Sagrilaft – Oficial De Cumplimiento

ASUNTO: SAGRILAFT OFICIAL DE CUMPLIMIENTO. Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia como se indica en el asunto, mediante el cual eleva algunas inquietudes relacionadas con la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, por medio de la cual se modifica el capítulo X de la Circular Básica Jurídica 100-000005 de noviembre de 2017. Previamente a responder sus inquietudes, debe sealarse que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Advertido lo anterior, se dará respuesta a sus inquietudes en el mismo orden en que fueron propuestas: 1. Cuando la persona natural que asume el cargo de oficial de cumplimiento es un tercero no vinculado laboralmente a la empresa obligada que está vinculado laboralmente a otra empresa, se entiende que el cargo de oficial de cumplimiento es asumido por la persona natural o por la empresa a la cual esta persona natural está vinculada Pese a las avanzadas herramientas que actualmente aporta la tecnología al quehacer diario societario, en lo que respecta a labores de auditoría y control empresarial la gestión humana no ha sido aún superada por la ciencia informática. Esto explica cómo, hoy día, aún se exija legalmente la participación de personas naturales en este tipo de actividades. 2 Para el caso específico del Oficial de Cumplimiento, el Capítulo X de la Circular 100-000005 de 2017, modificada por la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, a su vez modificada por la Circular Externa 100-000004 de abril de 2021 en su Numeral 5.1.2, complementado por el Numeral 5.1.4.3.11, al referirse a la Auditoría y Cumplimiento del SAGRILAFT, indica que la persona designada como Oficial de Cumplimiento, debe ser una persona natural. Así las cosas, cuando la persona natural que asume el cargo de oficial de cumplimiento es un tercero no vinculado laboralmente a la empresa obligada, ésta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es del caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la Sección 5.3.1. debida diligencia del sealado Capítulo X. persona natural vinculada a la firma a través de un contrato laboral suma el rol de oficial de cumplimiento de una empresa obligada, le genera a la firma alguna inhabilidad para asesorar en otros temas. Se reitera que la responsabilidad del Oficial de Cumplimiento se predica, exclusivamente, de la persona natural que funge como tal. Aunado a lo anterior, se debe sealar que las inhabilidades solo devienen de la normatividad legal y que, en la actualidad, el Capítulo X contenido en la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, modificado por la Circular Externa 100-000004 de abril de 2021, no prevé inhabilidades respecto de las personas jurídicas que proveen Oficiales de Cumplimiento, para prestar otro tipo de servicios a la empresa obligada. No obstante, debe sealarse que le corresponde a la empresa obligada, determinar, de acuerdo con las características propias de cada sujeto obligado: i el perfil del oficial de cumplimiento ii las incompatibilidades e inhabilidades iii la administración de conflictos de interés y iv las funciones específicas que se le 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Básica Jurídica, Circular 100-000005 de 2017, modificada por la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, a su vez modificada por la Circular Externa 100-000004 de abril de 2021, Capítulo X: 5.1.2. Auditoría y cumplimiento del SAGRILAFT Con el fin de que en la Empresa Obligada haya una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT, se deberá designar un Oficial de Cumplimiento. 5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: a. b. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. Debida Diligencia de este Capítulo X. 3 asigne a la persona que tenga dicha responsabilidad, adicionales a las mínimas establecidas en el Capítulo X. persona natural vinculada a la firma a través de un contrato laboral asuma el rol de oficial de cumplimiento de una empresa obligada, le genera a la firma algún conflicto de interés para asesorar en otros temas a la misma empresa obligada La respuesta es la misma del punto anterior. 4. Cuando el oficial de cumplimiento es un tercero no vinculado laboralmente a la empresa obligada, puede a su vez asumir el rol de oficial de cumplimiento en relación con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial regulado por la Circular Externa No. 100-000003 de 26 de julio de 2016 Efectivamente, tal como lo prevé la Parte III correspondiente a las Definiciones de la Circular Externa 100-000003 del 26 de julio de 2016, por la cual se establece la guía destinada a poner en marcha programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2 de la Ley 1778 de 2016, resulta factible que una misma persona natural se desempee como Oficial de Cumplimiento tanto para liderar y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional, como el sistema de prevención de riesgo de LAFTFPADM: Oficial de Cumplimiento: Es la persona natural designada por los Altos Directivos para liderar y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional. El mismo individuo podrá, si así lo deciden los órganos competentes de la Persona Jurídica, asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo, tales como los relacionados con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, la protección de datos personales y la prevención de infracciones al régimen de competencia. Negrilla fuera del texto De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta Entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros documentos de consulta.