Circular Externa 100-000016 Del 2020 - Experiencia Del Oficial De Cumplimiento

ASUNTO: CIRCULAR EXTERNA 100-000016 DEL 2020 - EXPERIENCIA DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Me refiero a su comunicación radicada en ésta Entidad con el número de la referencia, por medio de la cual realiza la siguiente consulta: En fecha 24 de diciembre de 2020 mediante circular 100-000016 se realizó una modificación integral al capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017 implementando el nuevo sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de LAFTFPADM SAGRILAFT para las empresas que menciona en la numerales 4.1 y 4.2 de la mencionada circular, igualmente en el numeral 5.1.2 manifiesta que la empresa obligada deberá asignar un oficial de cumplimiento con el fin de responsabilizarse de la auditoria y verificación del cumplimiento de SAGRILAFT, y que este debe tener un título profesional y acreditar experiencia mínimo de seis meses en el desempeo de cargos relacionados con la administración de SAGRILAFT así como acreditar un conocimiento en la materia. Teniendo en cuenta que la implementación del SAGRILAFT comenzó a regir en diciembre de 2020 y la circular exige mínimo seis meses de experiencia en la administración de este para ejercer el cargo de oficial de cumplimiento, no es posible en este momento cumplir con este requisito, por lo anterior solicito se me informe si existe algún plazo para demostrar la experiencia o si la super dará un plazo para comenzar a exigirlo, de lo contrario se me aclare qué experiencia podía servir para poder acreditar la experiencia y así ejercer un cargo de oficial de cumplimiento en este momento. Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento, y tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Así las cosas, conforme al alcance indicado, éste Despacho se permite hacer las siguientes precisiones en relación con el tema consultado: El numeral 4 del Anexo 1 de la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, consagra de manera expresa el ámbito de aplicación del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LAFTFPADM y seala las empresas que están obligadas a implementar el mismo. Dichas empresas deberán disear y poner en marcha un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LAFTFPADM SAGRILAFT, para lo cual deberá tener en cuenta la materialidad, las características propias de la Empresa y su actividad, así como la identificación de los Factores de Riesgo LAFTFPADM Matriz de Riesgo LAFTFPADM u otro mecanismo de evaluación, individualización, identificación y segmentación del Riesgo LAFTFPADM. El representante legal y la junta directiva, o el máximo órgano social cuando aquella no existe, deberán disponer de las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que sean necesarias para que el Oficial de Cumplimiento pueda desarrollar sus labores de manera adecuada.1 Ahora bien, las Empresas Obligadas a implementar el SAGRILAFT, deberán designar una persona natural denominada Oficial de Cumplimiento y evaluar si es necesario el nombramiento de un oficial de cumplimento suplente. La designación de dicha persona le compete realizarla a la junta directiva, y en el evento de que no existía tal órgano, corresponderá al representante legal proponer al máximo órgano social el nombre de la persona que podría ser designada como Oficial de Cumplimiento.2 1 Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 - Anexo 1 - Numeral 5.1.1. 2 Realizada la designación, es necesario que la Empresa Obligada certifique que el Oficial de Cumplimento cumple a cabalidad con los requisitos que de manera expresa exige la Circular Externa 100-000016 de 2020, y deberá proceder a informarlo por escrito a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios de la Superintendencia de Sociedades dentro de los quince 15 días hábiles siguientes a la designación, en los términos sealados en el numeral 5.1.2. de la sealada circular. Para que la persona pueda ser designada como Oficial de Cumplimiento, debe acreditar, entre otros requisitos, una experiencia mínima de seis 6 meses en el desempeo de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT y acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LAFTFPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiación del terrorismo.3 Ubicados en el escenario anterior, es preciso sealar que la experiencia de mínimo seis 6 meses, debe ser en relación con cargos similares o encaminados a la administración y gestión de riegos de lavado de activos y financiación del terrorismo. Por último, valga anotar que, además del requisito de experiencia, la persona que pretenda ser nombrada como Oficial de Cumplimiento de la Empresa Obligada, deberá cumplir con todos y cada uno de los requisitos previstos en los numerales 5.1.2 y 5.1.4.3.1 del Anexo 1 de la Circular Externa No.100-000016 del 24 de diciembre de 2020 expedida por la Superintendencia de Sociedades. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes sealar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros. 3 Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 - Anexo 1 - Numeral 5.1.2.