Derecho de inspección- solicitud de copias.

ASUNTO: Derecho de inspección- solicitud de copias. Me refiero a su comunicación radicada con el número 2014-06-005222, mediante la cual consulta sobre los derechos que un socio minoritario de una sociedad comercial de responsabilidad limitada tiene en su cabeza por el hecho de ser asociado y haber hecho un aporte de capital a la compaía, marco en el cual formula las siguientes preguntas: Puede tal socio solicitar a los administradores de la sociedad que le expidan copia de las actas de las últimas reuniones de la Junta de Socios, documentos que necesita para hacer valer sus derechos de socio ante autoridades judiciales Pueden los administradores de la sociedad negar la expedición de dichas copias argumentando que para eso puede el socio ejercer sus derechos de inspección sobre los libros de la sociedad Al respecto, sin perjuicio de lo que sobre el particular disponen los artículos 187 y 358 del código citado, del artículo 369 ibídem se desprende que los socios en las sociedades de responsabilidad limitada pueden ejercitar el derecho de inspección en cualquier tiempo, lo que se debe entender como el derecho para examinar la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas, y en general todos los documentos de la compaía en el momento en que el asociado lo estime necesario. En cuanto al tiempo para ejercer tal derecho, esta Entidad ha precisado que el derecho de inspección procede sin ninguna restricción ...en razón a que puede ser ejercido en cualquier época o momento, no está circunscrito a ningún período o lapso determinado como ocurre en el caso de las sociedades anónimas. Así mismo, mediante oficio 220-157028 del 06 de noviembre de 2013, este despacho se pronunció en torno al derecho de inspección de la sociedad de responsabilidad limitada, en el siguiente sentido: En atención a su comunicación radicada bajo el No0. 2013-01-386480, me permito manifestarle que en relación con el tema del derecho de inspección tratándose de las sociedades de responsabilidad limitada, esta Superintendencia ha proferido una cantidad importante de conceptos que analizan aspectos de diversa índole como los que su solicitud plantea, a los cuales podrá acceder en la P. Web donde se incluyen entre otros, los pronunciamientos que la Entidad emite en materia societaria, con el fin de posibilitar precisamente que los interesados absuelvan directamente sus inquietudes. A manera de preámbulo es relevante anotar que el derecho de inspección regulado en legislación mercantil, está acorde con los principios que orientan los derechos fundamentales en la Constitución Política y como tal no constituye una excepción al principio del libre desarrollo de la personalidad de las personas que prevé el artículo 16 ibídem, cuyo límite como es sabido lo imponen los derechos de los demás y el orden jurídico. Corresponde entonces a la consagración legal del derecho derivado de la condición de socio que en las sociedades de responsabilidad limitada tiene como fin permitirles examinar en cualquier tiempo por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y, en general todos los documentos de la compaía, con el fin de puedan ejercer su derecho a votar en las reuniones del máximo órgano social con un mayor conocimiento de la gestión de los negocios sociales, en aras a contribuir al mejor desarrollo de los fines de la empresa. A ese propósito esta Superintendencia con apoyo en la jurisprudencia ha reiterado que este derecho desde luego no tiene carácter absoluto, como quiera que no se puede convertir en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa por lo que resulta viable su reglamentación, como tampoco extenderse según las voces del artículo 48 de la Ley 222 de 1995, a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. En este orden de ideas, como regla general se tiene que si bien los asociados gozan del derecho de inspección les concede la ley, es claro que no por ello pueden excederse en su ejercicio, en cuanto se refiere a lesionar los derechos de otros, como tampoco pueden so pretexto de llevar a cabo su ejercicio, poner en peligro el funcionamiento de la empresa, atendiendo que el mismo ha de circunscribirse a las materias que le son propias, vale decir, primordialmente al examen de los balances y estados financieros que deban ser objeto de consideración por parte del máximo órgano social, para lo cual la reserva sobre los libros y papeles del comerciante se levanta para ellos, con ese específico propósito. En cuanto hace a las reglas que sobre el particular aplican, es pertinente traer a continuación las consideraciones de carácter general enunciadas en el Oficio 220-091793 del 21 de agosto de 2011 que proporciona una aproximación al tema. En torno a la posibilidad de exigir el suministro de fotocopias, este Despacho también mediante oficio 220-63283 del 28 de diciembre de 1995, manifestó lo siguiente: Ahora, en buen uso de la información, esto es, sin romper con los parámetros permitidos por ley en lo que a su ejercicio se refiere, ya se ha preguntado antes si es dable acceder a fotocopias o a su reproducción por otros medios, frente a lo cual esta Entidad ha conceptuado La libertad del asociado según las voces del citado artículo 369, es la de examinar, vocablo este, que no tiene una connotación diferente a la de escudriar con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de una simple inspección esto es, que el asociado no puede, con base en la norma en comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto sacar fotocopias o exigirlas, supera .el derecho allí consagrado lo que no obsta para que en un momento dado el máximo órgano social con el lleno de las formalidades legales y estatutarias determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los socios, para que al examinar los distintos papelesse les permita sacar directamente o solicitar de la administración las fotocopias que a bien tengan. ... Finalmente, de conformidad con en el artículo 48 de la Ley 22295, cuando los administradores impidan el derecho de inspección, incurrirán en causal de remoción, medida que hará efectiva la Entidad que ejerza inspección, vigilancia o control sobre el ente jurídico, si el órgano competente para ello se abstiene de hacerlo, lo que no impide que se impongan las sanciones pecuniarias a que haya lugar para quienes violen los estatutos sociales o la ley o, incumplan las órdenes impartidas por el Despacho numeral 29, artículo 2 del Decreto 1080 de 1996. En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.