ALGUNOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA RENUNCIA DEL REPRESENTANTE LEGAL DE UNA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA.

OFICIO 220-144287 DEL 06 DE JULIO DE 2022 REFERENCIA: RADICACIÓN 2022-05-001856 ASUNTO: ALGUNOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA RENUNCIA DEL REPRESENTANTE LEGAL DE UNA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual formula una consulta en los siguientes términos: “1. Cuando se presenta la renuncia de (sic) representante legal de la sociedad, siendo socio de la misma, pero no se designa su reemplazo, quien es el responsable de:  Presentar los estados financieros.  Presentar las declaraciones de renta  Citar a Asamblea ordinario (sic) y/o extraordinaria” Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad específica. Por lo tanto, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Con el alcance indicado, este Despacho procede a resolver su consulta en los siguientes términos: En primer lugar, es preciso recordar las siguientes disposiciones de la Ley 1258 de 2008: 1/6 “Artículo 5o. Contenido del documento de constitución. La sociedad por acciones simplificada se creará mediante contrato o acto unilateral que conste en documento privado, inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del lugar en que la sociedad establezca su domicilio principal, en el cual se expresará cuando menos lo siguiente: (…) 7o. La forma de administración y el nombre, documento de identidad y facultades de sus administradores. En todo caso, deberá designarse cuando menos un representante legal. (…)” Artículo 17. Organización de la sociedad. En los estatutos de la sociedad por acciones simplificada se determinará libremente la estructura orgánica de la sociedad y demás normas que rijan su funcionamiento. A falta de estipulación estatutaria, se entenderá que todas las funciones previstas en el artículo 420 del Código de Comercio serán ejercidas por la Asamblea o el accionista único y que las de administración estarán a cargo del representante legal. PARÁGRAFO. - Durante el tiempo en que la sociedad cuente con un solo accionista, este podrá ejercer las atribuciones que la ley les confiere a los diversos órganos sociales, en cuanto sean compatibles, incluida las del representante legal. (…) Artículo 26. Representación legal. La representación legal de la sociedad por acciones simplificada estará a cargo de una persona natural o jurídica, designada en la forma prevista en los estatutos. A falta de estipulaciones, se entenderá que el representante legal podrá celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. A falta de previsión estatutaria frente a la designación del representante legal, su elección le corresponderá a la asamblea o accionista único.” Partiendo de esta base, se tiene que en los estatutos de las Sociedades por Acciones Simplificadas se podrá definir todo lo concerniente a su organización y su administración y, por lo tanto, para efectos de su consulta, deberá remitirse en primera medida a lo que se haya estipulado en los estatutos de la sociedad respecto de la representación legal, sus funciones1 y el procedimiento interno de elección de nuevo representante legal cuando 1 A falta de estipulaciones, se entenderá que el representante legal podrá celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad, entre los que se encuentran los consultados. 2/6 exista renuncia, remoción, incapacidad permanente, muerte, finalización del término estipulado o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo. Ahora bien, en relación con la renuncia del representante legal se debe tener en cuenta que la Ley 1258 de 2008 no previó norma especial al respecto, por tanto, en virtud de lo establecido en el artículo 452 de la referida ley, deberemos remitirnos a las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, a las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio. De acuerdo con lo anterior, es preciso traer a colación el artículo 442 del Código de Comercio, el cual señala: “Art. 442.- Las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento.” Cabe observar que, respecto de la norma citada, la Corte Constitucional se pronunció en Sentencia C-621 del 29 del 20 de agosto de 2003, en el siguiente sentido: “11. Por todo lo anterior la Corte concluye que las normas demandadas no pueden ser consideradas constitucionales, sino bajo el entendido de que la responsabilidad que endilgan a los representantes legales y revisores fiscales salientes de sus cargos, mientras se registra un nuevo nombramiento, no puede carecer de límites temporales y materiales. Dichos límites temporales y materiales implican que: (i) Se reconozca que existe un derecho a que se cancele la inscripción del nombramiento del representante legal o del revisor fiscal en todas las oportunidades en que por cualquier circunstancia cesan en el ejercicio de sus funciones. Este derecho acarrea la obligación correlativa de los órganos sociales competentes en cada caso, de proveer el reemplazo y registrar el nuevo nombramiento. (ii) Para el nombramiento del reemplazo y el registro del nuevo nombramiento se deben observar, en primer lugar, las previsiones contenidas en los estatutos sociales. (iii) Si los estatutos sociales no prevén expresamente un término dentro del cual debe proveerse el reemplazo del representante legal o del revisor fiscal saliente, los órganos sociales encargados de hacer el nombramiento deberán producirlo dentro del plazo de treinta días, contados a partir del momento de la renuncia, 2 ARTÍCULO 45. REMISIÓN. En lo no previsto en la presente ley, la sociedad por acciones simplificada se regirá por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio. Así mismo, las sociedades por acciones simplificadas estarán sujetas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, según las normas legales pertinentes. PARÁGRAFO. Los instrumentos de protección previstos en la Ley 986 de 2005, se aplicarán igualmente a favor del titular de una sociedad por acciones simplificada compuesta por una sola persona. 3/6 remoción, incapacidad, muerte, finalización del término estipulado, o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo. Durante este lapso la persona que lo viene desempeñando continuará ejerciéndolo con la plenitud de las responsabilidades y derechos inherentes a él. A esta conclusión arriba la Corte, aplicando por analogía las normas que regulan la terminación del contrato de trabajo a término indefinido, contenidas en el artículo 47 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 5° del Decreto Ley 2351 de 1956.[26] (iv) Pasado el término anterior sin que el órgano social competente haya procedido a nombrar y registrar el nombramiento de un nuevo representante legal o revisor fiscal, termina la responsabilidad legal del que cesa en el ejercicio de esas funciones, incluida la responsabilidad penal. No obstante, para efectos de la cesación de la responsabilidad a que se acaba de hacer referencia, el representante legal o el revisor fiscal saliente debe dar aviso a la Cámara de Comercio respectiva, a fin de que esa información se incorpore en el certificado de existencia y representación legal correspondiente a la sociedad. (v) Si vencido el término de treinta días y mediando la comunicación del interesado a la Cámara de Comercio sobre la causa de su retiro no se produce y registra el nuevo nombramiento de quien reemplazará al representante legal o al revisor fiscal saliente, este seguirá figurando en el registro mercantil en calidad de tal, pero únicamente para efectos procesales, judiciales o administrativos, sin perjuicio de las acciones que pueda interponer en contra de la sociedad por los perjuicios que esta situación pueda irrogarle. (vi) No obstante todo lo anterior, la falta de publicidad de la causa que da origen a la terminación de la representación legal o de la revisoría fiscal, hace inoponible el acto o hecho frente a terceros, ante quienes el representante legal o revisor fiscal que figure registrado como tal continuará respondiendo para todos los efectos legales. Los anteriores condicionamientos hacen que la permanencia en el registro mercantil de la inscripción del nombre de quien venía ejerciendo la representación legal o la revisoría fiscal de la sociedad se mantenga una vez producida la causa de su desvinculación, como una forma de garantía a los intereses de terceros y por razones de seguridad jurídica. Empero, pasado el término de treinta días, y mediando comunicación del interesado sobre el hecho de su desvinculación, dicha inscripción adquiere un carácter meramente formal. Finalmente, tratándose del caso en que el representante legal o el revisor fiscal sea un apersona jurídica, debe aclararse que si de lo que se trata es de la renuncia, remoción, muerte, etc. de la persona natural que a nombre de aquella cumple con la función, lo que procede es su reemplazo en tal actividad, sin necesidad de registro o comunicación alguna.”3 (Subrayado fuera del texto) 3 COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sala Plena, julio 29, 2003. M.P: G. Monroy, Sentencia C-621 de 2003 [Consultado el 18 de mayo de 2021]. Disponible en: https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2003/C-621-03.htm 4/6 Con base en lo señalado por la Corte Constitucional, tenemos que, a partir del momento de la renuncia del representante legal de la sociedad, los órganos sociales encargados de hacer el nombramiento deberán producirlo dentro del plazo de treinta días. Durante este lapso, la persona que viene desempeñando la representación legal continuará ejerciéndola con la plenitud de las responsabilidades y derechos inherentes a él. En concordancia con lo anterior, se debe destacar que: “Si vencido el término de treinta días y mediando la comunicación del interesado a la Cámara de Comercio sobre la causa de su retiro no se produce y registra el nuevo nombramiento de quien reemplazará al representante legal o al revisor fiscal saliente, este seguirá figurando en el registro mercantil en calidad de tal, pero únicamente para efectos procesales, judiciales o administrativos, sin perjuicio de las acciones que pueda interponer en contra de la sociedad por los perjuicios que esta situación pueda irrogarle.”. A su vez, en caso de que transcurra el término indicado anteriormente sin que el órgano competente realice el correspondiente nombramiento, el suplente del representante legal, si lo hubiere, ejercerá las funciones. Por su parte, si la sociedad no cuenta con representante legal suplente, el revisor fiscal, si lo hubiere, podrá convocar al máximo órgano social para que designe al nuevo representante legal, toda vez que una de las funciones de dicho órgano, consagrada en el artículo 207 del Código de Comercio, es la de “8) Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario”. También se debe poner de presente que conforme a lo dispuesto por el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, si la sociedad no estuviera sometida a la vigilancia de la Superintendencia Financiera y cuando registre activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes o ingresos iguales o superiores a tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, uno o más accionas representantes de no menos del diez por ciento del capital social podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades la convocatoria de la Asamblea de Accionistas, cuando quiera que éstas no se hayan reunido en las oportunidades previstas en los estatutos o en la ley. Respecto de sociedades vigiladas por esta Superintendencia, puede solicitar la convocatoria cualquier interesado. Según lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 2.2.2.1.1.6. del Decreto 1074 de 2015, se entiende por interesados los socios o accionistas, los acreedores sociales y las otras autoridades públicas que actúen en ejercicio de sus competencias legales. Esta medida procederá i) cuando la asamblea no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos; ii) cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea; iii) por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas. 5/6 En los anteriores términos se ha atendido su consulta, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, los que también puede ubicar en la herramienta Tesauro, entre otros. 6/6