DECISIONES A ADOPTAR EN LAS ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS DE UNA SOCIEDAD ANÓNIMA.

OFICIO 220-157122 DEL 11 DE OCTUBRE DE 2018 REF: DECISIONES A ADOPTAR EN LAS ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS DE UNA SOCIEDAD ANÓNIMA. Aviso recibo la comunicación radicada bajo el No. 2018-01-396152 del 3 de septiembre de 2018, mediante la cual formula una serie de interrogantes relativos asuntos propios de la asamblea general de accionistas de una sociedad anónima, con el objeto según afirma, de contar con fundamentos sólidos que le permitan elaborar las correspondientes denuncias, interrogantes que se trascriben a continuación. “Caso 1 Se cita a una asamblea Ordinaria de Accionistas, donde se va a presentar entre otros los Estados Financieros de una Sociedad Anónima, pero la realidad lo que se buscaba era nombrar nueva Junta Directiva, porque a la fecha no se tenían los estados financieros y no se habían presentado con anterioridad para su aprobación a la Junta Directiva. Pregunta 1 ¿Si lo que se buscaba era tomar el control de la empresa, lo que se debió citar era una Asamblea de carácter Extraordinario? Pregunta 2 ¿Se puede catalogar de falla en la citación llamando a Asamblea Ordinaria cuando lo que se debió citar fue a una Asamblea Extraordinaria por no existir Estados Financieros, haciendo ineficaz o nulas sus decisiones? Pregunta 3 ¿Se pueden presentar Estados Financieros a la Asamblea de Accionistas, sin que el Gerente se los presente con anterioridad a la Junta Directiva, sabiendo que es la Junta Directiva la que debe presentar dichos resultados a la Asamblea de Accionistas, según los Estatutos de la Sociedad? Caso 2 Se reúne una Asamblea Ordinaria de Accionistas y entre otros puntos proceden a conformar una nueva Junta Directiva. Se nombra un presidente y un secretario para dicha asamblea. En el momento de firmar el acta, firma el presidente de la asamblea pero como secretario aparece otra persona como secretario Ad Hoc. Pregunta 4 ¿Es válida dicha acta, donde el verdadero secretario nombrado en la asamblea es suplantado por un supuesto suplente de secretario? Pregunta 5 ¿Este hecho puede hacer nulos o ineficaces los registros y hechos determinados en la asamblea? Caso 3 Se reúne una Asamblea Ordinaria de Accionistas y entre otros puntos proceden a conformar una nueva Junta Directiva y entre los cinco miembros principales se nombraron dos persona jurídicas y una de estas personas jurídicas está en proceso de liquidación judicial. Todos los miembros de Junta Directiva nombrados aceptaron su nominación de manera verbal y una vez terminada la Asamblea de Accionistas procedieron a reunirse para nombrar un nuevo Gerente el mismo día. Pregunta 6 ¿Puede una persona Jurídica aceptar su cargo como miembro principal de una Junta Directiva de forma verbal? Pregunta 7 Si se debió realizar la aceptación de forma escritura ¿es obligatorio que dicho escrito se haya hecho con anterioridad a la realización de la Junta Directiva, para que sus determinaciones sean válidas? Pregunta 8 ¿Sería obligatorio anexar un certificado de representación de la Persona Jurídica antes de la realización de la Junta Directiva? Pregunta 9 ¿En caso de respuestas positivas a las preguntas 7 y 8, dicha reunión y sus decisiones serían ineficaces o nulas? Pregunta 10 ¿Una persona Jurídica en proceso de liquidación Judicial puede ser Miembro de Junta Directiva, sabiendo que no puede realizar ningún acto que no sea dirigido a su propia liquidación y que no puede responder de forma solidaria e ilimitada en el caso de ser hallada su responsabilidad en actos que afecten el patrimonio de la empresa o a terceros? Caso 4 Se realiza una Asamblea Extraordinaria de Accionistas y en ella se aprueban los estados financieros de años atrasados 2013, 2014 y 2015. Pregunta 11 ¿Son ineficaces o nulas las decisiones por no realizarse en Asamblea Ordinaria? Pregunta 12 ¿Son ineficaces o nulas las decisiones por no poner a disposición de los accionistas dichos Estados Financieros para su derecho de inspección? Pregunta 13 ¿Son válidas dichas aprobaciones sin presentar en el temario el proyecto de distribución de utilidades (así no existieran utilidades)? Pregunta 14 ¿Es posible aprobar simultáneamente Estados Financieros de años atrasados, o debe realizarse primero la aprobación del año 2013, para que sea válida la aprobación de los Estados financieros de año 2014, ya que los saldos iniciales de 2014 deben ser los finales aprobados de 2013? Pregunta 15 ¿Analizando, no los efectos contables, sino los administrativos, la aprobación debe ser votada año por año y la citación debería tener en el orden del día la presentación y aprobación año por año de manera cronológica? Preguntas Adicionales Pregunta 16 ¿Cuándo un acta tiene vicios simultáneos de ineficacia y nulidad, se puede impugnar en cualquier tiempo? Pregunta 17 ¿Cuándo un acta tiene vicios simultáneos de ineficacia y nulidad, se puede impugnar por un particular que no es socio, o por un administrador? Después de revisado el contenido de la solicitud, se hace necesario insistir que en virtud de lo dispuesto por los artículos 14 y 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015, este Despacho resuelve las consultas que le son formuladas, y en esa medida emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no se pronuncia en esta instancia sobre situaciones de orden particular, ni sobre la legalidad de actos, contratos o decisiones adoptadas al interior de sociedades cuyos antecedentes se desconocen, lo que igualmente se predica tratándose irregularidades que comprometan a los administradores, los socios o cualquiera otro órgano. Para ese propósito y siempre que se trate de sociedades no sometidas a la vigilancia de otros organismos que cumplan los presupuesto para ese fin establecidos, uno o más de los asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, podrán por sí o por medio de apoderado, solicitar la adopción de cualquiera de las medidas administrativas contempladas en el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 152 del Decreto Ley No. 19 de 2012, entre ellas la práctica de investigaciones administrativas, a las que habrá lugar cuando quiera que pretenda verificarse la ocurrencia de hechos lesivos de los estatutos o de la ley, en cuyo caso esta Entidad decretará las medidas pertinentes, según las facultades asignadas en la misma ley. Ahora, si el propósito es verificar legalidad de las decisiones emanadas de los órganos sociales, se tendrá en cuenta que al tenor del artículo 191 del Código de Comercio, los administradores, los revisores fiscales y los socios ausentes o disidentes podrán impugnar sus decisiones cuando exista mérito para considerar que no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos, en cuyo caso la acción correspondiente se habrá de intentar ante los jueces, en los términos que prevé la ley. Lo anterior sin perjuicio de las facultades jurisdiccionales de naturaleza societaria atribuidas a esta Superintendencia en los términos del artículo 24, numeral 5º, literales a), b), c), d) y e) del Código General del Proceso, en virtud de las cuales la Delegatura de Procedimientos Mercantiles de esta Superintendencia, está facultada para conocer entre otros, de la acción encaminada a resolución de Conflictos Societarios o la Impugnación de decisiones de los órganos sociales, respectivamente. Para abundar en razones se debe agregar que según Sentencia C-1641 del 29 de noviembre de 2000, M.P. Alejandro Martínez Caballero, no le es dable a la Entidad, como autoridad administrativa, intervenir en asuntos que haya de conocer en ejercicio de facultades jurisdiccionales o administrativas, en relación con los cuales se deba pronunciar en las instancias procesales a que haya lugar. Sin perjuicio de lo expuesto es pertinente observar que esta Superintendencia elaboró la “Guía práctica para la celebración de asambleas de accionistas y juntas de socios”, la que responde a diversas inquietudes sobre la convocatoria, reglas para la toma de decisiones y los tipos de reuniones, entre otros temas de su interés, documento que aparece publicado en la página web, donde también podrá consultar la ”Guía sobre Procedimientos Mercantiles” , la jurisprudencia emitida en el trámite de los procesos propios de esta jurisdicción, a más de los conceptos que la Entidad emite y la Circular Básica Jurídica. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los alcances previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.