CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

ASUNTO: CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual formula una consulta en los siguientes términos: “¿Por cuánto tiempo deben conservar los contratos mercantiles o de naturaleza comercial las sociedades mercantiles? ¿Este tipo de documentos tienen las mismas previsiones obligaciones y prerrogativas trazadas para los libros y papeles del comerciante? ¿Bajo qué marco normativo se debe conminar a una empresa a que conserve sus contratos mercantiles? ¿Qué sucede si se pierde un contrato mercantil de una sociedad? ¿Qué parámetros deben cumplir las empresas en materia archivística respecto de los contratos mercantiles? ¿Qué diferencia existe con los contratos laborales de la sociedad en cuanto su conservación y proceso archivístico?” Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100000041 de 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: En primer lugar, se pone de presente que se dará respuesta conjunta a las siguientes preguntas “¿Por cuánto tiempo deben conservar los contratos mercantiles o de naturaleza comercial las sociedades mercantiles? ¿Este tipo de documentos tienen las mismas previsiones obligaciones y prerrogativas trazadas para los libros y papeles del comerciante? ¿Bajo qué marco normativo se debe conminar a una empresa a que conserve sus contratos mercantiles?”, en la medida que las mismas guardan una unidad de materia, la cual consiste en la conservación de los papeles del comerciante. Página | 1 ________________________________________________________________________ Así las cosas, en primer lugar, es necesario tener en cuenta lo dispuesto por el legislador en relación con los libros y papeles del comerciante, por lo cual se traen a colación las siguientes normas: “ARTÍCULO 49. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos. (…) ARTÍCULO 51. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. (…) ARTÍCULO 54. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta. ARTÍCULO 55. El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.”1 Ahora bien, los contratos mercantiles son constancia de los negocios que realiza una sociedad, por ende, son considerados también papeles del comerciante y, por lo tanto, le son aplicables las normas relacionadas con la conservación de los libros y papeles del comerciante, por lo cual, debe acudirse a lo establecido en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 el cual es del siguiente tenor: “ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.” También es preciso recordar lo preceptuado en el artículo 17 del Anexo Técnico Compilatorio y Actualizado 1-2019 de las Normas de Información Financiera NIIF, Grupo 1 del Decreto 2270 de 2019, el cual determina siguiente: 1 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. DECRETO 410 (27 de marzo de 1971). Asunto: Por el cual se expide el Código de E2df-9ca0- 62Wf-9ca0-62Af-9ca0 Comercio. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html#1 Página | 2 ________________________________________________________________________ ARTICULO 17. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.2 Asimismo, esta Oficina en el Oficio 220-216173 del 29 de agosto de 2024 se pronunció en similares términos: “(…) Tal como fue señalado previamente, la normativa establece que los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes contables y la correspondencia relacionada con sus operaciones. (…) Partiendo de la base de que su inquietud se refiere al término de conservación, se reitera que, en términos generales, los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.”3 En relación con las dos últimas preguntas ¿Qué parámetros deben cumplir las empresas en materia archivística respecto de los contratos mercantiles? ¿Qué diferencia existe con los contratos laborales de la sociedad en cuanto su conservación y proceso archivístico?”, se trae a colación el Oficio 220-247442 del 2 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Anexo Técnico Compilatorio y Actualizado 1-2019 de las Normas de Información Financiera (diciembre 13) Disponible en: https://www.suin�juriscol.gov.co/imagenes//18/12/2019/1576700747867_Anexos%20Tecnicos%20Compilatorios%20- Incluidos%20en%20el%20Diario%20Oficial%2051166.pdf 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-216173 del 2024 (agosto 29). Asunto: Libros y papeles del comerciante. E2df-9ca0-62Wf-9ca0-62Af-9ca0 Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/LcmlJJIBHSkfwqdh0Wj8 Página | 3 ________________________________________________________________________ 22 de noviembre de 2022 en el que esta Oficina se refirió al tema en los siguientes términos: “Respecto de la segunda pregunta, como se señaló anteriormente, en materia de gestión documental existen los lineamientos establecidos por la Ley 594 de 2000 y los decretos que la reglamentan, los cuales se encuentran compilados especialmente en el Decreto 1080 de 2015, entre otros que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Así mismo, existen acuerdos que el Archivo General de la Nación ha proferido y que pueden ser consultados en la página web de esa entidad (https://www.archivogeneral.gov.co/agn/home/) para mayor orientación. (…) Respecto de los otros documentos se transcriben algunos apartes de los conceptos proferidos por el Archivo General de la Nación: (…) B. RETENCIÓN DE HISTORIAS LABORALES Si bien no existe normatividad que explícitamente fije tiempos de retención para las historias laborales, ha de tenerse en cuenta lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo que señala en el artículo 39 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo, en el artículo 42 la certificación del contrato y en el artículo 151 las autorizaciones especiales por escrito. El artículo 264 del citado código brinda sustento para tomar decisiones sobre la retención de documentos tales como historias laborales y nóminas, en los siguientes términos: “Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados”. En atención al artículo transcrito el Archivo General de la Nación, durante los procesos de evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, ha sugerido a las entidades asignar para las historias laborales y las nóminas una retención entre 80 y 100 años, término que empieza a contar a partir del retiro del funcionario y/o trabajador. La retención propuesta encuentra mayor justificación si se tiene en cuenta que las series enunciadas se constituyen en garantes de los derechos de extrabajadores y sus herederos, por ejemplo, para el reconocimiento de la pensión de jubilación.”4 En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma 4 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-247442 del 2022 (noviembre 2022). Asunto: Algunos Aspectos relacionados con la normativa del Archivo General de la Nación para las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades. E2df-9ca0-62Wf- 9ca0-62Af-9ca0 Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/qYF01IQB4r6qVUO6Ribe Página | 4 ________________________________________________________________________ emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad. Página | 5