Oficial De Cumplimiento Sagrilaft

ASUNTO: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO SAGRILAFT Me refiero a su escrito con el número de la referencia, mediante el cual, eleva una consulta relacionada con la tercerización del Oficial de Cumplimiento conforme a lo previsto en la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, que modificó el Capítulo X de la Circular Externa 100-000005 de 2017 de la Superintendencia de Sociedades. Previamente a responder sus inquietudes, debe sealarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Advertido lo anterior, éste Despacho procede a efectuar las siguientes consideraciones de índole general: En el ao 2018, se publicó el Informe de Evaluación Mutua de Colombia IEM, el cual contiene los resultados de la evaluación al Sistema de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, realizada por el Fondo Monetario Internacional FMI, en el marco de la cuarta ronda de evaluaciones mutuas del Grupo de Acción Financiera para Latinoamérica GAFILAT, en el cual se encontró lo siguiente: 1. Colombia tiene una comprensión razonable de los principales riesgos domésticos de LAFT. La comprensión de los riesgos por parte del país se basa particularmente en los resultados de las Evaluaciones Nacionales de Riesgo ENR de 2013 y 2016. 2. La ENR de 2016 ha arrojado hallazgos razonables con respecto a la identificación de las principales amenazas y vulnerabilidades en materia LA. 3. Los sistemas y herramientas de supervisión ALACFT no están completamente en línea con el enfoque basado en riesgo y existen importantes brechas en la supervisión de las actividades y profesiones no financieras designadas APNFD. 4. Colombia investiga y procesa el LA de manera efectiva, pero no de manera acorde con sus riesgos de LA. 5. La principal amenaza de FT en Colombia son las actividades delictivas generadoras de ganancias de los grupos armados organizados del país Grupos Armados Organizados - GAO. La principal fuente de fondos para las organizaciones delictivas domésticas es el tráfico de drogas y otras actividades delictivas. 6. Generalmente, la inteligencia financiera es un aporte clave para iniciar investigaciones de delitos determinantes y el rastreo de activos, en especial aquella inteligencia financiera generada a solicitud de la FGN. No obstante, si bien la FGN utiliza la mayoría de las diseminaciones de la UIAF en la etapa de indagaciones preliminares, la inteligencia financiera diseminada de manera espontánea por la UIAF ha conducido a menos casos de LA y a ningún caso de FT. 7. Existen deficiencias significativas en el esquema de debida diligencia del cliente DDC y su implementación, así como en las medidas de mitigación de riesgos reforzadas bajo el marco ALACFT existente que tienen un impacto negativo en la efectividad general de las medidas preventivas. 8. La UIAF tiene la capacidad de acceder a diversas fuentes de información financiera que le permiten producir inteligencia financiera de buena calidad. 9. En general, las instituciones financieras IF tienen una comprensión razonable de los riesgos de LA y de las obligaciones ALA. Las APNFD, a excepción de los casinos, tienen un nivel menor de conocimiento sobre los riesgos y obligaciones de LAFT que las IF. 10. El decomiso y la extinción de dominio son perseguidos como un objetivo prioritario de política. De esta manera, con el fin de actualizar la normatividad a las recomendaciones de organismos internacionales, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa 100-000016 de 20201, modificando integralmente el Capítulo X de su Circular Básica Jurídica Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017. En ese sentido, el objetivo principal de la modificación del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica es profundizar el enfoque basado en riesgos tanto en la supervisión de esta Entidad como en la creación de políticas y matrices por parte de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, obligadas al cumplimiento del régimen de AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL LAFTFPADM Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS A LA UIAF, y en la identificación, segmentación, calificación, individualización, control y actualización de los factores de riesgos y los riesgos asociados a la probabilidad de que éstas puedan ser usadas o puedan prestarse como medio en actividades relacionadas con el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas destrucción masiva. Ahora bien, sobre el aspecto puntual del Oficial de Cumplimiento, se observa en la norma bajo estudio, que es una persona natural vinculada a través de contrato laboral o mediante contrato de prestación de servicios con la compaía obligada, la cual también podrá estar asociada a una persona jurídica que ofrezca este tipo de servicios. Estará encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. De esta manera, el numeral 5.1.4.3.1. del anexo 1 de la Circular Externa 100-000016 de 2020, modificado por la Circular Externa 100-000004 del 9 de abril de 2021, establece los requisitos mínimos para ser designado como oficial de cumplimiento, en los siguientes términos: 5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento. La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LAFTFPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva. b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X. 1 Modificada parcialmente por la Circular Externa 100-000004 del 9 de abril de 2021. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LAFTFPADM y el tamao de la Empresa Obligada. d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso, o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno. e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez 10 Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, i el Oficial de Cumplimiento deberá certificar y ii el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí. f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. Debida Diligencia de este Capítulo X. g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen. h. Estar domiciliado en Colombia. Conforme a lo expuesto, la persona que sea designada Oficial de Cumplimiento debe cumplir con unos requisitos mínimos, entre los cuales se encuentra que tenga conocimiento sobre riesgos, cuente con un equipo de trabajo que lo soporte conforme a los riesgos de la empresa, que no funja como Oficial de Cumplimiento en más de 10 empresas y que no pertenezca a la administración o a la revisoría fiscal fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso, o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno. Ahora bien, con el fin de dar respuesta a su consulta, es preciso sealar ésta Superintendencia tuvo en cuenta los resultados de la evaluación al Sistema Anti Lavado de Activos y Contra la Financiación del Terrorismo ALACFT, en el marco de la cuarta Ronda de evaluaciones mutuas del Grupo de Acción Financiera para Latinoamérica GAFILAT, así como las 40 recomendaciones expedidas por Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI2, dentro de las cuales se refuerza la necesidad de que los sistemas tengan un enfoque basado en el riesgo, que cuenten con un sistema de debida diligencia solido así como medidas reforzadas para mitigar los riesgos, entre otras. Cabe sealar que en ninguna parte de los documentos en mención se prohíbe la tercerización de la prestación de los servicios del oficial de cumplimiento, lo que se resalta de dichos textos, es la necesidad de que ésta figura goce de independencia para el cumplimiento de sus labores. Teniendo en cuenta lo anterior, dentro de la Circular Externa 100-000016 de 20203, la Superintendencia de Sociedades estableció una serie de requisitos mínimos con los que debe contar la persona que sea designada como oficial de cumplimiento, y los requerimientos esenciales para garantizar su independencia. De ésta manera, cada sociedad conforme a su estructura orgánica puede fijar los requisitos adicionales para su elección. No obstante, tomamos atenta nota de sus aportes, los cuales contribuyen al análisis de la normatividad societaria. En los anteriores términos, su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes sealar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés. 2 Se puede consultar en el siguiente enlace: https:www.gafilat.orgindex.phpesbiblioteca-virtualgafilatdocumentos-de- interes-17publicaciones-web4013-recomendaciones-metodologia-actdic20-1file 3 Modificada parcialmente por la Circular Externa 100-000004 del 9 de abril de 2021.