Sobre Las Actas De Los Socios Y Lo Que Se Hace Constar En Las Mismas.

ASUNTO: SOBRE LAS ACTAS DE LOS SOCIOS Y LO QUE SE HACE CONSTAR EN LAS MISMAS. Me remito a su comunicación radicada físicamente en esta Superintendencia bajo el número de radicado 2018-01-547491 en fecha de 17 de diciembre de 2018, la cual fue respondida parcialmente el día 26 de diciembre de 2018, con oficio No. 115-212323 emitido por el Grupo de Regulación e Investigación Contable y enviada a esta oficina, con el fin de dar respuesta a los siguientes puntos: 1. En una sociedad anónima, por situaciones de mayorías, no han aprobado los estados financieros de los aos 2016 y 2017. Cómo se puede resolver ese impase en la medida que se necesitan tomar decisiones sobre dichos estados financieros para ajustes, y especialmente porque debido a enemistades entre los socios tampoco se aprobarán los del ao 2018 en la asamblea del ao 2019 2. Qué sucede si en el ao 2003, un socio cedió, con la aprobación de todos los demás socios, todas sus acciones a otro socio, pero nunca se realizaron las anotaciones en el libro de accionistas, puede el socio que las adquirió ejercer sus derechos con ese número de nuevas acciones, o debe esperar que se anote en el libro de accionistas la cesión antes indicada Aún puede anotarse en el libro de accionistas esa cesión en el ao 2018 Sobre el particular se debe sealar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. De conformidad con lo anterior, es importante hacer las siguientes precisiones normativas: 1. El artículo 45 de la Ley 222 de 1995 establece que es responsabilidad del administrador rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en que se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. 2. Así mismo, el artículo 46 de la citada ley, dispone que también es obligación del administrador, en la oportunidad prevista en la ley o los estatutos, presentar a la Asamblea, los estados financieros de propósito general, junto con sus notas a fin del respectivo ejercicio. Igualmente, esta entidad se pronunció al respecto así: i. Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión, en los términos de los artículos 45, 46 y 47 de la Ley 222 de 1995. Sin embargo, puede acontecer que los administradores no cumplen con esta responsabilidad fundamental de presentar al máximo órgano social, la información adecuada de los pormenores y aspectos trascendentales, económicos, jurídicos contables administrativos de la evolución de los negocios del ente societario, al término de su gestión.1. Razón por la cual, aunque no haya norma que prohíba a los socios la aprobación de estados financieros de ejercicios anteriores, no obstante es responsabilidad del representante legal cumplir con los deberes que la ley le imparte sobre la presentación de los mismos para su aprobación respectiva. Ahora bien, si a pesar de hacer sido puestos a disposición de las Asamblea para su aprobación, por parte del Representante Legal, estos son objeto de desavenencias entre los socios, es necesario recordar que para tal efecto se tiene contemplado el proceso verbal, determinado en el literal b, del numeral 5 del artículo 24 del Código General del Proceso, con el fin de resolver cualquier conflicto societario, las diferencias que ocurran entre los accionistas, o entre estos y la sociedad o entre estos y sus administradores, en desarrollo del contrato social o del acto unilateral. 1 Superintendencia de Sociedades. Oficio No. 220-195906 13 de octubre de 2016. Asunto: Régimen de deberes de administradores. Radicación 2016-01-449198 06092016. Tomado el: 21 de enero de 2018. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicosOFICIO20220- 195906.pdf Ahora bien, respecto de la cesión de las acciones respectivas, es de destacar que la Superintendencia de Sociedades, tiempo atrás indicó: ii Por su parte, el artículo 406 del Código de Comercio, prevé que la enajenación de las acciones nominativas podrá hacerse por el simple acuerdo de las partes mas para que produzca efecto respecto de la sociedad y de terceros, será necesaria su inscripción en el libro de registro de acciones, mediante orden escrita del enajenante. Esta orden podrá darse en forma de endoso hecho sobre el título respectivo. Para hacer la nueva inscripción y expedir el título al adquirente, será menester la previa cancelación de los títulos expedidos al tradente. iii Como puede observarse, en razón del carácter nominal de las acciones, la sociedad le reconocerá la calidad de accionista únicamente a la persona que aparezca inscrita en el libro de registro de acciones. En otras palabras, la calidad de accionista de ninguna manera se subordina a un título, ni a un contrato de enajenación de una o varias acciones en virtud de la misma ley Art. 379 del Código de Comercio, la inscripción en el registro del libro de accionistas es la que brinda la garantía y seguridad en cuanto a la titularidad y participación porcentual en el capital social, y la que hace oponibles a la sociedad y a terceros los derechos de los accionistas.2. Siendo así que mientras no se encuentre anotado en el libro de accionistas, no pueda ejercer sus derechos como accionista, no obstante, ésta entidad también sealó en otro concepto que Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2009- 01-159817, mediante el cual consulta con qué fecha debe hacerse el registro de una transferencia de acciones en el Libro de Registro de Accionistas, si en la fecha en que se realizó la transferencia conforme a la comunicación que recibe sobre la misma el representante legal, en la que el administrador recibió la referida comunicación o en una fecha posterior, cuando el representante legal tenga la oportunidad de hacer la anotación en el libro. Sobre el particular, frente al evento de la negociación de acciones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 406 del Código de Comercio, resulta necesario que el nuevo propietario de la acción la presente ante la sociedad para que se haga la anotación de la cesión en el Libro de Registro de Accionistas, se anule el título de 2 Superintendencia de Sociedades. Oficio No. 220-016471 15 de Marzo de 2012. Asunto: Negociación de acciones en una sociedad anónima. Tomado el: 21 de enero de 2018. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicos32187.pdf https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicos32187.pdf la acción transferida y se expida uno nuevo donde figure el nombre del nuevo accionista. Al respecto, el artículo 406 del Código de Comercio es muy claro: La enajenación de acciones nominativas podrá hacerse por el simple acuerdo de las partes mas para que produzca efecto respecto de la sociedad y de terceros, será necesario su inscripción en el libro de registro de acciones, mediante orden escrita del enajenante. Esta orden podrá darse en forma de endoso hecho sobre el título respectivo. Para hacer la nueva inscripción y expedir el título al adquirente, será menester la previa cancelación de los títulos expedidos al tradente. . Frente a la naturaleza de Título Nominativo de la acción, la sociedad sólo aceptará la calidad de accionista al que aparezca debidamente registrado en el Libro de Accionistas, por lo tanto, quien no aparezca inscrito como accionista en el libro respectivo, no goza de tal calidad, es decir, no cuenta con derechos como el de ser convocado a reuniones de asamblea, el de pago de dividendos, participar en los órganos de control, inspeccionar libros, etc. Artículo 379 del Código de Comercio, situación de la cual se deriva gran responsabilidad a los administradores sociales, quienes, en principio, son los llamados a efectuar los respectivos registros, no obstante lo cual, no existe disposición legal alguna que les obligue a efectuarlos en un plazo determinado. Así las cosas, si bien no existe un plazo o término legal durante el cual la sociedad deba efectuar el registro del nuevo accionista en el libro correspondiente, esto no resulta óbice para mencionar que, en razón de las consecuencias que la omisión en el registro acarrea al nuevo propietario de las acciones, los administradores sociales deberán efectuar tal registro en la menor brevedad posible, so pena de responder solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que por tal omisión acarreen tanto al accionista enajenante, como al nuevo propietario de las acciones. 3. Así las cosas, aunque no existe término legal para realizar la inscripción de las acciones pertinentes, es responsabilidad del representante legal en los términos y condiciones previstas en el Código de Comercio, la realización de dicha inscripción so pena de responder por los perjuicios presentados. 3 Superintendencia de Sociedades. Oficio No. 220-085179 22 de junio de 2009. Asunto: No existe un término legal para efectuar el registro del traspaso de acciones. Tomado el: 21 de enero de 2018. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicos29833.pdf https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicos29833.pdf De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental los conceptos reiterados en cada ítem particular, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.