RESPONSABILIDAD DEL ADMINISTRADOR Y REVISOR FISCAL FRENTE AL INFORME DE GESTIÓN

OFICIO 220-202833 DEL 16 DE DICIEMBRE DE 2025 ASUNTO RESPONSABILIDAD DEL ADMINISTRADOR Y REVISOR FISCAL FRENTE AL INFORME DE GESTIÓN Me refiero a su escrito radicado en esta entidad como se menciona en la referencia mediante el cual formula una consulta compuesta de varias inquietudes, habiendo sido remitida por competencia mediante radicado 2025- 01-786829 a la Superintendencia de Industria y Comercio la pregunta numero 1 para su debida respuesta, razón por la cual las restantes serán atendidas por esta Oficina: “(…) 2. ¿La omisión de reportar este incumplimiento de licenciamiento en el Informe de Gestión (Art. 47 Ley 222 de 1995, modificado por Ley 603 de 2000) genera responsabilidades administrativas y sanciones para los administradores o la sociedad, de acuerdo con las facultades de inspección, vigilancia y control que ejerce la Supersociedades? 3. ¿Está el Revisor Fiscal obligado a verificar la correcta inclusión del cumplimiento normativo del software en el Informe de Gestión anual de la administración, y qué consecuencias se derivan si el software obtenido por la entidad no está debidamente licenciado por su falta de pago? 4. Insolvencia, Toma de Posesión y Falsedad Documental. Dado el estricto deber de lealtad y debida diligencia exigido a los administradores y revisores fiscales, especialmente en sociedades que se encuentran inmersos en procesos de insolvencia o toma de posesión: Supuesto: Si una sociedad ha incumplido el pago del licenciamiento y posterior a ello es admitida en un proceso de insolvencia (reorganización. Liquidación o recuperación), o incluso si es intervenida por una autoridad administrativa, continuando con el uso del programa fuera de lo acordado. Agradecemos aclarar: a. Respecto de los Administradores: Si los Administradores presentan un Informe de Gestión en el que se certifica expresamente el cumplimiento legal de las normas de propiedad intelectual a sabiendas que dicho pago se encuentra en incumplido ¿constituye esta declaración falsa o una violación grave a sus deberes que habilite a la Superintendencia de Sociedades a: • Imponer sanciones administrativas (hasta 200 SMMLV)? Página: 1 • Ordenar la remoción de los administradores, por suministrar información que no se ajusta a la realidad o por otras irregularidades que lo ameriten? • Compulsar copias a la Fiscalía General de la Nación, considerando que encubrir falsedades en el informe de gestión está tipificado con pena de prisión de uno a seis años y el uso ilegal de software puede constituir un delito contra los derechos de autor o un delito informático (Acceso abusivo a un sistema informático por fuera de lo acordado)? b. Respecto al Revisor Fiscal (RF): ¿La acción de dictaminar favorablemente o avalar un Informe de Gestión que falsamente declara el cumplimiento legal del software, cuando la sociedad en insolvencia está en incumplimiento por mora, podría llevar a la Superintendencia de Sociedades a considerar que el RF no denunció oportunamente la situación de crisis del deudor o sus irregularidades, exponiéndolo a las sanciones (multa o destitución) y a la responsabilidad penal por falsedad en documentos privados (Art. 212 Código de Comercio)?” Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto, ni implican un pronunciamiento sobre la legalidad de actos o contratos, ya que tal análisis corresponde a las autoridades judiciales. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta previas las siguientes consideraciones: En primer lugar, resulta procedente traer a colación la normativa que regula el tema objeto de consulta: Página: 2 Ley 222 de 19951: “Artículo 23. DEBERES DE LOS ADMINISTRADORES. Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. En el cumplimiento de su función los administradores deberán: (…) 2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. (…)” “Artículo 38. ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión "ver la opinión adjunta" u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente. Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquéllos y éstos existe la debida concordancia.” “Artículo 45. RENDICIÓN DE CUENTAS. Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión. La aprobación de las cuentas no exonerará de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales. Artículo 46. RENDICIÓN DE CUENTAS AL FIN DE EJERCICIO. Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o 1 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 222 de 1995. Diario Oficial 42156 del 20 de diciembre de 1995. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1655766 Página: 3 junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos: 1. Un informe de gestión. 2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio. 3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles. Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente. Artículo 47. Informe de gestión. El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad. El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre: 1. Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio. 2. La evolución previsible de la sociedad. 3. Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores. 4. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad. El informe deberá ser aprobado por la mayoría de votos de quienes deban presentarlo. A él se adjuntarán las explicaciones o salvedades de quienes no lo compartieren. (Subraya fuera de texto) Artículo 86. OTRAS FUNCIONES. Además la Superintendencia de Sociedades cumplirá las siguientes funciones: (…) 3. Imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos. (…)” Ahora bien, en cuanto a las consecuencias que pueden acarrearse para el administrador o el revisor fiscal por incumplimiento de sus deberes en relación con el informe de gestión presentado a la asamblea, esta misma Oficina se pronunció mediante Oficio 220-0521702 en los siguientes términos: 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-052170 (08 de abril de 2014) Asunto: Obligación del representante legal y del revisor fiscal frente a los balances de fin de ejercicio y posibles consecuencias por la inadvertencia de la ley. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/fU1jDoUBIlrnnHGSVttE Página: 4 “(…) la inobservancia o violación de prescripciones legales y/o estatutarias, como es la presentación de los estados financieros sin las formalidades que para el efecto exige la ley, podría dar lugar a las sanciones o multas previstas en el numeral 3, artículo 86 de la Ley 222/95, sumadas a las contempladas en la Ley 43 de 1990 que regula el ejercicio de la contaduría pública, respecto de quien desempeña el cargo de revisor fiscal. (…)” Anotado lo anterior, esta Oficina procede a dar respuesta a sus preguntas en los siguientes términos: “2. ¿La omisión de reportar este incumplimiento de licenciamiento en el Informe de Gestión (Art. 47 Ley 222 de 1995, modificado por Ley 603 de 2000) genera responsabilidades administrativas y sanciones para los administradores o la sociedad, de acuerdo con las facultades de inspección, vigilancia y control que ejerce la Supersociedades?” Según lo visto en pretérito, es dable concluir que la omisión de reportar el incumplimiento de las normas de licenciamiento y propiedad intelectual en el Informe de Gestión presentado por el administrador de la sociedad a la asamblea, constituye una violación de los deberes de los administradores, en particular el de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales, lo cual habilita a la Superintendencia de Sociedades para iniciar un procedimiento sancionatorio tendiente a imponer sanciones administrativas, incluidas multas de hasta 200 SMLMV, conforme al artículo 86 de la Ley 222 de 1995. “3. ¿Está el Revisor Fiscal obligado a verificar la correcta inclusión del cumplimiento normativo del software en el Informe de Gestión anual de la administración, y qué consecuencias se derivan si el software obtenido por la entidad no está debidamente licenciado por su falta de pago?” Tal como se expuso, el revisor fiscal debe emitir opinión sobre los estados financieros dictaminados y, cuando estos se presentan junto con el informe de gestión, debe incluir en su informe la indicación de que estos documentos guardan coherencia, son concordantes y cumplen con las formalidades que para el efecto exige la ley, teniendo la obligación de verificar que el informe de gestión incluya de manera adecuada el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor, incluido el software. Este incumplimiento podría acarrear para el revisor fiscal las sanciones vistas en el Página: 5 punto anterior, así como las contenidas en la Ley 43 de 19903, por incumplimiento de sus deberes profesionales. Ahora bien, esta Oficina procede a dar respuesta en un solo pronunciamiento a los puntos 4 a y b por recaer sobre el mismo contenido: “4. Insolvencia, Toma de Posesión y Falsedad Documental. Dado el estricto deber de lealtad y debida diligencia exigido a los administradores y revisores fiscales, especialmente en sociedades que se encuentran inmersos en procesos de insolvencia o toma de posesión: Supuesto: Si una sociedad ha incumplido el pago del licenciamiento y posterior a ello es admitida en un proceso de insolvencia (reorganización. Liquidación o recuperación), o incluso si es intervenida por una autoridad administrativa, continuando con el uso del programa fuera de lo acordado. Agradecemos aclarar: a. Respecto de los Administradores: Si los Administradores presentan un Informe de Gestión en el que se certifica expresamente el cumplimiento legal de las normas de propiedad intelectual a sabiendas que dicho pago se encuentra en incumplido ¿constituye esta declaración falsa o una violación grave a sus deberes que habilite a la Superintendencia de Sociedades a: • Imponer sanciones administrativas (hasta 200 SMMLV)? • Ordenar la remoción de los administradores, por suministrar información que no se ajusta a la realidad o por otras irregularidades que lo ameriten? • Compulsar copias a la Fiscalía General de la Nación, considerando que encubrir falsedades en el informe de gestión está tipificado con pena de prisión de uno a seis años y el uso ilegal de software puede constituir un delito contra los derechos de autor o un delito informático (Acceso abusivo a un sistema informático por fuera de lo acordado)?” 3 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 43 de 1990. Diario Oficial 39602 del 13 de diciembre de 1990. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1598256 Página: 6 “b. Respecto al Revisor Fiscal (RF): ¿La acción de dictaminar favorablemente o avalar un Informe de Gestión que falsamente declara el cumplimiento legal del software, cuando la sociedad en insolvencia está en incumplimiento por mora, podría llevar a la Superintendencia de Sociedades a considerar que el RF no denunció oportunamente la situación de crisis del deudor o sus irregularidades, exponiéndolo a las sanciones (multa o destitución) y a la responsabilidad penal por falsedad en documentos privados (Art. 212 Código de Comercio)?” Al respecto, se pone de presente que la Superintendencia de Sociedades en función consultiva, no puede pronunciarse sobre un asunto particular en un supuesto que podrá ser conocido por la entidad como Juez en función jurisdiccional o por otros jueces. De ahí que sus respuestas en esta instancia, no se dirigen a prestar asesoría a los particulares o a sus apoderados sobre temas relacionados con procesos judiciales que puedan llegar a tramitarse ante la Entidad, máxime si se tiene en cuenta que la doctrina constitucional sobre el ejercicio de funciones judiciales por las Superintendencias, invariablemente exige, que los funcionarios administrativos que ejercen funciones judiciales, estén dotados de independencia e imparcialidad, doctrina que reitera la Sentencia C-1641 del 29 de noviembre de 2000, M.P. Alejandro Martínez Caballero, en la que la H. Corte Constitucional advierte que no le es dable a esta Superintendencia como autoridad administrativa, intervenir en asuntos que haya de conocer en ejercicio de facultades jurisdiccionales, en relación con los cuales se debe pronunciar como Juez en las instancias procesales a que haya lugar. Así mismo es del caso señalar que esta entidad no puede entrar a calificar una determinada actuación o actividad desplegada por el administrador o revisor fiscal de una sociedad como un delito, pues la autoridad competente para llevar a cabo la investigación y el proceso penal a que pueda haber lugar es la Fiscalía General de la Nación. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro.