APOSTILLA DE DOCUMENTOS - PROCESO DE REORGANIZACIÓN

OFICIO 220-023907 DE 24 DE ABRIL DE 2025 ASUNTO: APOSTILLA DE DOCUMENTOS - PROCESO DE REORGANIZACIÓN Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual formula una consulta en los siguientes términos: “…. me dirijo al respetado despacho, con el fin de que se me pueda resolver la siguiente inquietud frente al formalismo o ritualidad que debe cumplir la suscripción de un voto, respecto de un acreedor internacional y un deudor en Reorganización empresarial en Colombia. Es decir, si una empresa en Reorganización Empresarial está tramitando la recopilación de los votos del acuerdo de Reorganización ley 1116 de 2006 y tiene en su universo de votación, un acreedor (de Brasil)… que documentos debe presentar el acreedor internacional para que su voto sea válido y computado por el juez del concurso? (además de la expresa declaración de voluntad positiva)?”. Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad. De ahí que sus respuestas en esta instancia, no se dirigen a prestar asesoría a los particulares o a sus apoderados sobre temas relacionados con los procesos de insolvencia que se tramitan ante la Entidad, máxime si se tiene en cuenta que la doctrina constitucional sobre el ejercicio de funciones judiciales por las Superintendencias, invariablemente exige, que los funcionarios administrativos que ejercen funciones judiciales, estén dotados de independencia e imparcialidad, doctrina que reitera la Sentencia C-1641 del 29 de noviembre de 2000, M.P. Alejandro Martínez Caballero, en la que la H. Corte Constitucional advierte que no le es dable a esta Superintendencia como autoridad Página | 1 ________________________________________________________________________ administrativa, intervenir en asuntos que haya de conocer en ejercicio de facultades jurisdiccionales, en relación con los cuales se debe pronunciar como Juez en las instancias procesales a que haya lugar. Con el alcance indicado y para responder su consulta se considera suficiente citar el Oficio 220-162491 del 18 de agosto de 2020, el cual es del siguiente tenor: “(…) 1. ¿La apostilla, como documento que certifica autenticidad, se encuentra dentro de aquellas autenticaciones exceptuadas por el artículo 2 del Decreto 806 de 2020? 1.1. En virtud del artículo citado, ¿en los procesos de reorganización empresarial los documentos contentivos de votos positivos o negativos del acuerdo de reorganización emitidos por personas jurídicas o naturales extranjeras, son válidos dentro de este proceso cuando dichas personas remiten el documento únicamente con el sello del notario de su respectivo país sin apostilla? Lo anterior, bajo el entendido de que una apostilla es una forma de autenticación.” (…) b. En cuanto a la apostilla En lo que se refiere a “la apostilla” esta Oficina se permite traer a colación la definición y los aspectos principales de este procedimiento que aparecen debidamente precisados en la página del Ministerio de Relaciones Exteriores, así: “¿Qué es Apostilla? La apostilla es certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país parte del Convenio sobre la Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de La Haya de 1961.” “¿Cuándo se requiere una apostilla? Página | 2 ________________________________________________________________________ Cuando su documento debe surtir plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961.” “Documentos apostillados que van a surtir efectos en Colombia. Para que un documento emitido por un "país que hace parte de la Convención de La Haya”, tenga validez en el territorio colombiano, debe estar apostillado por la Entidad competente del país de origen. Apostilla y/o legalización de documentos traducidos. Antes de realizar la solicitud de apostilla de un documento traducido, se deberá efectuar reconocimiento o autenticación de la firma del traductor ante Notario Público. El Ministerio de Relaciones Exteriores, apostillará la firma del Notario Público, de ninguna manera lo hará sobre el contenido del documento traducido o firma.” (Negrilla y subraya fuera de texto). c. Conclusiones -De lo expuesto, se puede colegir como “la apostilla”, se convierte en un requisito fundamental y estrictamente necesario para certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, lo cual se hace indispensable “… para que el documento surta plenos efectos legales en un país parte del Convenio sobre la Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de La Haya de 1961.” -Ciertamente entonces, “la apostilla” no se encuentra dentro de aquellas actuaciones exceptuadas por el artículo 2 del Decreto 806 de 2020. -Adicionalmente, este trámite se puede realizar a través de la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores. -Para que un documento emitido por un "país que hace parte de la Convención de La Haya”, tenga validez en el territorio colombiano, debe estar apostillado por la Entidad competente del país de origen. Por lo cual, el Juez del concurso apreciará en su momento el cumplimiento de los requisitos correspondientes de los documentos aportados al proceso, y les dará e mérito que Página | 3 ________________________________________________________________________ corresponda, de conformidad con la normatividad aplicable.”. (Negrilla fuera de texto) En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Se invita al usuario a consultar en nuestra página WEB www.supersociedades.gov.co los conceptos y normativa emitidos por la entidad, así como la herramienta tecnológica Tesauro. Página | 4