“La Apostilla” No Se Encuentra Dentro De Aquellas Actuaciones Exceptuadas Por El Artículo 2 Del Decreto 806 De 2020

ASUNTO: LA APOSTILLA NO SE ENCUENTRA DENTRO DE AQUELLAS ACTUACIONES EXCEPTUADAS POR EL ARTÍCULO 2 DEL DECRETO 806 DE 2020. Me refiero a su comunicación de la referencia por medio de la cual, presenta unas consultas relativas al alcance del Decreto 806 de 2020, las cuales serán atendidas en el orden en el que fueron formuladas, previas las siguientes consideraciones: En primer lugar, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, en un caso concreto. Debe tenerse en cuenta, adicionalmente, que la jurisprudencia constitucional vertida en la sentencia C-1641 del 29 de noviembre de 2000, M.P. Alejandro Martínez Caballero, advierte que no le es dable a esta Superintendencia como autoridad administrativa, intervenir en asuntos que haya de conocer en ejercicio de facultades jurisdiccionales, en relación con los cuales se debe pronunciar como Juez en las instancias procesales a que haya lugar. Desde la perspectiva indicada se procederá a efectuar un pronunciamiento general y abstracto sobre las materias consultadas, sin que el mismo pueda condicionar el ejercicio de las facultades jurisdiccionales de esta Superintendencia o del Juez competente, en el caso concreto. 1. La apostilla, como documento que certifica autenticidad, se encuentra dentro de aquellas autenticaciones exceptuadas por el artículo 2 del Decreto 806 de 2020 1.1. En virtud del artículo citado, en los procesos de reorganización empresarial los documentos contentivos de votos positivos o negativos del acuerdo de reorganización emitidos por personas jurídicas o naturales extranjeras, son válidos dentro de este proceso cuando dichas personas remiten el documento únicamente con el sello del notario de su respectivo país sin apostilla Lo anterior, bajo el entendido de que una apostilla es una forma de autenticación. a. En cuanto a uso de las tecnologías en los procesos de judiciales ante las diversas autoridades. El artículo 1 del Decreto Legislativo 802 de 2020, dispuso lo siguiente: Artículo 1. Objeto. Este decreto tiene por objeto implementar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales y agilizar el trámite de los procesos judiciales ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como, las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales, durante el término de vigencia del presente decreto. . Dentro del objeto del Decreto en mención, se busca profundizar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las sealadas actuaciones. Aunado a lo anterior, el artículo 2 del Decreto Legislativo 802 de 2020, prescribió que en la gestión y trámite de los procesos judiciales en las audiencias y diligencias se permitirá a los sujetos procesales, actuar en los procesos antes mencionados a través de los medios digitales disponibles, evitando exigir y cumplir con formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias. b. En cuanto a la apostilla En lo que se refiere a la apostilla esta Oficina se permite traer a colación la definición y los aspectos principales de este procedimiento que aparecen debidamente precisados en la página del Ministerio de Relaciones Exteriores, así: Qué es Apostilla La apostilla es certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país parte del Convenio sobre la Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de La Haya de 1961. Cuándo se requiere una apostilla Cuando su documento debe surtir plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961. Documentos apostillados que van a surtir efectos en Colombia Para que un documento emitido por un país que hace parte de la Convención de La Haya, tenga validez en el territorio colombiano, debe estar apostillado por la Entidad competente del país de origen. Apostilla yo legalización de documentos traducidos. Antes de realizar la solicitud de apostilla de un documento traducido, se deberá efectuar reconocimiento o autenticación de la firma del traductor ante Notario Público. El Ministerio de Relaciones Exteriores, apostillará la firma del Notario Público, de ninguna manera lo hará sobre el contenido del documento traducido o firma. 1 Negrilla y subraya fuera de texto. c. Conclusiones De lo expuesto, se puede colegir como la apostilla, se convierte en un requisito fundamental y estrictamente necesario para certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, lo cual se hace indispensable para que el documento surta plenos efectos legales en un país parte del Convenio sobre la Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de La Haya de 1961. Ciertamente entonces, la apostilla no se encuentra dentro de aquellas actuaciones exceptuadas por el artículo 2 del Decreto 806 de 2020. Adicionalmente, este trámite se puede realizar a través de la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores. 1 https:www.cancilleria.gov.cotramitesserviciosapostillalegalizacionenlineaqueesapostilla https:www.cancilleria.gov.cotramitesserviciosapostillalegalizacionenlineaqueesapostilla Para que un documento emitido por un país que hace parte de la Convención de La Haya, tenga validez en el territorio colombiano, debe estar apostillado por la Entidad competente del país de origen. Por lo cual, el Juez del concurso apreciará en su momento el cumplimiento de los requisitos correspondientes de los documentos aportados al proceso, y les dará el mérito que corresponda, de conformidad con la normatividad aplicable. 2. Para la remisión de documentos dentro de un proceso judicial, como por ejemplo un proceso de reorganización empresarial, por medio del uso de las tecnologías de la información y comunicaciones como indica el artículo 2 del Decreto 806 de 2020, cuando se realiza a través de correo electrónico y se trata de una persona jurídica: a. Persona jurídica nacional: se debe realizar la remisión desde el correo la dirección registrada en el registro mercantil O se puede realizar desde cualquier otro correo que provenga de la sociedad b. Persona jurídica extranjera: se pueden remitir documentos desde cualquier dirección de correo de la sociedad O desde cuál dirección de correo se debe remitir documentos en estos casos El artículo 3 del Decreto Legislativo 802 de 2020, es muy claro al prescribir la manera en que los sujetos procesales deberán hacer uso de las tecnologías para realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos, y a su vez, seala el deber de suministrar los canales digitales elegidos para los fines, así: Artículo 3. Deberes de los sujetos procesales en relación con las tecnologías de la información y las comunicaciones. Es deber de los sujetos procesales realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos. Para el efecto deberán suministrar a la autoridad judicial competente, y a todos los demás sujetos procesales, los canales digitales elegidos para los fines del proceso o trámite y enviar a través de estos un ejemplar de todos los memoriales o actuaciones que realicen, simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial. Identificados los canales digitales elegidos, desde allí se originarán todas las actuaciones y desde estos se surtirán todas las notificaciones, mientras no se informe un nuevo canal. Es deber de los sujetos procesales, en desarrollo de lo previsto en el artículo 78 numeral 5 del Código General del Proceso, comunicar cualquier cambio de dirección o medio electrónico, so pena de que las notificaciones se sigan surtiendo válidamente en la anterior. Todos los sujetos procesales cumplirán los deberes constitucionales y legales para colaborar solidariamente con la buena marcha del servicio público de administración de justicia. La autoridad judicial competente adoptará las medidas necesarias para garantizar su cumplimiento. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título II, Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes sealar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.