RESERVA DE LA INFORMACIÓN EN TORNO A LAS DECISIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL

OFICIO 220-136539 DEL 27 SEPTIEMBRE DE 2021 ASUNTO: RESERVA DE LA INFORMACIÓN EN TORNO A LAS DECISIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Me refiero a su escrito radicado como se anuncia en la referencia, mediante el cual formula la siguiente consulta: 1. “Solicito respetuosamente a la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES brindar concepto respecto a cómo ha tratado esta entidad la transferencia y publicación de información respecto de las votaciones llevadas a cabo en el desarrollo de Asambleas de Accionistas, indicando si ha considerado esta como un dato sensible, si considera que no lo es, o si, por el contrario, de considerarla como tal, se encuentra exceptuado expresamente por considerarse parte de los registros a los que los accionistas tiene acceso. 2. Solicito respetuosamente a la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES me indique si una compañía se encuentra en la obligación legal de entregarle a un accionista los resultados particulares de una votación determinada llevada a cabo a través de Asamblea General Ordinaria de Accionistas de una sociedad anónima, indicándole el listado completo de los accionistas que asistieron y estuvieron presentes al momento de la votación, los nombres completos, apellidos completos, número de identificación y el sentido de su votación, es decir, indicarle quién votó sí o no en determinado punto del orden del día, o si para ello se requiere autorización de cada uno de los accionistas para publicar y entregar a un tercero el sentido de su voto. 3. Solicito respetuosamente a la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, me indique si una compañía se encuentra en la obligación legal de entregarle a un accionista los resultados particulares de una votación determinada llevada a cabo a través de Asamblea General Ordinaria de Accionistas de una sociedad anónima, indicándole el listado completo de los accionistas que asistieron y estuvieron presente al momento de la votación, los nombres completos, apellidos completos, número de identificación y el sentido de su votación, es decir, indicarle quien votó sí o no en determinado punto del orden del día, o si administración tiene la facultad de negar esta solicitud. 4. Solicito respetuosamente a la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, me indique el fundamento normativo que sustente su concepto.” Previamente a atender sus inquietudes debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. Con el alcance indicado, éste Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: 1. Sobre la reserva de la información de los documentos que contienen datos sobre los accionistas, esta entidad señaló: “La cuestión relativa a la reserva de los datos correspondientes al nombre de los accionistas en sociedades anónimas, ha sido tratada por este Despacho desde la perspectiva del derecho de inspección, como se evidencia en los conceptos cuyos apartes se transcriben a continuación: 1. “Es claro entonces que el ejercicio del derecho de inspección, se ejerce frente a los libros que lleva la sociedad y sobre los comprobantes de contabilidad, así como sobre los papeles sociales incluyendo dentro de ellos al denominado libro de registro de accionistas. Sobre el libro de registro de accionistas y su inspección por parte de los mismos, esta Superintendencia se ha pronunciado de la siguiente manera: "Al exigir la ley la exposición de libros y papeles sociales, libros y demás comprobantes está haciendo referencia a aquellos que ella misma impone como obligatorios para las sociedades anónimas, y no es posible remitir dudas que tales entes deben llevar un libro de registro de acciones cuando estas son nominativas si la doctrina y la jurisprudencia han señalado el contenido del derecho de inspección en la dirección apuntada, con la salvedad de que dada la especial situación de la sociedad anónima, se justifica la imposición de limites cualitativos y temporales en el ejercicio de tal derecho. Los límites temporales los ha definido el legislador (15 días hábiles), pero no los cualitativos, por lo que incumbe a la doctrina su precisión, en orden a evitar trastornos en la mecánica administrativa de las empresas y a precaver que los competidores conozcan los secretos industriales y comerciales y el know-how que son intangibles muy valiosos de todo empresario. Esa es la tendencia doctrinaria y legislativa para proteger la empresa. De ahí que no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben ponerse a disposición de los accionistas y si se tratan de libros de contabilidad es indudable que el libro de registro de acciones técnicamente no puede considerarse pieza contable. Pero el legislador no lo ha excluido expresamente de los que pueden ser objeto de la inspección previa a la asamblea. Por otra parte, reducir la materia prima sobre la cual debe ejercerse el derecho de inspección a los estados financieros íntimamente relacionados con la memoria que los administradores presentarán a la asamblea, es tanto como mutilar por vía interpretativa lo que dispone el artículo 447 de la obra mercantil citada (Código de Comercio), cuando exige que "los documentos indicados en el artículo anterior (446)… junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley… "se pongan a disposición de los accionistas. La mención del carácter taxativo de la enumeración del artículo 446 del Código de Comercio no guarda relación con el tema que se agita, desde luego que alude a la asamblea y no al accionista individualmente considerado. No es procedente atribuir al libro de registro de acciones funciones eminentemente jurídicas como sí los demás no la pudieran tener eventualmente. Igualmente la circunstancia de tratarse de una sociedad anónima no puede privar al accionista (recuérdese aquí que el derecho de inspección es un derecho individual e inherente a la condición de tal) de la posibilidad de conocer quiénes son los actuales titulares de acciones de la compañía y de qué manera evolucionan o se comportan en el mercado las acciones de las que es titular”.1 2. Igualmente, frente a la reserva de la información contenida en papeles y libros del comerciante: o El artículo 61 del Código de Comercio señala que “(…) Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.”. 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio No. 220-202471 (4 de diciembre de 2018). [En Línea]. Asunto: Reserva de los datos contenidos en el libro de registro de accionistas. [Consultado el 13 de septiembre de 2021]. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220- 202471_DE_2018.pdf https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220-202471_DE_2018.pdf https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220-202471_DE_2018.pdf o El artículo 48 de la Ley 222 de 1995, dispone: “Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que, de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. (…) Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviera de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control de ente.”. 3. Al respecto de lo que se considera como “dato sensible”, el artículo 5º de la Ley 1581 de 2021, definió: “Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.”. Por tanto, los datos relativos a los nombres y los números de identificación de las personas, se consideran datos públicos.2 Ahora bien, como estos datos se encuentran atados a unos documentos cuya información es reserva por ley (artículo 61 del C. Co), como lo son los papeles y libros del comerciante, la única posibilidad para conocer del contenido de ellos es mediante el ejercicio del derecho de inspección, de acuerdo con lo determinado por las normas en cuanto a tiempo, modo, lugar, oportunidad y contenido. Sobre el contenido de las actas, no sobra recordar lo establecido en el artículo 431 del Código de Comercio: “ARTÍCULO 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Manual de Protección de Datos Personales: Aspectos Generales sobre el Derecho del Habeas Data. [Consultado el 13 de septiembre de 2021]. Disponible en: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Aspectos_Derecho_de_Habeas_Data.pdf https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Aspectos_Derecho_de_Habeas_Data.pdf Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.” Por último, se sugiere consultar el literal C del Capítulo III de la Circular Básica Jurídica 100-000005 de 22 de noviembre de 2017 de la Superintendencia de Sociedades, donde podrá encontrar orientación respecto del ejercicio del derecho de inspección. De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental los conceptos reiterados en cada ítem particular, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.