REUNIONES MIXTAS

OFICIO 220-144140 DEL 7 DE JUNIO DE 2022 ASUNTO: REUNIONES MIXTAS Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad como se menciona en la referencia, mediante el cual formula una consulta enfocada a saber si es viable llevar a cabo una reunión mixta de la Junta Directiva. Previo a atender sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo y, por lo tanto, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Con el alcance indicado, este Despacho se permite resolver su consulta, la cual fue planteada en los siguientes términos: “(…) me permito solicitar ante ustedes un concepto sobre si es viable llevar a cabo aun las reuniones mixtas dentro de la junta directiva ordinaria del mes, lo anterior se solicita para llevar a cabo la siguiente reunión de junta directiva de la Cámara de Comercio de XXX”. Sobre el particular, es pertinente acudir a lo determinado en los artículos 1 y 3 del Decreto 398 de 20201, que adicionó al capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, los cuales establecen lo siguiente: “ARTÍCULO 1. Adición del capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y 1 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 398 (13 de marzo de 2020), Artículo 2.2.1.16.1. “Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.” (Negrilla fuera del texto) [En Línea]. Diario Oficial No. 51.255 del 13 de marzo de 2020. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30038934 Turismo. Adiciónese el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así: «CAPÍTULO 16 REUNIONES NO PRESENCIALES DE JUNTAS DE SOCIOS, ASAMBLEAS GENERALES DE ACCIONISTAS O JUNTAS DIRECTIVAS ARTÍCULO 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legar deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. PARÁGRAFO. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.» (…) ARTÍCULO 3. Aplicación extensiva. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1 y 2 del Presente Decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados.” A partir de lo señalado en el anterior decreto, una sociedad (artículo 1) y en general todas las personas jurídicas (artículo 3), pueden escoger si la reunión del máximo órgano social o de Junta Directiva será presencial, no presencial o mixta. En consecuencia, cuando se determine en la convocatoria que la reunión será mixta, es decir que algunos de sus participantes asistirán físicamente y otros virtualmente, es preciso tener en cuenta, entre otros, lo siguiente: Las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos. La convocatoria deberá señalar los medios tecnológicos que serán utilizados para la participación virtual y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los asociados, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan ísicamente en caso de que la reunión sea mixta. Para la realización de este tipo de reuniones, el representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, según el caso. Adicionalmente, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación. Así las cosas, en los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que puede consultarse en la página web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos sobre los temas de su interés, y la herramienta Tesauro donde podrá encontrar mayor información respecto de la doctrina y la jurisprudencia mercantil emitida por la Entidad.