Oficial De Cumplimiento Sagrilaft

ASUNTO: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO SAGRILAFT Me refiero a su escrito radicado como se anuncia en la referencia, mediante el cual formula la siguiente consulta: 1. De acuerdo a lo que indica la circular Circular100-000016, El oficial de cumplimiento, no puede pertenecer a la administración qué significa esto no puede ser ninguna persona del área administrativa, o no puede ser una persona con cargos directivos, y si no puede ser una persona con cargos directivos, hasta que nivel jerárquico no es posible ser oficial de cumplimiento, pues contamos con gerentes y Directores, como sabemos si los Directores si pueden ser oficial de cumplimiento o si no lo pueden ser 2. Cuando en la circular indican que debe gozar de la capacidad de tomar decisiones esta capacidad la tienen las personas de la administración especialmente gerentes y Directores, por lo cual se vuelve un poco confuso el hecho de que el oficial de cumplimiento no pueda pertenecer a la administración. Adicional indica que el oficial de cumplimiento debe depender de la junta directiva, esta dependencia debe ser solamente para el rol de oficial de cumplimiento o también para otros roles que desarrolle en la compaía. Si debe depender de la junta directiva tanto en el rol de oficial de cumplimiento como en otros roles esto se debe visualizar en el organigrama Previamente a atender sus inquietudes debe sealarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo y sus respuestas a las consultas no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Para dar respuesta a sus interrogantes se recuerda lo sealado en el artículo 5.1.4.3.1. del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, modificado integralmente por la Circular No. 100-000016 de 2020 y en algunos apartes por la Circular No. 100-000004 de 2021: 5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LAFTFPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva. b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LAFTFPADM y el tamao de la Empresa Obligada. d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso, o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno. e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez 10 Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, i el Oficial de Cumplimiento deberá certificar y ii el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí. f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. Debida Diligencia de este Capítulo X. g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen. h. Estar domiciliado en Colombia.1Subrayado fuera del texto 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No. 100-00004 09 de abril de 2021. Asunto: Modificación de los numerales 5.1.2., 5.1.4.3.1., 5.1.4.5., 5.1.4.8., 5.3.2., 7.1. y 7.2. de la Circular Externa No.100-000016 del 24 de diciembre de 2020. Consultado el 01 de junio de 2021. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadcircularesCircular100- 000004de9deabrilde2021.pdf Según lo anterior y dando respuesta a su primer interrogante, el Oficial de Cumplimiento no podrá pertenecer a la administración, para lo cual ha de tenerse en cuenta que en virtud del artículo 22 de la Ley 222 de 1995, se consideran administradores los siguientes: ARTICULO 22. ADMINISTRADORES. Son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones.2 En cuanto a su segundo interrogante, el Oficial de Cumplimiento es la persona natural encargada de la auditoría y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT por ende, deberá gozar de la capacidad de tomar decisiones a la hora de implementar el SAGRILAFT y gestionar el Riesgo LAFTFPADM, ya que conforme al artículo 5.1.4.3 del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica: El Oficial de Cumplimiento debe participar activamente en los procedimientos de diseo, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT, y estar en capacidad de tomar decisiones frente a la gestión del Riesgo LAFTFPADM.3 Subrayado fuera del texto Lo anterior, no significa que deba pertenecer a la Administración y se recuerda que es una prohibición expresa del literal d. del numeral 5.1.4.3.1. del Capítulo X. Adicional a lo anterior, es importante mencionar que el cargo de Oficial de Cumplimiento deberá depender de la Junta Directiva o del máximo órgano social de la Empresa Obligada. Conforme a lo anterior, si al Oficial de Cumplimiento se le asignan otros roles dentro de la Empresa Obligada, no significa que estos necesariamente deban depender también de la Junta Directiva o del Máximo Órgano Social sin embargo, a la hora de asignarle otras funciones al Oficial de Cumplimiento, le corresponderá al Máximo Órgano de la Empresa Obligada determinar si estas funciones no impiden el correcto desempeo del Oficial de Cumplimiento, además de validar la existencia de conflictos de interés, inhabilidades e incompatibilidades, y el cumplimiento de los demás requisitos establecidos en el Capítulo X. Por lo anterior, el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica sealó en el artículo 5.1.4.8. lo siguiente: 2 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 222 de 1995 Artículo 22 20 de diciembre. Asunto: Por el cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones. Consultado el 01 de junio de 2021. Disponible en: http:www.secretariasenado.gov.cosenadobasedocley02221995.html1 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No. 100-000016 24 de diciembre de 2020. Asunto: Modificación integral al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017 Consultado el 01 de junio de 2021. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadNormatividadCircularbasicaJuridicaCircular100- 000016de24dediciembrede2020.pdf http:www.secretariasenado.gov.cosenadobasedocley02221995.html1 5.1.4.8. Incompatibilidades e inhabilidades de los diferentes órganos En el establecimiento de los órganos e instancias encargadas de efectuar una evaluación del cumplimiento y efectividad del SAGRILAFT, la Empresa Obligada deberá tener en cuenta los conflictos de interés, las incompatibilidades y las inhabilidades de los responsables en el desempeo de sus funciones. En ese sentido, debido a la diferencia de las funciones que corresponden al revisor fiscal, auditor interno, al administrador y al Oficial de Cumplimiento, no se deberá designar al revisor fiscal, auditor interno o administrador como Oficial de Cumplimiento.4 En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015, no sin antes sealar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros. 4 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No. 100-00004 09 de abril de 2021. Asunto: Modificación de los numerales 5.1.2., 5.1.4.3.1., 5.1.4.5., 5.1.4.8., 5.3.2., 7.1. y 7.2. de la Circular Externa No.100-000016 del 24 de diciembre de 2020. Consultado el 01 de junio de 2021. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadcircularesCircular100- 000004de9deabrilde2021.pdf