Reuniones Del Máximo Órgano Social. - Emergencia Económica Y Sanitaria - Covid 19. Circular Externa No. 100-000004 De 24 De Marzo De 2020

ASUNTO: REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. - EMERGENCIA ECONÓMICA Y SANITARIA - COVID 19. CIRCULAR EXTERNA NO. 100-000004 DE 24 DE MARZO DE 2020. Me refiero a su comunicación radicada bajo el número de la referencia, mediante la cual, realiza unas precisiones sobre el oficio 220-142524 del 31 de julio de 2020. Al respecto, esta Oficina reitera en las conclusiones generales emitidas en el oficio 220-142524 del 31 de julio pasado, en torno a la interpretación del Decreto Legislativo 434 de 2020, relacionado con la posibilidad de aplazar la celebración de las reuniones presenciales ordinarias de las Asambleas Generales de Accionistas, que por ley debían celebrarse a más tardar dentro de los tres primeros meses del ao, considerando los efectos de la pandemia generada por el Coronavirus COVID 19, así como de las reuniones no presenciales o mixtas, del Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, que para el efecto se transcriben: iii. Conclusión: De las referidas disposiciones legales se infiere con toda claridad, la respuesta al punto 2 de la radicación 2020-01-209660, en el siguiente sentido: - Dentro de la coyuntura actual, pueden celebrarse reuniones no presenciales para agotar unos temas que quedaron pendientes en una reunión ordinaria y que estas pueden celebrarse en cualquier momento, previo el cumplimiento de las condiciones relacionadas con la convocatoria y el quorum previstos en el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, para las reuniones no presenciales o mixtas. - En forma presencial, las reuniones ordinarias de la asamblea, correspondientes al ejercicio de 2019, de que trata el artículo 422 del Código de Comercio, se podrán realizar hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria, conforme a lo dispuesto por el Decreto 434 de 2020, pero se reitera que la reunión tendrá el carácter de extraordinaria artículo 424 del Código de Comercio y a su vez, que si dentro del temario está el aprobar el balance de fin de ejercicio, la convocatoria deberá hacerse con 15 días hábiles de anticipación, salvo que el derecho de inspección se hubiere garantizado durante el lapso de la convocatoria para la primera reunión y los estados financieros objeto de consideración por el máximo órgano social no hubieren sufrido ninguna modificación, caso en el cual, la convocatoria puede efectuarse por el medio y con la antelación prevista en los estatutos y en su defecto en la ley de 5 días comunes. - Si de acuerdo con el punto 3 del escrito de consulta con radicación 2020-01- 209660, la reunión ordinaria no se instaló, por haber sido aplazada el día anterior a la reunión de la Asamblea la regla que debió tenerse en cuenta es la prevista en el precepto contenido en el artículo 2 transitorio del referido Decreto 398 que establece lo siguiente: las sociedades que a la fecha de entrada en vigencia del Presente Decreto hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el ao 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 1 del presente Decreto. En el alcance se deberá indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados. El alcance deberá hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria. Por último, se seala que también es posible convocar y llevar a cabo reuniones ordinarias y extraordinarias no presenciales del máximo órgano social, antes de la finalización de la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional, en los términos sealados en la normatividad expuesta en el presente documento. Aunado a lo anterior, se reitera que es posible realizar reuniones ordinarias y extraordinarias no presenciales del máximo órgano social, antes de la finalización de la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional, dando cumplimiento a lo establecido en los artículos 19 y 21 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 398 de 2020. En lo que tiene que ver con la realización de reuniones presenciales del máximo órgano social, que se pretendan realizar antes de la finalización de la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional, se deben revisar las restricciones emitidas por las autoridades nacionales y locales en materia de reuniones y sus aforos, aplicables al lugar donde se llevará a cabo la reunión, con el fin de validar la posibilidad de que se reúnan los socios o accionistas presencialmente. En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.