220-23252, El registro de las escrituras de reforma se lleva en las cámaras de comercio del domicilio social. Acceso a la información que de las sociedades obra en este Despacho.

Ref. El registro de las escrituras de reforma se lleva en las cámaras de comercio del domicilio social. Acceso a la información que de las sociedades obra en este Despacho. Se recibió el escrito radicado en este Despacho con el número 498,371-0, por medio de la cual eleva una consulta en los siguientes términos: 1. ...aparte de las Sociedades Anónimas y de las Sociedades En Comanditas por Acciones, también, las Sociedades Colectivas, comanditas Simples y Limitadas deben todas registrar ante la Superintendencia de Sociedades todos los aspectos que constituyan REFORMA al contrato social 2. .tengo entendido que los siguientes aspectos constituyen reformas al contrato social de una sociedad comercial: Aumento o disminución de capital autorizado, Disolución, Fusión, Transformación, Reconstitución y Cesión de cuotas o intereses sociales. Qué otro tipo de asuntos que constituyan reforma al contrato social deben registrarse ante la entidad que usted representa por parte de las sociedades comeciales Comercial, cuál es el capital de la Sociedad, quiénes son los Socios y sus domicilios, quiénes son los Titulares de las Acciones de determinada Sociedad y sus domicilios y si existe alguna medida de embargo y secuestro sobre los esa información sobre las Sociedades es de carácter reservado. Para responder los interrogantes formulados en los dos primeros puntos basta dirigirse a los artículo 158 y 160 del Código de Comercio, los cuales son de este tenor: Artículo 158: Toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se registrará como se dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma. - Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros.... Artículo 160. Las escrituras en que consten las reformas del contrato social se registrarán también en las Cámaras de Comercio correspondientes a los lugares en donde la sociedad establezca sucursales. negrilla fuera del texto. Como se puede observar, existe la obligación de toda sociedad cualquiera sea el tipo legal sociedades colectivas, en comanditas simples, limitadas etc., de proceder al registro de los instrumentos públicos contentivos de las reformas a sus estatutos sociales ante las cámaras de comercio del domicilio social, y no ante esta Superintendencia, en razón a lo previsto en el ordinal 3 del artículo 86 del Código de Comercio, que prevé que, es función de la cámara de comercio Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos..., requisito sin el cual no empieza a surtir efectos respecto de terceros. A este respecto dice el doctor Gabino Pinzón Sociedades Comerciales, Ed. Temis, 1977, que Respecto de terceros solo adquieren existencia completa las reformas, con plenitud de sus efectos, cuando se han cumplido las dos etapas analizadas,...es decir, cuando además de ser válidamente adoptadas por la asamblea, se elevan a escrituta pública y se dotan de publicidad mediante el registro público de comercio.. Cumplidos dichos requisitos -se repite- la reforma se incorpora en el contrato social y forma parte de él, tanto para los asociados como para terceros... Diferente es que las sociedades sometidas al control y vigilancia de esta Superintendencia, deban allegar, entre otras, copias de las escrituras de reforma a los estatutos sociales debidamente inscritas en el registro mercantil, con miras a que obren sus antecedentes dentro los archivos que de las mismas se llevan en esta Superintendencia, y contar con la información necesaria para poder cumplir con las funciones atribuidas por ley. De otra parte, vale sealar que si bien ante esta Superintendencia, cualquier persona puede dirigirse para consultar los documentos que en razón de sus funciones obran en sus archivos, no todos pueden ser puestos a disposición de terceros, como quiera que algunos de ellos ostentan el carácter de reservados, conforme a expresas disposiciones de la Constitución o de la ley, como a continuación se explica. La Constitución, de manera clara establece en el artículo 23 que Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y obtener pronta solución...,Igual prescribe el artículo 74 de la misma Carta que Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley Por su parte, el artículo 12 de la Ley 57 de 1985 consagró que Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional. subraya fuera del texto. La misma ley, en su artículo 14 determina cuáles son las oficinas públicas, al establecer: que Para los efectos previstos en el artículo 12, son oficinas públicas las de....las Superintendencias..., entidad que se obliga a resolver las peticiones pertinentes dentro del plazo perentorio que establece la mismas ley en su artículo 25, quedando, facultada según lo previsto en su artículo 21 para negar la consulta a determinados documentos, o a la copia de los mismos mediante providencia motivada que seale su carácter de reservado. Como se puede observar, el acceso del público a los documentos que reposan en la esta Superintendencia tiene sus límites. Así por ejemplo, el artículo 61 del Código de Comercio establece que los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente, de donde se desprende que los documentos que obran dentro de tales libros o formen parte de ellos gozan de la reserva documental y como tal no pueden ser fotocopiados o examinados por el público en general. En este sentido se ha pronunciado esta Superintendencia en varias oportunidades, al referirse a la reserva de la información a los libros y papeles, entre ellas, mediante oficio 220-39804 del 17 de julio de 1997, a saber: Sin embargo, dada la excepción sealada según la cual se deben excluir de tales documentos aquellos que tengan reserva dispuesta en la constitución o la ley, se dijo que en razón a que el artículo 61 del Código de Comercio...los documentos que correspondan y sean tomados de los referidos libros y papeles que obren en esta entidad en virtud de la inspección y vigilancia que la misma ejerce, no son susceptibles de ser examinados o de entregarse copia de ellos, tal es el caso de las actas de reuniones de las asambleas o juntas de socios y las de junta directiva, los comprobantes de contabilidad, los documentos justificativos de los mismos etc., criterio que hoy se rectifica, más aún cuando el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Primera dijo que el hecho que los documentos de carácter reservado estén contenidos en un expediente tramitado por un ente de carácter administrativo en cumplimiento del deber de inspección y vigilancia, no trastoca el carácter del documento, pues aunque los documentos que reposen en oficinas públicas son por regla general susceptibles de acceso público no lo es menos que aún ante tal circunstancia prima la reserva legal o constitucional que con respecto a alguno o algunos se ha consagrado respecto del derecho constitucional fundamental de la intimidad. En lo que toca a los estados financieros, este Despacho mediante Memorando número 220-055 Bis del 25 de febrero de 1999, manifestó: ESTADOS FINANCIEROS QUE REPOSAN EN LA SUPERINTENDENCIA NO ESTÁN SUJETOS A RESERVA PERO SUS ANEXOS SÍ. Partiendo del derecho a la información contenido en el artículo 74 de la Carta, al cual nos hemos referido y concretamente sobre el tema relacionado con los estados financieros, esta Entidad ha estimado para efectos de precisar su alcance, entre otras cosas lo siguiente: ...es preciso acudir al Decreto 2649 de 1996 Por el cual se reglamenta la contabilidad general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, en cuyo artículo 114 relativo a las notas a los estados financieros, se consagró Las notas como presentación de las prácticas contables y revelación de las empresas, son parte integral de todos y cada una de los estados financieros. A su turno el artículo 30 de la Ley 222 estableció el principio de la unidad de los estados financieros al precisar que los mismos deberán estar acompaados con sus notas, con las cuales conforman un todo indivisible, lo cual supone que necesariamente cuando para cualquier efecto deban presentarse dichos documentos, han de anexarse las correspondientes notas, en los términos que establece el artículo 114 antes mencionado. Lo anterior aunado al mandato general contenido en el artículo 34 de la Ley 222 de 1995, en concordancia con el artículo 41 ibídem, permite concluir, que si la Ley 222 de 1995, hizo extensiva a todas las sociedades la obligación de publicar los estados financieros e introdujo el mecanismo del depósito de tales estados, con el fin de posibilitar, sin ninguna restricción, el acceso a la información en ellos contenida, es claro que tales documentos no están amparados por reserva alguna, razón por la cual a juicio de este despacho, es procedente la expedición de la fotocopia de tales documentos, en el entendido, como es obvio que reposan en esta Entidad. Por tanto y atendiendo la expresa excepción que impide el acceso a los documentos que tengan reserva por disposición de la Constitución o la ley, se ha considerado que a diferencia de los estados financieros y sus notas, los anexos de los mismos que se encuentran en poder de esta Entidad, no pueden ser examinados por terceros, como tampoco es posible suministrar copia de los mismos, toda vez que el artículo 61 del Código de Comercio establece que los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente, y los anexos referidos no solo contienen información que proviene directamente de uno de los libros a los que la norma lude, como es el de contabilidad, sino que además contiene la discriminación efectiva de las cuentas y los registros sobre los movimientos económicos del comerciante, amén de que la sociedad no tiene obligación de revelar tal información, como sí acontece con los estados financieros y sus notas, sino en la medida en que sea requerida por la Superintendencia para los fines que ella estime pertinentes, en desarrollo de las atribuciones que le otorga la Ley, de donde es ineludible concluir que se trata de los documentos privados que están amparados por la reserva que consagra la ley. CONCLUSIONES Vistos los diferentes pronunciamientos de esta Entidad sobre el tema objeto de su solicitud, puede afirmarse que los documentos que produce la Superintendencia de Sociedades, en ejercicio de sus facultades de inspección, vigilancia y control, no están sometidos bajo ninguna circunstancia a reserva, aún los que no han sido notificados o publicados. En lo atinente a los documentos que envían a este Despacho las sociedades comerciales u otras personas, también pueden ser examinados sin reserva alguna, salvo los que hayan sido tomados de los libros o papeles del comerciante en los términos del Código de comercio, puesto que conservan el carácter de especial que les otorga la ley Oficio 220-58369 del 4 de noviembre de 1997. DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA SUPERINTENDENCIA Y QUE ESTÁN SUJETOS A RESERVA: Las actas de las reuniones del Máximo órgano Social o de las Juntas Directivas. Los informes del representante legal o junta directiva que se presentan a las asambleas o juntas de socios. Los comprobantes de contabilidad, los documentos en que se justifiquen ellos, recibos de caja, la correspondencia recibida y enviada en ejercicio de las actividades sociales. Los papeles de trabajo elaborados con ocasión de una visita o una investigación realizada por la Superintendencia. Cualquier documento que contenga procedimientos secretos de producción industrial, sistemas de propaganda o venta o referencia o datos que puedan afectar a la empresa en relación con la competencia artículo 283 del Código de Comercio. Los balances que no correspondan a fin de ao calendario. Los anexos que acompaen los estados financieros que reposen en la entidad. Esbozados los documentos que están sujetos a reserva, y en punto a lo solicitado, quiere decir que, a través de los estados financieros y sus notas, un tercero puede conocer la situación financiera de una sociedad, la cual, por lo general, no refleja en forma detallada los bienes que ésta tiene pues la ley en ningún momento impone esta obligación, como se puede observar del artículo 15 del Decreto 2649 de 1993 por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia al expresar: El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente para evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiera experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones, y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo ... negrilla fuera del texto. Luego, al no poder colmar su interés sobre el particular, tendría que acudir a otras fuentes que no sería esta Superintendencia en pro de obtener la información en detalle que más convenga a sus necesidades. En lo que tiene que ver con el acceso al resto de la información a que se refiere su solicitud vale precisar que teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 26 del Código de Comercio, parte de ella se puede consultar en la cámara de comercio del domicilio de cada sociedad, como se puede observar de su tenor literal: El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros, documentos respecto de los cuales la ley exigiere dicha formalidad. El registro mercantil es público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos..negrilla fuera del texto. Como se puede observar de la lectura de la norma en mención, cualquier persona que tenga interés en averiguar datos de una sociedad, podrá dirigirse a la Cámara de Comercio correspondiente para examinar los libros y archivos, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos igual podrá averiguar en los certificados de constitución y gerencia que expida dicho organismo, el nombre de sus administradores, sus facultades y limitaciones. Tratándose de una sociedad por cuotas, podrá averiguar cuál es el capital de la sociedad, el nombre de sus asociados y sus domicilios, así como el embargo que pudiera recaer sobre algunas de sus cuotas artículo 681, numeral 7 del Código de procedimiento Civil tratándose de una sociedad por acciones, también podrá informarse sobre el monto del capital autorizado, el suscrito y el pagado. En lo que tiene que ver con las acciones embargadas en una sociedad por acciones, éstas podrán determinarse en el libro de registro de acciones que es el mecanismo mediante el cual se perfecciona dicho acto Art.415 del Código de Comercio. En lo que tiene que ver con el nombre de los accionistas en una sociedad por acciones, y los domicilios de éstos, es necesario que el interesado se dirija a la sociedad y solicite al revisor fiscal de la misma un certificado sobre la composición accionaria de la misma, pues ese dato sólo aparece en el libro de registro de acciones.