DESTRUCCIÓN DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE. LEY 962 DE 2005

OFICIO 220- 082108 DEL 08 DE AGOSTO DE 2008 ASUNTO: DESTRUCCIÓN DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE. LEY 962 DE 2005 Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2008- 01113052, mediante el cual solicita le sea aclarado, en relación con el término durante el cual el comerciante debe conservar la documentación social, si resulta de aplicación el Oficio 340-005149 del 15 de enero de 2008, según el cual pasados diez años desde el último asiento pueden ser éstos destruidos dejando a elección del comerciante su conservación en papel u otro medio que garantice su reproducción, o el Oficio 220-008920 del 21 de febrero de 2007, ambos proferidos por esta entidad. Sobre el particular, le informo que, verificada la base de datos de la Entidad, no se ubicó algún oficio 5149 del 15 de enero de 2008 que correspondiera al código 340, tal como lo describe en su consulta, por lo que no resulta factible comparar su contenido con el del Oficio 220-008920, citado, el cual fue expedido por esta oficina, No obstante, le comunico que la posición de esta Superintendencia en relación con el tema que nos ocupa se encuentra contenida en el mencionado oficio 220008920, según el cual, a partir de la expedición de la Ley 962 de 2005, han sido derogados los artículos 60 del Código de Comercio y 134 del Decreto 2649 de 1993, por lo cual, en la actualidad, según el artículo 28 de dicha ley, en concordancia con el artículo 86 ídem, solamente existe la obligación para el comerciante de conservar los libros y documentos sociales, por medio escrito o cualquier medio técnico, magnético o electrónico, por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, luego de lo cual, podrán ser destruidos, posición a que alude el Oficio 220-008920 del 21 de febrero de 2007, que se basó en el Oficio 220-069768 del 6 de diciembre de 2005, del cual le transcribo lo pertinente y cuyo texto completo puede ser examinado en nuestra página web: “… 2. La inquietud contenida en el numerales 3, apunta a determinar si es posible que con fundamento en la ley 962 pueda despojarse desde ya de toda información superior a diez años, indistintamente del medio o forma en que se encuentre.” “En este aspecto debe reiterarse que con ocasión de la expedición y entrada en vigencia de la ya varias veces nombrada Ley 962, cesó la obligación legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que imponía la necesidad de conservar permanentemente los libros y papeles del comerciante, aun cuando con la posibilidad de que después de los diez años, se acudiera a un medio técnico adecuado que garantizara su reproducción exacta en relación con el cual se cumplieran los demás requisitos que contemplaba la norma. En tal virtud, la obligación legal de conservar los libros y papeles se redujo a los diez años, de tal manera que a partir de la entrada en vigencia de la referida ley ya no es preciso mantener la información contable, por más de diez años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, de tal forma que sería lícito la destrucción de aquellos libros, que contengan información más allá de los indicados diez años.” En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes observarle que el alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.