Reuniones Ordinarias Durante La Emergencia Sanitaria

ASUNTO: REUNIONES ORDINARIAS DURANTE LA EMERGENCIA SANITARIA. Acuso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual formula la siguiente inquietud: - Es obligación programar la Asamblea por medios digitales o podemos esperar a la finalización de la emergencia sanitaria para programarla de manera presencial Lo anterior, teniendo en cuenta que el servicio de internet en la zona es de mala calidad. - Los procesos de elección de Consejo Directivo, se aplazarían o siguen de manera normal, tal cual cómo estaban programados Previamente a atender su inquietud debe sealarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. El caso a que se refiere su consulta es particular, por lo que esta oficina no se referirá específicamente al mismo no obstante, atendiendo el derecho del consultante a ser orientado sobre el tema que le resulta de interés, se expondrán algunas consideraciones generales sobre el mismo. Efectuada la precisión que antecede, procede este Despacho a realizar las siguientes consideraciones jurídicas de orden normativo y doctrinal en materia de reuniones de sociedades comerciales: Como consecuencia de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional, fue necesaria la adopción de un conjunto de medidas de orden legislativo con el objeto de conceder a los supervisados, opciones legales para la realización de reuniones del máximo órgano social, entre las cuales se encuentran: a. Regulación sobre reuniones presenciales: El artículo 5 del Decreto 434 de 2020, amplió el plazo previsto para la celebración de reuniones ordinarias, así: Artículo 5. Reuniones ordinarias de asamblea. reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del ao 2019 de que trata artículo 422 Código de Comercio podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de que trata el inciso anterior, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. Parágrafo. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en el presente artículo en la realización de reuniones presenciales, no presenciales o mixtas de sus órganos colegiados. A su vez, la Circular 100-000004 del 24 de marzo de 2020, emanada de la Superintendencia de Sociedades, prevé que en los casos en los que las personas jurídicas se hayan acogido a lo dispuesto en el Decreto 434 de 2020, la reunión deberá ser convocada una vez superada la emergencia sanitaria. Así las cosas, se podrán realizar de forma presencial las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del ao 2019 de que trata el artículo 422 del Código de Comercio, hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria, conforme a lo dispuesto por el Decreto 434 de 2020. b. Reuniones no presenciales: El artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, regula las reuniones no presenciales en los siguientes términos: Artículo 19. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Por su parte, el Decreto 398 de 2020, adicionó el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, el cual en el artículo 2.2.1.16.1, se refiere a las reuniones no presenciales, así: Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a todos los socios o miembros se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. De esta manera, las personas jurídicas podrán realizar las reuniones ordinarias, por medios digitales, y para tal fin se deberán aplicar las disposiciones relativas al quorum, convocatorias y mayorías, dispuestas en los estatutos o en la normatividad vigente. En este orden de ideas, esta Oficina, se permite dar respuesta a su consulta así: Frente a su primera inquietud, de acuerdo con lo previsto en el Decreto 434 de 2020, las reuniones ordinarias de asamblea de sociedades comerciales, correspondientes al ejercicio del ao 2019, podrán realizarse dentro del mes siguiente al que finalice la declaración de emergencia sanitaria en el territorio nacional. Sin embargo, si la asamblea lo considera, podrá reunirse antes de este término, de forma no presencial por cualquier medio de comunicación simultanea o sucesiva, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 398 de 2020. Con relación a su segunda inquietud, en razón a que la consulta se circunscribe al manejo directivo de entidades sin ánimo de lucro, esta Superintendencia carece de facultades para pronunciarse al respecto, ya que conforme a lo previsto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, esta entidad solo tiene facultades de inspección, vigilancia y control sobre sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros documentos de consulta.