REGISTRO DE LIBROS DE ACTAS

OFICIO 220-303441 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2024 ASUNTO: REGISTRO DE LIBRO DE ACTAS. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual formula una consulta relacionada con el registro del libro de actas, en los siguientes términos: “1. ¿Se puede inscribir ante la Cámara de Comercio un libro de actas que ya se encuentra previamente diligenciado y firmado? 2. ¿Cuáles son las consecuencias de no tener un libro de actas inscrito ante la Cámara de Comercio? 3. Si a pesar de no tener el libro de actas inscrito ante la Cámara de Comercio, de conformidad con lo indicado en el artículo 189 del Código de Comercio, ¿la copia de las actas autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas? 4. ¿Qué procedimiento se debe seguir cuando se ha iniciado un libro de actas sin que haya sido registrado previamente en la Cámara de Comercio? En caso de que se deba asentar nuevamente la información relativa a las fechas anteriores en los libros previamente inscritos ate la Cámara de Comercio ¿Qué procedimiento se debe adoptar si ya no es posible conseguir las firmas de los asistentes a las correspondientes reuniones? ¿Podría el revisor fiscal firmar las actas? 5. Si se cometió el error de no registrar los libros de actas y es imposible pasar nuevamente las actas a un libro registrado y conseguir las firmas, ¿es viable para las siguientes actas realizar la inscripción del libro y asentarlas?”. Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. “1. ¿Se puede inscribir ante la Cámara de Comercio un libro de actas que ya se encuentra previamente diligenciado y firmado?” Respecto a esta primera pregunta se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 9 del Título III del Anexo 6 del Decreto 2270 de 2019 el cual se refiere al tema en los siguientes términos: Página: | 2 ________________________________________________________________________ “ARTÍCULO 9. REGISTRO DE LOS LIBROS. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados. Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que: 1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar o, 2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico. Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas. Las Autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción”. (Subraya y negrita fuera de texto) Por lo anterior, se informa que no es posible registrar ante la Cámara de Comercio libros diligenciados. “2. ¿Cuáles son las consecuencias de no tener un libro de actas inscrito ante la Cámara de Comercio?” El artículo 19 del Código de Comercio estipula cuales son las obligaciones de los comerciantes: “Artículo 19. Es obligación de todo comerciante: 1) Matricularse en el registro mercantil; Página: | 3 ________________________________________________________________________ 2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; 3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales; 4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades; 5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y 6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal”. A su vez, el artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto Legislativo 019 de 2012, señala: “Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil: (…) 7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios. (…)”. Finalmente, el artículo 58 del Código de Comercio determinan las sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del comerciante y otras en los siguientes términos: “Artículo 58. Sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del comerciante y otras. Sin perjuicio de las penas y sanciones establecidas en normas especiales, la violación a las obligaciones, y prohibiciones establecidas en los artículos 19 y en el Capítulo I del Título IV del Libro I del Código de Comercio, o el no suministro de la información requerida por las autoridades de conformidad con las normas vigentes, o el incumplimiento de la prohibición de ejercer el comercio, profesión u oficio, proferida por autoridad judicial competente, será sancionada con una multa de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se tratare de personas naturales y de cien mil (100.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes en el caso de personas jurídicas, conforme con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 1437 de 2011 o las normas que lo modifiquen o adicionen. La sanción será impuesta por la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona. Página: | 4 ________________________________________________________________________ En el caso de las personas jurídicas, la autoridad competente deberá tener en cuenta, para la imposición de la multa, la capacidad patrimonial de la persona jurídica. Cuando se trate de pymes y mipymes, la autoridad competente deberá proceder con especial precaución. En el evento que una persona que haya sido sancionada por autoridad judicial con la inhabilitación para ejercer el comercio, profesión u oficio, esté ejerciendo dicha actividad a través de un establecimiento de comercio, adicional a la multa establecida en el párrafo anterior, la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, ordenará la suspensión de las actividades comerciales desarrolladas en el establecimiento, por un término de hasta dos meses. En caso de reincidencia, ordenará el cierre definitivo del establecimiento de comercio”. (Subraya y negrita fuera de texto) En razón a lo expuesto se informa que la no inscripción del libro de actas de asamblea y junta de socios da lugar a multa de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se tratare de personas naturales y de cien mil (100.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes en el caso de personas jurídicas que será impuesta por la Superintendencia de Sociedades o la entidad de supervisión correspondiente. “3. Si a pesar de no tener el libro de actas inscrito ante la Cámara de Comercio, de conformidad con lo indicado en el artículo 189 del Código de Comercio, ¿la copia de las actas autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas?” Esta respuesta no se referirá al caso específico planteado, si no que se resolverá en términos generales sobre las actas como medio de prueba. Respecto a la validez de las actas como prueba, el Código de Comercio indica: “ARTÍCULO 189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas”. (Subraya y negrita fuera de texto) Página: | 5 ________________________________________________________________________ Al respecto esta Oficina ha señalado: “Según lo determinado en el inciso segundo del artículo 189 del Código de Comercio, la copia del acta, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o del acta así mismo, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. Como se puede observar, el artículo 189 del Código de Comercio, otorga una presunción legal sobre la veracidad de los hechos que se consignen en el acta respectiva presunción que admite prueba en contrario de acuerdo con los postulados del segundo párrafo del artículo 166 del Código General del Proceso”1. A su vez, esta Entidad, en sede jurisdiccional ha manifestado: “Para resolver la controversia descrita en los párrafos precedentes, debe recordarse que en nuestro ordenamiento se han consagrado diversas reglas respecto del valor probatorio de documentos tales como las actas correspondientes a las reuniones de la junta de socios de una compañía. Por una parte, en el artículo 68 del Código de Comercio se establece que ‘los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente’. Así mismo, el artículo 189 del referido código prevé que ‘[l]a copia de [las actas de la junta de socios] […] autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas’. Esta regla de valoración probatoria ha frustrado los intentos de numerosos demandantes por controvertir, ante este Despacho, la veracidad de lo acontecido en reuniones de los órganos sociales. En el caso de Juan Carlos Borrero Quintero contra Lupa Jurídica S.A.S., por ejemplo, el Despacho expresó lo siguiente: ‘En [el acta] se señala que la decisión de transformar la compañía en una sociedad por acciones simplificada fue aprobada por la totalidad de los asociados. Si bien el demandante presentó diversas declaraciones extrajudiciales en las que se afirmó que tal aprobación no se había impartido, lo cierto es que, conforme se dispone en el artículo 189 del Código de Comercio, el acta No. 19 es “prueba suficiente” de los hechos que constan en ella. Ello quiere decir que debe respetarse la fuerza probatoria del acta citada, a menos que se demuestre, en el curso del proceso, que la información allí contenida no es veraz’.”2. Por lo anterior es claro que, la copia de las actas de asamblea o junta de socios, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-105455 (3 de octubre de 2019). Asunto: Contenido de las actas de asamblea de accionistas o junta de socios. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/C04J-okBn95eDcW1Ajdf#/ 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Sentencia 800-000036 (8 de mayo de 2017). Asunto: Ineficacia y nulidad de decisiones sociales. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/fhCmdZABBTP8JvIce1_O Página: | 6 ________________________________________________________________________ “4. ¿Qué procedimiento se debe seguir cuando se ha iniciado un libro de actas sin que haya sido registrado previamente en la Cámara de Comercio? En caso de que se deba asentar nuevamente la información relativa a las fechas anteriores en los libros previamente inscritos ate la Cámara de Comercio ¿Qué procedimiento se debe adoptar si ya no es posible conseguir las firmas de los asistentes a las correspondientes reuniones? ¿Podría el revisor fiscal firmar las actas? 5. Si se cometió el error de no registrar los libros de actas y es imposible pasar nuevamente las actas a un libro registrado y conseguir las firmas, ¿es viable para las siguientes actas realizar la inscripción del libro y asentarlas?”. Los asuntos planteados en las preguntas son particulares y concretos, frente a los cuales le está vedado a este Despacho en función consultiva. Sin perjuicio de lo anterior, se reiteran los siguientes pronunciamientos de esta Oficina, en los cuales se indica: “En cuanto a la pérdida del libro de actas ... este Despacho considera que el libro puede reconstruirse, tomando como base la copia de las actas que obran en los archivos de la compañía, conforme a lo siguiente: 1. Si las copias son auténticas, es decir llenan los requisitos exigidos por los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, pueden transcribirse en el nuevo libro sin el lleno de ningún requisito. 2. Si son simples fotocopias, es necesario establecer su autenticidad, antes de su trascripción, vr,gr. por testimonios de personas que hayan intervenido en su elaboración o en el original como testigos actuarios o que las hayan reconocido posteriormente por información de un juez o de un notario que haya conocido el original, luego de efectuada la correspondiente confrontación, aun cuando el documento no se halle protocolizado en esa notaría o en el archivo del juzgado artículo 253 del Código citado. Finalmente, cabe advertir que de acuerdo con el artículo 39 del Código Mercantil, antes de efectuar lo anterior, debe darse cumplimiento a la obligación de inscribir en el Registro Mercantil el libro mencionado para dar así seguridad y certeza a los asientos que allí se hagan”.3 “(…) En primer lugar es sabido que tratándose de la asamblea general de accionistas, la obligación de elaborar actas para consignar en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve a cabo, se encuentra contemplada de una parte en el artículos 189 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-021157. (14 de febrero de 2008). Asunto: Libros de actas de junta directiva o asamblea -Reconstrucción. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/TYE9FYIB4r6qVUO64ySY#/ Página: | 7 ________________________________________________________________________ y del Código de Comercio y de la otra, en el artículo 431 ídem, normas que conjuntamente contemplan los requisitos y formalidades que éstas deban reunir. Así se tiene que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 431 del código citado, las actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto por el Revisor Fiscal, lo que claramente indica que cuando sea del caso, es posible sustituir la firma de uno u otro funcionario, e incluso de ambos, con la del Revisor Fiscal, independientemente de que en el cuerpo del documento figuren los nombres de las personas que desempeñaron los cargos respectivos. Ahora, de no ser dable la solución anterior, como sucede en el caso planteado en su consulta, y considerando que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución, es la de dotar el documento del suficiente valor probatorio, es viable optar por incluir las decisiones de las que da cuenta el acta respectiva en una posterior y por ende, correspondiente a una nueva reunión, en la que el propio órgano social consienta en incluir el temario de la anterior citación. De esta manera, la propia asamblea subsanaría la omisión, reafirmando las decisiones que fueran adoptadas antes y, aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la constancia en el acta que se levante de esa nueva reunión. Por último no sobra observar que aun cuando las actas que cumplan con las formalidades del caso, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones que en consten en ellas, según los términos del artículo 189 ibídem, hay que tener presente que en todo caso no son el único medio probatorio, pues la ley mercantil ni procedimental excluyen la aplicación de otros medios de prueba para suplir su ausencia, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas conforme indica la disposición legal mencionada, pero esa restricción, por su carácter de tal, sólo tiene vigencia en el supuesto expresamente señalado, por lo que no aplicaría tratándose de hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros.(…)”4. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad. 4 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-165988 (28 de noviembre de 2011) Asunto: Procedimiento para firma de actas de reuniones del máximo órgano social cuando se obvió el nombramiento de presidente y secretario de éstas. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/OnT1E4IBwA8Rhfy3JJ4C