ALGUNOS ASPECTOS SOBRE REUNIONES NO PRESENCIALES

OFICIO 220-212616 DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2025 ASUNTO: ALGUNOS ASPECTOS SOBRE REUNIONES NO PRESENCIALES. Me refiero a la comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual eleva una consulta en los siguientes términos: “1. Compatibilidad de las reuniones inmersivas con el régimen vigente Indicar si, en criterio de esa Superintendencia, las decisiones adoptadas por el máximo órgano social y por la junta directiva en reuniones íntegramente no presenciales realizadas en entornos de realidad extendida (VR/AR/metaverso), mediante avatares debidamente autenticados, son válidas y oponibles siempre que se cumplan las reglas vigentes sobre reuniones no presenciales (incluido el Decreto 398 de 2020) y se levante el acta correspondiente, precisando los aspectos particulares que los administradores deban considerar cuando la participación se da a través de dichos entornos inmersivos. 2. Contenido mínimo y buenas prácticas para el acta en entornos inmersivos Precisar cuáles son, desde la perspectiva de esa Superintendencia, los requisitos mínimos y buenas prácticas que deberían observar los administradores y el secretario al redactar el acta de reuniones celebradas en entornos de realidad extendida, en especial respecto de: (i) convocatoria, quórum y mayorías, incluyendo la forma de dejar constancia de ingresos, salidas, reconexiones o caídas de señal que afecten el quórum o el derecho de participación; (ii) identificación y autenticación de los asistentes, de manera que conste que quienes intervinieron y votaron eran socios o administradores habilitados, con soporte en los mecanismos tecnológicos empleados; y (iii) integridad, cierre y conservación del acta, incluyendo la conveniencia de referirse a registros técnicos (reportes de conexiones, bitácoras o grabaciones) como medios de apoyo, sin sustituir el documento escrito que se firma. 3. Soportes frente al registro mercantil y otras autoridades Indicar si, para la inscripción de decisiones sociales en el registro mercantil y para eventuales actuaciones ante esa Superintendencia u otras autoridades, resulta suficiente presentar el acta en formato escrito (incluido el PDF firmado con firma electrónica o digital, cuando haya lugar), o si se estima aconsejable acompañar soportes tecnológicos adicionales (por ejemplo, reportes de la plataforma o certificaciones de Página: 1 integridad de los archivos) y, en este último caso, cuáles se consideran pertinentes. 4. Aplicación de la equivalencia funcional en estos escenarios Señalar si, en criterio de esa Superintendencia, las reglas generales de equivalencia funcional de los mensajes de datos y de las firmas electrónicas o digitales previstas en la Ley 527 de 1999 y normas relacionadas bastan para cubrir las actas y decisiones societarias cuando la reunión se realiza en entornos inmersivos, o si identifica aspectos puntuales a tener en cuenta al consignar en el acta votos y manifestaciones de voluntad que, en la práctica, se emiten mediante comandos, gestos, interfaces gráficas u otras interacciones propias de la realidad extendida. 5. Riesgos jurídicos y recomendaciones para el desarrollo de estas reuniones Señalar, con carácter orientador, los principales riesgos jurídicos y societarios que esa Superintendencia advierte en el uso de entornos inmersivos para reuniones del máximo órgano social y de administración (como riesgos de suplantación, falta de constancia sobre la presencia continua, incidencias técnicas que afecten quórum o votación o deficiencias en la documentación del acta) y las recomendaciones prácticas que sugiere para mitigar dichos riesgos en la planeación, celebración y documentación de este tipo de reuniones. 6. Lineamientos y guías específicas sobre entornos inmersivos Informar si esa Superintendencia cuenta actualmente con lineamientos, guías, circulares o doctrina específica sobre el uso de plataformas de realidad extendida y entornos inmersivos para reuniones no presenciales, o si ha considerado la posibilidad de emitir una guía o circular que sistematice buenas prácticas y criterios mínimos de documentación, control y gestión de riesgos para estos casos.”. Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Página: 2 Con el alcance indicado, se procede a dar respuesta a sus interrogantes, por lo que en primera medida se citan las siguientes consideraciones de índole jurídico: La Ley 222 de 1995 establece: “Artículo 19. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Artículo 21. Actas. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. Parágrafo. Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta Ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20, cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí señalado.” (Subraya y negrita fuera de texto). El Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, adicionado por el Decreto 398 de 2020, dispone: “Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no Página: 3 presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.” (Subraya fuera de texto). Mediante Circular 100-000002 de 2020 esta Entidad instruyó: “Instrucciones precisas a partir del Decreto 398 de 2020 De forma particular, y de conformidad con lo dispuesto por el Decreto 398 de 2020 frente a las reuniones no presenciales, sean éstas ordinarias o extraordinarias, se deberá tener en cuenta que: 1. A efectos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, se entenderá que la expresión, "todos los socios o miembros" allí contenida, hace referencia a aquellos socios o miembros de la Junta Directiva que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo determine la ley o los estatutos, por lo cual, conforme a la normatividad vigente, en este tipo de reuniones no es necesaria la participación de todos los socios o miembros de la Junta Directiva; 2. Se deberá dar aplicación a las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos; 3. Existe la posibilidad de adelantar reuniones mixtas, conforme se determine en la convocatoria, esto es, aquellas en las que algunos de sus participantes asistan físicamente (presenciales) y otros virtualmente (no presenciales); 4. La convocatoria a las reuniones no presenciales o mixtas deberá señalar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva para la participación virtual, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente en caso de que la reunión sea mixta; 5. Para la realización de este tipo de reuniones, el representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que, en efecto, se Página: 4 trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, según el caso, y 6. Adicionalmente, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación.” (Subraya y negrita fuera de texto). La Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022, señala: “3.2.6. Reuniones no presenciales: Habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva, cuando por cualquier medio, todos los socios o accionistas o miembros de junta directiva que asisten a la reunión, según sea el caso, puedan tomar decisiones por comunicación sucesiva o simultánea y siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente, conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995. (Ver numeral 3.26.4. del presente capítulo) Para la toma de decisiones por mecanismos electrónicos prevista en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995; no es necesaria la existencia de convocatoria, por cuanto se exige que todos los miembros del órgano colegiado expresen el sentido de su voto. (ver numeral 3.28. del presente capítulo) En la S.A.S. también se podrá realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y para la adopción de decisiones por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. “3.4. Contenido de la convocatoria. La convocatoria deberá tener cuanto menos, lo siguiente: 3.4.7. Para las reuniones no presenciales y mixtas, será necesario advertir sobre el medio utilizado para el desarrollo de la reunión (plataforma tecnológica, línea telefónica, entre otras), el procedimiento para la verificación de la identidad de los participantes y la forma en la que se dará el uso de la palabra.” Página: 5 3.26. Lineamientos adicionales para elaborar las actas. Además de lo indicado en el numeral anterior, quienes actúen como secretarios en las reuniones del máximo órgano social o de junta directiva, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones: 3.26.4. En los casos de reuniones no presenciales y en la toma de decisiones por escrito, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que concluyó la reunión o se recibieron los votos y deberán ser suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. (Ver artículo 3.2.6. del presente capítulo)” (Subraya y negrita fuera de texto). Teniendo en cuenta la normativa anterior, se procede a dar respuesta a sus inquietudes en los siguientes términos: “1. Compatibilidad de las reuniones inmersivas con el régimen vigente Indicar si, en criterio de esa Superintendencia, las decisiones adoptadas por el máximo órgano social y por la junta directiva en reuniones íntegramente no presenciales realizadas en entornos de realidad extendida (VR/AR/metaverso), mediante avatares debidamente autenticados, son válidas y oponibles siempre que se cumplan las reglas vigentes sobre reuniones no presenciales (incluido el Decreto 398 de 2020) y se levante el acta correspondiente, precisando los aspectos particulares que los administradores deban considerar cuando la participación se da a través de dichos entornos inmersivos.” Respecto de la posibilidad de adelantar reuniones no presenciales de junta de socios, asamblea general de accionistas o junta directiva a través de plataformas de realidad extendida y entornos inmersivos, a juicio de esta Oficina, son completamente viables siempre que se cumplan con todos los requisitos contenidos en la normativa vigente, estos es, i) que permita probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas; ii) que todos los socios o miembros asistentes puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva; iii) que se verifique la identidad de las personas que asisten virtualmente; y, iv) que el quórum para deliberar se mantenga a lo largo de la reunión. Página: 6 “2. Contenido mínimo y buenas prácticas para el acta en entornos inmersivos. Precisar cuáles son, desde la perspectiva de esa Superintendencia, los requisitos mínimos y buenas prácticas que deberían observar los administradores y el secretario al redactar el acta de reuniones celebradas en entornos de realidad extendida, en especial respecto de: (i) convocatoria, quórum y mayorías, incluyendo la forma de dejar constancia de ingresos, salidas, reconexiones o caídas de señal que afecten el quórum o el derecho de participación; (ii) identificación y autenticación de los asistentes, de manera que conste que quienes intervinieron y votaron eran socios o administradores habilitados, con soporte en los mecanismos tecnológicos empleados; y (iii) integridad, cierre y conservación del acta, incluyendo la conveniencia de referirse a registros técnicos (reportes de conexiones, bitácoras o grabaciones) como medios de apoyo, sin sustituir el documento escrito que se firma.” En relación con la verificación de la identidad de los participantes en la reunión no presencial, esta Oficina ha señalado: “(…) -¿Cómo se debe validar la identidad de los asistentes en medios virtuales? El Decreto 398 de 2020, que adicionó el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, en su artículo 2.2.1.16.1, a la letra reza: “Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Página: 7 Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.” Queda clara entonces la obligación que le asiste al representante legal de la sociedad, consistente en verificar la identidad de los participantes virtuales a la reunión social. Sin embargo, la ley no establece una determinada forma en la cual esta verificación debe llevarse a cabo, por lo cual cada sociedad podrá utilizar el medio que mejor se adapte a sus necesidades y sea posible hacer las verificaciones correspondientes. • ¿Es viable que la identidad de los presentes solamente se valide a través de un código o link que se remita a su correo electrónico o número de celular? • ¿Cómo se puede garantizar que en efecto un socio votó y dicho voto no fue emitido por un tercero o una persona sin autorización? • ¿Cómo se puede evitar que existan casos de suplantación por medios virtuales, a través de técnicas como el deepfake, lo cual lleve a la sociedad a tomar decisiones erradas y fraudulentas? Se atienden con una misma respuesta por recaer sobre un mismo contenido, estas tres inquietudes, en los siguientes términos: En atención a lo consignado en la respuesta al anterior punto, se precisa que la forma de validar la identidad de los asistentes a una reunión virtual de la sociedad, así como la inexistencia de suplantación por parte de alguno de estos, será la que cada una de las sociedades defina implementar según sus especiales requerimientos y los del sistema que pretenda implementar.(…)”1 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-027676. (22 de diciembre de 2023). Asunto: Algunos aspectos sobre las reuniones no presenciales. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/b04WhY0Bn95eDcW18zi0#/ Página: 8 De conformidad con los preceptos normativos y doctrinales expuestos se indica: - La convocatoria a las reuniones no presenciales deberá señalar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva para la participación virtual. - El representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, para lo cual cada sociedad podrá utilizar el medio que mejor se adapte a sus necesidades y sea posible hacer las verificaciones correspondientes. - -El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación. “3. Soportes frente al registro mercantil y otras autoridades Indicar si, para la inscripción de decisiones sociales en el registro mercantil y para eventuales actuaciones ante esa Superintendencia u otras autoridades, resulta suficiente presentar el acta en formato escrito (incluido el PDF firmado con firma electrónica o digital, cuando haya lugar), o si se estima aconsejable acompañar soportes tecnológicos adicionales (por ejemplo, reportes de la plataforma o certificaciones de integridad de los archivos) y, en este último caso, cuáles se consideran pertinentes.” El artículo 189 del Código de Comercio estipula: “Artículo 189. Constancia en actas de decisiones de la junta o asamblea de socios. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.” Página: 9 De conformidad con el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, habrá reunión no presencial “siempre que ello se pueda probar”, en relación con los medios técnicos idóneos para probar la reunión no presencial, esta Oficina a indicado: “(…)De la preceptiva mencionada se observa que el legislador no determina el medio técnico idóneo para probar la reunión no presencial, se limita a destacar la viabilidad de éste tipo de reunión en la medida en que la sociedad pueda probar la participación de todos los miembros que conforman la junta directiva, o de todos los socios o accionistas tratándose de reuniones del máximo órgano social, esto quiere decir, en otros términos, la reunión llamada no presencial es viable siempre que el medio técnico o tecnológico utilizado permita probar que los miembros que conforman la junta directiva participaron en las deliberaciones o decisiones objeto de la reunión, formalidad sin la cual son ineficaces las decisiones adoptadas. Con relación al medio tecnológico que puede utilizarse, ya esta Entidad ha expresado, a través del Oficio 220-085459 de 18 de septiembre de 2010, lo siguiente: “(…) Sobre particular me permito manifestarle que las llamadas reuniones no presenciales, son aquéllas en virtud de las cuales, las mayorías pertinentes podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, teleconferencia, video conferencia, internet, conferencia virtual o vía chat y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados. (…)”. (Negrillas nuestras). En resumen de lo expuesto, cualquier medio técnico o tecnológico es viable siempre que permita probar la participación en las deliberaciones y decisiones de todos los asociados, si se trata de reuniones del máximo órgano social, o de todos los miembros que conforman la junta directiva.”2 (Subraya y negrita fuera de texto). 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-133691. (26 de agosto de 2014). Asunto: Reuniones no presenciales. Cualquier medio técnico o tecnológico es viable siempre que pruebe la asistencia y participación de todos los asociados o miembros de junta directiva. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/nk2-EYUBIlrnnHGSFtsa#/ En consecuencia, para efectos de la inscripción de decisiones sociales en el registro mercantil y de eventuales actuaciones ante la Superintendencia de Sociedades u otras autoridades, resulta jurídicamente suficiente la presentación de copia del acta autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, la cual será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. No obstante, atendiendo al estándar probatorio previsto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 —esto es, la posibilidad de probar la realización de la reunión no presencial— a parte del cumplimiento cabal que se debe dar a lo determinado en el artículo 21 de la Ley 222 de 1995, se estima aconsejable conservar soportes tecnológicos adicionales que permitan acreditar la participación efectiva de los asistentes, tales como reportes de la plataforma utilizada, registros de conexión, certificaciones de integridad y autenticidad de los archivos o constancias técnicas equivalentes. Estos soportes adicionales no constituyen un requisito legal para el registro, pero sí un elemento de respaldo probatorio relevante ante eventuales verificaciones administrativas o controversias sobre la validez de las decisiones adoptadas. “4. Aplicación de la equivalencia funcional en estos escenarios Señalar si, en criterio de esa Superintendencia, las reglas generales de equivalencia funcional de los mensajes de datos y de las firmas electrónicas o digitales previstas en la Ley 527 de 1999 y normas relacionadas bastan para cubrir las actas y decisiones societarias cuando la reunión se realiza en entornos inmersivos, o si identifica aspectos puntuales a tener en cuenta al consignar en el acta votos y manifestaciones de voluntad que, en la práctica, se emiten mediante comandos, gestos, interfaces gráficas u otras interacciones propias de la realidad extendida.” De conformidad con el artículo 21 de la Ley 222 de 1995, en los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 de la misma, “las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo”. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad de conformidad con lo determinado en el artículo 21 de la Ley 222 de 1995. Por tanto, resulta claro que, sin importar el medio tecnológico utilizado para llevar a cabo la reunión no presencial, se deberá elaborar y asentar el acta en el libro respectivo dentro de los treinta (30) días siguientes al día en que dio por terminada la reunión. Página: 10 Ahora bien, es preciso señalar, que las actas y los libros de la sociedad se podrán llevar por medios electrónicos tal como consta en la Circular 100-000002 de 2022: “1.3.2.2. Procedimiento para efectuar el registro de los libros de comercio registrables en medios electrónicos. De conformidad con lo establecido en la ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables en medios electrónicos deberán solicitar el servicio de manera expresa ante la cámara de comercio correspondiente a su domicilio, aceptando los términos y condiciones establecidas para el efecto. Una vez recibida la solicitud de inscripción de los libros registrables por parte del interesado, la cámara de comercio correspondiente deberá hacer la anotación por cada uno de los libros, en el Libro respectivo del registro del que se trate, devolviendo al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la cámara de comercio firmará digital o electrónicamente la solicitud de inscripción y dejará constancia electrónica de la fecha y hora en que fue enviado el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible. De conformidad con lo establecido en las normas que rigen la materia, la constancia electrónica expedida por las cámaras de comercio, deberá tener la siguiente información: - Cámara de comercio receptora. - Fecha de presentación del libro para registro. - Fecha de inscripción. - Número de inscripción. - Identificación del comerciante o del inscrito. - Nombre del libro. - Uso al que se destina. A su vez, si a la fecha de la solicitud de inscripción del libro registrable por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no han sido empleadas, se anularán de acuerdo con lo previsto en las normas que rigen la materia. 1.3.2.3. Conformación de los libros registrados en medios electrónicos. Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá el derecho a remitir a la cámara de comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho Página: 11 órgano, los cuales deberán estar firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar firmada digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario. Efectuada la inscripción del libro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la cámara de comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales serán firmados digital y electrónicamente por el representante legal. Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas digitales o electrónicas y estampas cronológicas necesarias. Una vez recibidos los archivos electrónicos, la cámara de comercio correspondiente, devolverá al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la cámara de comercio lo firmará digital o electrónicamente, y dejará constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible. Aunado a lo anterior, la cámara de comercio correspondiente le informará al comerciante o inscrito, la fecha límite para el envío de archivos electrónicos destinados al libro. (…)” Finalmente, respecto del contenido del acta se recuerda que deberá contener constancia del representante legal sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación de la reunión no presencial, además de lo dispuesto en el artículo 189 del Código de Comercio citado con antelación. “5. Riesgos jurídicos y recomendaciones para el desarrollo de estas reuniones Señalar, con carácter orientador, los principales riesgos jurídicos y societarios que esa Superintendencia advierte en el uso de entornos inmersivos para reuniones del máximo órgano social y de administración (como riesgos de suplantación, falta de constancia sobre la presencia continua, incidencias técnicas que afecten quórum o votación o deficiencias en la documentación del acta) y las recomendaciones prácticas que sugiere para mitigar dichos riesgos en la planeación, celebración y documentación de este tipo de reuniones.” Página: 12 De acuerdo con las normas vigentes, y con los tipos de riesgos enunciados en su consulta, ante la posibilidad de su ocurrencia, corresponde a la entidad adoptar las medidas de mitigación previsibles, los sistemas de redundancia que se estimen necesarios y asumir las consecuencias ante la insuficiencia de las coberturas adoptadas. Debido al ambiente en que se desarrollan las reuniones no presenciales, se considera que los principales riesgos son la suplantación de identidad, la falta de claridad de las deliberaciones y la desintegración del quorum. Para mitigar estos riesgos, es la sociedad la llamada a adoptar instrumentos necesarios para su gobernanza societaria, a fin de mejorar las condiciones de realización de las reuniones no presenciales esto dentro de sus estatutos si a bien lo tiene, en el cual se consignen las herramientas necesarias que mejor se adapten a sus necesidades para el cumplimiento de los requisitos legales para las reuniones no presenciales. “6. Lineamientos y guías específicas sobre entornos inmersivos Informar si esa Superintendencia cuenta actualmente con lineamientos, guías, circulares o doctrina específica sobre el uso de plataformas de realidad extendida y entornos inmersivos para reuniones no presenciales, o si ha considerado la posibilidad de emitir una guía o circular que sistematice buenas prácticas y criterios mínimos de documentación, control y gestión de riesgos para estos casos.” Al respecto, nos permitimos informar que, a la fecha, la Superintendencia de Sociedades no ha emitido lineamientos, guías, circulares o doctrina específica sobre el uso de plataformas de realidad extendida y entornos inmersivos para reuniones no presenciales. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página: 13 conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad.