SAGRILAFT – PTEE.

OFICIO 220-010134 DEL 25 DE ENERO DE 2022 ASUNTO: SAGRILAFT – PTEE. Me refiero a su comunicación radicada bajo el número de la referencia, mediante la cual formula la siguiente consulta: “1. ¿Qué entidades están obligadas a implementar los sistemas SAGRILAFT y PTEE? 2. ¿Si la entidad tiene contratos estatales aplican los mismos requisitos para implementar ambos sistemas? 3. En qué momento queda la entidad obligada a implementar los programas cuando tiene contratos estatales ¿a la firma del contrato, al facturarlo o al ejecutarlo? 4. Si un contrato estatal es otorgado a un consorcio ¿Quién debe adoptar los sistemas SAGRILAFT y PTEE, el consorcio como tal, cada una de las empresas que conforman el conglomerado (consorcio), todas las empresas de forma individual, todas las empresas siempre y cuando su ingreso con la firma del contrato cumpla el requisito de implementación?” Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades, con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras esta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. Con el alcance indicado, y para dar respuesta a las inquietudes planteadas, este Despacho procede a efectuar las siguientes consideraciones de índole jurídico: 2/10 Para establecer cuáles son las empresas que están obligadas a implementar el PTEE y el SAGRILAFT, es preciso remitirse a las circulares externas que regulan cada uno de estos sistemas y definen su ámbito de aplicación: En ese sentido, las empresas obligadas a implementar el PTEE son las siguientes: “4. Ámbito de aplicación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial - PTEE Están obligadas a dar aplicación, en lo que les corresponda, y contar con un PTEE, las siguientes Empresas: 4.1. Las Sociedades Vigiladas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan realizado Negocios o Transacciones Internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, Contratista o por medio de una Sociedad Subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMMLV; y (ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo. Las Sociedades Vigiladas que se encuentren obligadas a cumplir con los requisitos mencionados en este numeral, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Soborno Transnacional. 4.2. Las Empresas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hubieren obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo. Las Entidades Supervisadas que se encuentren obligadas a cumplir con los requisitos del presente numeral, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción. 4.3. Las Empresas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector. Las Entidades Supervisadas que se encuentren obligadas por cumplir con los requisitos del presente numeral, solamente estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción. 3/10 4.3.1. Sector Farmacéutico: a) Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos, 2011, 2100, 3250 y 4645 CIIU Rev. 4 A.C; y b) Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMMLV o tenido Activos Totales iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMMLV. 4.3.2. Sector de Infraestructura y Construcción a) Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos 4111,4112,4210,4220 o 4290 CIIU Rev. 4 A.C; y b) Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMMLV o tenido Activos Totales iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMMLV. 4.3.3. Sector Manufacturero a) Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos 1020, 1030, 1040, 1051, 1063, 1071,1072,1081, 1082, 1083, 1084, 1089, 1090, 1391, 1399, 1410, 1420, 1430, 1512, 1521, 1522, 1701, 1640, 2013, 2014, 2030, 2219, 2410 y 2651, 2826 CIIU Rev. 4 A.C; o que se dediquen de manera habitual a la transformación de materias primas en un producto totalmente terminado; y b) Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMMLV o tenido Activos Totales iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMMLV. 4.3.4. Sector Minero- Energético a) Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos B05, B07, 4662 CIIU Rev. 4 A.C; y b) Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMMLV o tenido Activos Totales iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMMLV. 4.3.5. Sector de Tecnologías de Información y Comunicaciones a) Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos 6120, 6130, 6190, 6209, CIIU Rev. 4 A.C; y b) Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMMLV o tenido Activos Totales iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMMLV. 4/10 4.3.6. Sector de Comercio de Vehículos, sus partes, piezas y accesorios a) Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos 4511, 4512, 4530 y G4541 CIIU Rev. 4 A.C; y b) Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMMLV o tenido Activos Totales iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMMLV. 4.3.7. Sector actividades auxiliares de servicios financieros a) Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos 6619 CIIU Rev. 4 A.C; y b) Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMMLV o tenido Activos Totales iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMMLV. 5. Programas de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE Las Entidades Obligadas deben adoptar un PTEE y cumplir con lo establecido en las secciones que les fueren aplicables del presente numeral. Los lineamientos dispuestos en el presente Capítulo recogen las mejores prácticas internacionales para la elaboración de un PTEE. En todo caso, las instrucciones administrativas aquí dispuestas no pretenden sustituir o eximir la evaluación particular y el autocontrol y gestión que cada Entidad Obligada deba hacer acerca de sus Riesgos de Corrupción y/o Riesgos de Soborno Transnacional, así como los mecanismos que adopte para enfrentar tales riesgos. Por lo anterior, para la elaboración del PTEE que mejor se adapte a las necesidades de cada Entidad Obligada, ésta deberá identificar y evaluar en detalle, los Riesgos de Corrupción y/o de Soborno Transnacional, dependiendo de los Factores de Riesgo propios como, por ejemplo, el sector económico, los terceros, los Contratistas, los intermediarios, los asesores, los consultores y el tipo de Contrato Estatal, entre otros. Los PTEE deberán elaborarse y desarrollarse de acuerdo con las condiciones específicas de cada Entidad Obligada. De cualquier manera, un buen PTEE deberá permitirle a una Entidad Obligada, prevenir, detectar y corregir situaciones que tengan la potencialidad de convertirse en una práctica de Corrupción. Se sugiere que en el PTEE se compilen de manera integral todas las normas internas en materia de prevención y mitigación de los Riesgos de Corrupción y/o los Riesgos de Soborno Transnacional, así como los principios y valores éticos que cada Entidad Obligada considere apropiados, para llevar a cabo sus negocios 5/10 de manera ética, transparente y honesta. En consecuencia, cualquier modificación al PTEE y a la Política de Cumplimiento deberá incorporarse en forma detallada y rigurosa en el documento correspondiente.”.1 Por su parte, las empresas obligadas a implementar el SAGRILAFT son las siguientes: “4. Ámbito de aplicación del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM Están obligadas a dar aplicación al Capítulo X: 4.1. Las Empresas2 sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades que hubieren obtenido Ingresos Totales o tenido Activos iguales o superiores a cuarenta mil (40.000) SMLMV, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Estas Empresas deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT). 4.2. Las Empresas que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT): 4.2.1. Sector de agentes inmobiliarios a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995; b. Que en su objeto social puedan desarrollar la actividad inmobiliaria (entendida como la prestación de servicios de intermediación en la compra, venta, permuta o arrendamiento de bienes inmuebles a favor de sus clientes) y que en el año calendario inmediatamente anterior hayan realizado negocios o transacciones en relación con dicha actividad, con personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras de derecho público o privado iguales o superiores a cien (100) SMLMV; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV. Circular básica jurídica. 1 Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021. 4. Ámbito de aplicación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial - PTEE Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100- 000011_de_9_de_agosto_de_2021.pdf 2 Siempre y cuando no estén vigiladas por otra entidad y tengan un régimen de vigilancia especial en razón de su actividad. https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100-000011_de_9_de_agosto_de_2021.pdf https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100-000011_de_9_de_agosto_de_2021.pdf 6/10 4.2.2. Sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995; b. Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV. 4.2.3. Sector de servicios jurídicos a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995; b. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6910 del CIIU Rev. 4 A.C; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV. 4.2.4. Sector de servicios contables a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995; b. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6920 del CIIU Rev. 4 A.C; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV. 4.2.5. Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995; b. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso Total según las normas aplicables, sea la identificada con los códigos 4111,4112,4210,4220 o 4290 del CIIU Rev. 4 A.C; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV. 7/10 4.2.6. Servicios de Activos Virtuales a. Que las Empresas realicen, para o en nombre de, otra persona natural o jurídica, una o más de las siguientes actividades u operaciones iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMLMV: 1. intercambio entre Activos Virtuales y monedas fiat; 2. intercambio entre una o más formas de Activos Virtuales; 3. transferencia de Activos Virtuales; 4. custodia o administración de Activos Virtuales o instrumentos que permitan el control sobre Activos Virtuales; 5. participación y provisión de servicios financieros relacionados con la oferta de un emisor o venta de un Activo Virtual; y 6. en general, servicios relacionados con Activos Virtuales; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV. Las Empresas que pertenezcan al sector de Activos Virtuales deberán dar cumplimiento, adicional a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT), al proceso de Debida Diligencia Intensificada para conocer a su Contraparte y a los Activos Virtuales, establecido en el numeral 5.3.2 del presente Capítulo X. 4.2.7. Sectores de supervisión especial o regímenes especiales a. Las Sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial (SAPAC). b. Las Sociedades Operadoras de Libranza, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades. c. Las sociedades que lleven a cabo Actividades de Mercadeo Multinivel. d. Los fondos ganaderos. e. Las sociedades que realizan actividades de factoring, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades. 4.2.8. Régimen aplicable a las Empresas que reciban aportes en Activos Virtuales Las Empresas que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren recibido uno o varios aportes de Activos Virtuales iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMLMV, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT) y deberán aplicar el proceso de Debida Diligencia Intensificada para conocer a su Contraparte y los Activos Virtuales, establecido en el numeral 5.3.2 del presente Capítulo. 8/10 4.3. Las APNFD3 que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 6 del presente Capítulo X (Régimen de Medidas Mínimas): 4.3.1. Sector de agentes inmobiliarios a. Que se dediquen habitualmente a la prestación de servicios de intermediación en la compra o venta de bienes inmuebles a favor de sus clientes; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV. 4.3.2. Sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas a. Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV. 4.3.3. Sector de servicios jurídicos a. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6910 del CIIU Rev. 4 A.C; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV. 4.3.4. Sector de servicios contables a. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6920 del CIIU Rev. 4 A.C; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000)”.4 3 Siempre que no estén vigiladas por otra entidad y tengan un régimen de vigilancia especial en razón de su actividad. 4 Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020. 4. Ámbito de aplicación del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100- 000016_de_24_de_diciembre_de_2020.pdf https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100-000016_de_24_de_diciembre_de_2020.pdf https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100-000016_de_24_de_diciembre_de_2020.pdf 9/10 Con base en lo anterior, y para dar respuesta a su primera inquietud, se concluye que cualquier empresa que cumpla con los supuestos establecidos en cada una de las referidas circulares, está en la obligación de implementar el PTEE y/o el SAGRILAFT según sea el caso específico. Con respecto a la segunda inquietud, es necesario indicar que la Circular Externa 100- 000016 del 24 de diciembre de 2020 (SAGRILAFT), no consagra una excepción respecto de la obligación que tienen las Empresas Obligadas de aplicar el régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM, frente a las entidades públicas con quienes tengan vínculos comerciales, de negocios o contractuales. Por tanto, en el caso señalado y según lo determinado en la Circular Externa 100-000016 de 2020, las Empresas Obligadas deberán adoptar medidas razonables establecidas en dicha circular, con un enfoque basado en riesgo y la materialidad del mismo. Por su parte, la Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021 (PTEE), es clara al indicar lo siguiente: “(…) 4.2. Las Empresas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hubieren obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo. Las Entidades Supervisadas que se encuentren obligadas a cumplir con los requisitos del presente numeral, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción. (Subrayado fuera del texto). 4.3. Las Empresas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector. Las Entidades Supervisadas que se encuentren obligadas por cumplir con los requisitos del presente numeral, solamente estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción. (…)” (Subrayado fuera del texto). Por tanto, claramente se evidencia que las empresas que hayan celebrado contratos con entidades estatales y cumplan con los demás requisitos previstos en la mencionada circular, deberán implementar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial. 10/10 Por otra parte, y aprovechando los apartes transcritos de la circular, se procede de igual manera a responder la cuarta inquietud (asumiendo que la misma se refiere a los PTEE), señalando que independientemente que el contrato estatal se haya celebrado por un consorcio, unión temporal o por cualquier otra figura permitida por la ley, están obligadas a adoptar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial las empresas de manera individual, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en la referida circular. Así pues, en el evento de que una sociedad comercial vigilada por la Superintendencia de Sociedades sea miembro de un consorcio que haya celebrado un contrato con una entidad estatal y cumpla con los demás requisitos establecidos en la Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021, estará obligada a la implementación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial. La respuesta a la tercera inquietud esta subsumida en las respuestas dadas a las anteriores preguntas. En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.