Emergencia Económica, Ambiental Y Sanitaria. Coronavirus Covid 19. Reuniones Del Máximo Órgano Social En Forma Mixta.

ASUNTO: EMERGENCIA ECONÓMICA, AMBIENTAL Y SANITARIA. CORONAVIRUS COVID 19. REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL EN FORMA MIXTA. Me refiero a su comunicación de la referencia mediante la cual solicita información respecto del Decreto 434 del 19 de marzo de 2020 y el alcance de la circular 100- 000004 frente al Desarrollo de las reuniones del máximo órgano social, debido a la emergencia sanitaria generada en el país por el Coronavirus COVID-19 y pregunta si, teniendo en cuenta que la Casa de Mercado de Pamplona S.A. se acogió a esta normativa, existe la posibilidad de realizar la Asamblea General de Accionistas antes de superada la emergencia sanitaria de forma mixta, o deben esperar a que se supere la pandemia. Al respecto, sea lo primero advertir que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. Sin perjuicio de los anterior, es preciso tener en cuenta las siguientes consideraciones jurídicas para atender su consulta: Las asambleas de accionistas y juntas de socios de las sociedades comerciales, se encuentran reguladas en los artículos 181, 419 y 420 del Código de Comercio. La asamblea ordinaria se deberá realizar una vez al ao con el objeto de examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compaía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. El derecho de inspección debe ser ejercido por los accionistas con anterioridad a la celebración de las asambleas tanto ordinarias como de las extraordinarias, cuando en estas se vaya aprobar balance de fin de ejercicio, tal como lo dispone el artículo 424 ibídem. A continuación, se exponen las alternativas que actualmente tienen las sociedades para celebrar reuniones del máximo órgano social: a. Regulación de reuniones presenciales: 1. Decreto Número de 434 del 20 de marzo de 2020: Por el cual se establecen plazos especiales para la renovación de la matrícula mercantil, el RUNEOL y los demás registros que integran el Registro Único Empresarial y Social RUES, así como para las reuniones ordinarias de las asambleas y demás cuerpos colegiados, para mitigar los efectos económicos del nuevo coronavirus COVID-19 en el territorio nacional, dispuso: Artículo 5. Reuniones ordinarias de asamblea. Las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del ao 2019 de que trata el artículo 422 del Código de Comercio, podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de que trata el inciso anterior, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. Parágrafo. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en el presente artículo en la realización de reuniones presenciales, no presenciales o mixtas de sus órganos colegiados.. 2. La Circular 100-000004 del 24 de marzo de 2020, emanada de la Superintendencia de Sociedades, seala que en los casos en que fue realizada la Convocatoria, pero se pretende hacer uso del plazo sealado en el Decreto 434 de 2020, las sociedades podrán en todo caso decidir aplazar la fecha de la reunión ordinaria y realizarla acogiéndose a lo previsto en el artículo 5 del Decreto 434 de 2020. En ese sentido, deberán enviar una comunicación a los socios informando que la reunión se va a aplazar y se han acogido al nuevo plazo, haciéndolo por el mismo medio que utilizaron para la convocatoria. Para los casos en los cuales los supervisados se hayan acogido a lo previsto en el Decreto 434 de 2020, se deberá convocar a la reunión una vez superada la situación de emergencia sanitaria y permitir el ejercicio del derecho de inspección correspondiente. b. Regulación de las reuniones no presenciales: 1. Ley 222 de 1995. Artículo 19 - modificado por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012. Reuniones no presenciales: Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. 2. Decreto 398 del 13 de marzo de 2020. Por el cual se adiciona el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015: Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a todos los socios o miembros se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. 3. Circular Externa 100-00002 del 17de marzo de 2020, por la cual, en desarrollo del citado Decreto 398 de 2020, la Superintendencia de Sociedades imparte algunas instrucciones y recomendaciones a los supervisados a propósito de las reuniones no presenciales, así: 1. A efectos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, se entenderá que la expresión, todos los socios o miembros allí contenida, hace referencia a aquellos socios o miembros de la Junta Directiva que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo determine la ley o los estatutos, por lo cual, conforme a la normatividad vigente, en este tipo de reuniones no es necesaria la participación de todos los socios o miembros de la Junta Directiva 2. Se deberá dar aplicación a las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos 3. Existe la posibilidad de adelantar reuniones mixtas, conforme se determine en la convocatoria, esto es, aquellas en las que algunos de sus participantes asistan físicamente presencialmente y otros virtualmente no presencialmente 4. La convocatoria a las reuniones no presenciales o mixtas deberá sealar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva para la participación virtual, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente en caso de que la reunión sea mixta 5. Para la realización de este tipo de reuniones, el representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, según el caso, y 6. Adicionalmente, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación. Para el ejercicio del derecho de inspección y evitar en lo posible los desplazamientos, la Superintendencia de Sociedades instó a las sociedades supervisadas a establecer mecanismos virtuales para facilitar su desarrollo, de forma que la información correspondiente se ponga a disposición de los socios que así lo requieran, por supuesto, con las seguridades que se consideren necesarias debido al tipo de información de que se trata. Sobre este particular, esta Oficina mediante oficio 220-084274 del 21 de mayo de 2020, manifestó lo siguiente: en el entendido que las reuniones pueden ser no presenciales o mixtas y teniendo en cuenta que no existe una regulación específica para el ejercicio en forma virtual del derecho de inspección, es del caso puntualizar que es del resorte exclusivo de cada compaía, implementar los mecanismos manuales o tecnológicos, acordes con las directrices legales que regulan el derecho de inspección, para garantizar a los socios que alcancen el ejercicio de este derecho, y correlativamente que la compaía pueda proteger los secretos empresariales, y otros datos, que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. En tal virtud, les corresponde a los administradores sociales de acuerdo con las pautas que se hubieren implementado para tal fin, adoptar las medidas correspondientes a lograr este propósito.. Por lo anterior, resulta claro que, con fundamento en las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional y esta Superintendencia, el representante legal debe decidir si convoca a la reunión de asamblea general de accionistas en forma presencial dentro del mes siguiente a la fecha en que el gobierno levante la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional, o en forma no presencial o mixta1, en cualquier momento, sin perjuicio desde luego, que en el evento que se vayan a considerar balances de fin de ejercicio se garantice el ejercicio del derecho de inspección a todos sus accionistas. Artículo 447 del Código de Comercio. En los anteriores términos se han atendido las inquietudes propuestas, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 1 Para el caso de las asambleas mixtas se deberá dar estricto cumplimiento a las restricciones dadas por las autoridades nacionales y locales en materia de reuniones y sus aforos.