Elaboración de Actas. Las copropiedades escapan a la órbita de competencia de la uperintendencia de Sociedades.

REF.: ELABORACIÓN DE ACTAS. LAS COPROPIEDADES ESCAPAN A LA ÓRBITA DE COMPETENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Me refiero al escrito radicado en este Despacho con el número 2010-01-109324, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos: Si un acta de una asamblea general de residentes de un conjunto se demora 3 meses para su firma y publicación en lugar de los 15 días hábiles establecidos en los estatutos de copropiedad, qué efectos tiene esta demora sobre las decisiones aprobadas en tal asamblea En ausencia del acta, el consejo de administración puede ejecutar dichas decisiones Si por la demora en la entrega del acta, la información registrada en la misma se altera de lo pronunciado originalmente, pero la única prueba son las anotaciones de unos pocos de los presentes, que implicaciones tiene sobre el acta 2. En un conjunto residencial, habiendo quórum de más del 90 de los citados, es válido cancelar la realización de una asamblea extraordinaria, con el argumento de que no existe un acta firmada por el consejo de administración donde conste tal decisión Es válida la afirmación de que las decisiones que se hubieran tomado en tal asamblea pudieran revocarse por la misma razón Estando este nivel de quórum no es suficiente para permitir el desarrollo de la citación No es suficiente la decisión real de los miembros del consejo y su materialización mediante comunicación escrita de citación a los residentes y firmada por el administrador es válido por lo anterior catalogar la asamblea solo como una reunión y no generar acta de la misma Tenemos entendido que las actas sirven es de medio de prueba y no de requisito de validez de las decisiones Tal y como ya lo ha manifestado este Despacho en otras oportunidades, de conformidad con lo establecido por el artículo 1 del Código de Comercio, los comerciantes y los asuntos mercantiles se regirán por las disposiciones de la ley comercial, al paso que el artículo 10 de la misma obra define como comerciante a la persona que se ocupa profesionalmente en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles como quiera que la persona jurídica conformada por la copropiedad no es comerciante, ni los actos que ella realiza son mercantiles, puesto que no se encuentran señalados en el artículo 20 ibídem, que indica las actividades que la ley considera mercantiles, sólo es dable aplicar a las reuniones que ella celebra, las reglas propias de las asambleas de accionistas de las sociedades comerciales, en la medida en que así lo autorice la Ley 675 de 2001, que las regula.1 A más de lo anterior, resulta oportuno ponerle de presente que este Despacho con fundamento en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, profiere conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, es decir, las relacionadas con el cumplimiento de la ley y de los estatutos por parte de las sociedades comerciales, más, no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas, como parece ser la suya. No obstante lo anterior, la Superintendencia, grosso modo, se referirá al tema de las actas y reuniones de asamblea o junta de socios, en lo que a las sociedades comerciales se refiere aplicable a las sociedades civiles por disposición de la misma ley2 con miras a ilustrarlo sobre el tema, lo cual esperamos le sea de alguna utilidad: Constituido legalmente el máximo órgano social quórum deliberativo, dicho órgano podrá empezar a sesionar válidamente a efecto de entrar a aprobar o improbar los asuntos puestos a su consideración, teniendo en cuenta para el efecto el quórum decisorio previsto en la ley o en los estatutos sociales las determinaciones así adoptadas tendrán plena validez y obligan a la sociedad. a Elaboración de Actas: De acuerdo con el artículo 189 del Código de Comercio, Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas., como puede observarse, las actas sirven de prueba o constancia de lo acaecido en cada reunión del máximo órgano social sin embargo, por el hecho mismo de que no se haya levantado un acta luego de una reunión del máximo órgano social, no por ello se pueden invalidar o revocar las decisiones adoptadas con el lleno de los requisitos legales y estatutarios previstos para tal 1 Oficio 220-48272, septiembre 23 de 2004, Asambleas de copropietarios de inmuebles en propiedad horizontal. 2 Artículo 1, Ley 222, 1995, inciso segundo. Sin embargo, cualquiera que sea su objeto, las sociedades comerciales y civiles estarán sujetas, para todos los efectos, a la legislación mercantil. efecto, procurando para ello de utilizar distintos medios probatorios para acreditar la existencia y validez de las decisiones adoptadas, esta circunstancia no exonera al administrador de propender por el levantamiento de dicho documento. Ahora, si hay razones para creer que las decisiones recogidas en un acta han sido alteradas y no corresponden a las adoptadas por el máximo órgano social, será necesario iniciar las acciones a que hubiere ante un juez de la República, si se tiene en cuenta que todo proceso declarativo es de la incumbencia de la justicia ordinaria. En cuanto a la normatividad referida a la elaboración de estos documentos, nos permitimos traer a colación los siguientes artículos del Código de Comercio, a saber: Artículo 431 ibídem: Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. . Artículo 21 de la ley 222 de 1995: En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquél en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. Libros de Comercio: Artículo 195 del Código de Comercio: La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o junta de socios... Y es que la finalidad de los libros de comercio, no es otro, que permitir y facilitar a las distintas autoridades, a los asociados y a los órganos de fiscalización de la sociedad, el conocimiento de las decisiones adoptadas por el máximo órgano rector, por lo que para tal fin se hayan consagradas algunas exigencias tendientes a la consecución de tal fin, entre ellas, la forma de elaborar un acta, registro de la misma, y la manera de asentarse en el libro correspondiente. De acuerdo con el artículo Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. Subraya de este Despacho La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. De la norma transcrita se desprende que las actas de las reuniones del máximo órgano social, se tienen por válidas para efectos probatorios, siempre que respecto de ellas conste su aprobación, facultad radicada en cabeza del mismo órgano, aunque es dable delegarla en una comisión y la firma de quienes actuaron como presidente y secretario, pues de un lado, es claro que si un acta carece de aprobación, necesariamente le estará haciendo falta una de las formalidades para ser considerada un documento probatorio de los hechos que allí se describan y del otro, porque con la firma del presidente y secretario, como testigos presenciales, son lo que dan fe de lo ocurrido en cada oportunidad. De otra parte le manifiesto, que si bien la ley no contempla un término para cumplir con el requisito de las firmas del presidente y del secretario, las cuales le imprimen valor probatorio3, no lo es menos que el cumplimiento de este requisito deberá hacerse dentro de un término prudencial, siendo imprescindible contar con actas debidamente suscritas y asentadas en el libro correspondiente, con el fin de poder intentar la impugnación de las decisiones adoptadas en cualquier reunión, la cual sólo puede ser intentada dentro de los dos 2 meses siguientes a la fecha de la reunión en la cual sean adoptadas las decisiones, a menos que se trate de acuerdos o actos de la asamblea que deban inscribirse en el registro mercantil, caso el cual los dos meses se contarán a partir de la fecha de la inscripción4. b Corrección de Errores en la Actas: A efecto de determinar el procedimiento a seguir para corregir errores al momento de elaborar el acta, es preciso acudir al artículo 131 del Decreto 2649 de 1995, el cual es del siguiente tenor: Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. 3 Artículo 189 del Estatuto Mercantil. 4 Artículo 191 del Código de Comercio. De la simple lectura de la norma en mención, es dable inferir que, en cada caso, las personas que hayan actuado en calidad de presidente y secretario en la reunión de la que dé cuenta el acta que haya de ser adicionada, serán las indicadas para elaborar y suscribir el acta adicional a que haya lugar, con miras a aclarar o hacer constar decisiones adoptadas en las reuniones correspondientes. Tratándose de errores de digitación al momento de elaborar el acta correspondiente, es viable mediante el anterior sistema superar el impasse sobre el particular. Ahora, en el caso que un acta no se hubiere aprobado en la misma reunión, y que tal facultad no haya sido delegada en otras personas, será preciso que dicho órgano se reúna nuevamente para tal fin, previo cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios a fin de proceder de conformidad. No resulta demás indicar, que en el evento que resulte dispendioso reunir al máximo órgano social para ese fin, bien podría acudirse al mecanismo previsto en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995, el cual prevé la validez de las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto. El representante legal informará a los socios o miembros de la junta el sentido de la decisión dentro de los cinco días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.