actuado como presidente y secretario en cada oportunidad, de tal suerte que puedan tener un importante valor probatorio. En todo caso, de no haberse firmado el acta de la junta directiva por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión, lo acontecido en la sesión podrá ser ratificado con posterioridad por el mismo órgano dejando las constancias a que haya lugar. (…)” (Subrayado y negrita fuera de texto). La conclusión del referido concepto tiene cabida para el presente asunto, pues en caso de que las actas no hayan sido firmadas por el Representante Legal y/o el Secretario de la sociedad, o en ausencia de este último, por un miembro de la junta directiva, lo acontecido en las correspondientes sesiones podrá ratificarse por el mismo órgano dejando las constancias a que haya lugar. (…)”2. Por último, es preciso indicar que el artículo 19 de la Ley 1258 de 2008 señala: 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-020769 (14 de diciembre de 2023). Asunto: SUSCRIPCIÓN DE ACTAS DE REUNIONES NO PRESENCIALES DE JUNTA DIRECTIVA. Disponible en: chrome- https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/159040/ ++++220- +020769++++14+DE+DICIEMBRE+DE+2023.pdf/ed0711c2-46d3-926e-94f6-4b7325f3614b?version=1.0&t=1703085245939a Página: 6 “Artículo 19: Se podrán realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995.(…)”. Al respecto, este Despacho indicó mediante concepto 220-170711 del 28 de noviembre de 2009: “(…) “5. ¿Pueden establecerse en los estatutos de una sociedad por acciones simplificadas alternativas distintas a aquellas establecidas en los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995, para la toma de decisiones o celebración de reuniones no presenciales? Por ejemplo, establecer que existe la opción de aprobar decisiones por manifestación de voto escrito sin recibir la manifestación de la totalidad de los miembros del respectivo órgano social (sólo la mayoría).” Para dar respuesta a la presente inquietud, se hace indispensable transcribir el texto del artículo 19 de la Ley 1258 de 2008, el cual dispone: “Se podrán realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. En ningún caso se requerirá delegado de la Superintendencia de Sociedades para este efecto.” De la lectura de la norma resulta absolutamente claro que la ley permite para las sociedades por acciones simplificadas, establecer en los estatutos para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, mecanismos distintos a los consagrados en los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995. (…)”3. Por lo tanto, en las S.A.S. se podrán realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, y en caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-170711 (28 de noviembre de 2009). Asunto: Sociedades por acciones simplificadas. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/qE06C4QBIlrnnHGSK9p2 Página: 7 Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro.