SAGRILAFT - DEBIDA DILIGENCIA

OFICIO 220-303458 DE 30 DE OCTUBRE DE 2024 ASUNTO: SAGRILAFT - DEBIDA DILIGENCIA Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia como se indica en la referencia, mediante el cual eleva una consulta relacionada con la debida diligencia del conocimiento de contrapartes contemplada en el SAGRILAFT. Previamente a atender su inquietud, debe señalarse que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, más no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas a las consultas que le son elevadas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Advertido lo anterior, esta Oficina dará respuesta a su consulta, la cual fue planteada como sigue: “HECHOS 1. De acuerdo con la circular reglamentaria de la Superintendencia de Sociedades, me surgen unas dudas con respecto a la debida diligencia del Capitulo X. PETICIONES Teniendo en cuenta que, la circular señala que, «las Empresas Obligadas previo al inicio de la relación contractual o legal, deberán haber cumplido con los procedimientos de Debida Diligencia que forman parte del SAGRILAFT, adjuntando para tal efecto los soportes exigidos o requeridos. De igual manera, la vinculación de la Contraparte debe haber sido aprobada por el funcionario o persona encargada, de acuerdo con la Política LA/FT/FPADM de la Empresa Obligada. Si la Empresa Obligada no puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, deberá evaluar la pertinencia de iniciar o terminar la relación legal o contractual, así como también la procedencia de reportar la operación como sospechosa. Excepcionalmente, las Empresas Obligadas pueden completar la verificación después de establecida la relación comercial, si así ha sido establecido en la Política LA/FT/FPADM, siempre y cuando esto ocurra lo antes y razonablemente posible. La Política LA/FT/FPADM debe señalar específicamente los eventos en los que procede, que deben obedecer a aquellos esenciales para no interrumpir la conducción Página | 2 ________________________________________________________________________ normal de la operación. En todo caso, los Riesgos LA/FT/FPADM deben estar efectivamente bajo control y deben existir procedimientos documentados sobre el manejo del riesgo que establezca las condiciones bajo las cuales la Contraparte puede utilizar la relación antes de la verificación. Si no puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente una vez establecida la relación comercial, la Empresa Obligada deberá evaluar de acuerdo con su Política LA/FT si debe continuar con la relación contractual y si es procedente hacer un ROS en relación con la Contraparte». Solicito respetuosamente responder la siguiente pregunta: 1. De acuerdo con lo anterior ¿La debida diligencia no se debe realizar a todas las contrapartes? Por ej. ¿En el caso que haya contrapartes con un riesgo menor no se debería realizar la debida diligencia? o ¿Se debe realizar la debida diligencia con un análisis menor equivalente al nivel de riesgo para la compañía?” Sobre el particular, parte este Despacho trayendo a colación la definición de “contraparte”1 expuesta en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades. Dicha definición contempla como contrapartes cualquier persona natural o jurídica con la que la Empresa tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores de productos de la empresa. Como puede verse, son variadas las clases de contrapartes de una compañía y, según su status dentro del sistema de prevención diseñado por cada compañía, status derivado del nivel de riesgo2 que cada uno contemple, algunos de estos sujetos ameritarán que la debida diligencia para su conocimiento se adelante respecto de cada uno, que pueda adelantarse tal juicio en forma selectiva y que sea intensificada, no. Por ejemplo, dado el alto y variado grado de riesgos que implica compartir la condición de asociados de una compañía cerrada, cualquier empresa del sector real obligada a adoptar el SAGRILAFT, debería contemplar en el mismo una debida diligencia de conocimiento respecto de cada uno de los sujetos 1 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, Numeral 2º 2 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, Numeral 2º: “Factores de Riesgo LA/FT/FPADM: son los posibles elementos o causas generadoras del Riesgo de LA/FT/FPADM para cualquier Empresa Obligada. La Empresa Obligada deberá identificarlos teniendo en cuenta a las Contrapartes, los Productos, las actividades, los canales y las jurisdicciones, entre otros.” (Destacado fuera de texto) Página | 3 ________________________________________________________________________ que pretendan aportar al capital social mientras que, de resultar el caso, puede estipularse una evaluación selectiva de sus clientes, de acuerdo con el riesgo. Dependerá de las condiciones particulares de cada empresa determinar sus propias necesidades sobre el proceso de debida diligencia de sus contrapartes y sus riesgos. Ya lo menciona la citada circular según la cual “(…) Para determinar su alcance, las Empresas Obligadas deben utilizar un enfoque basado en el riesgo de acuerdo con la materialidad y sus características propias, teniendo en cuenta las operaciones, Productos y contratos que lleve a cabo o pretenda desarrollar, así como sus Contrapartes, países o Áreas Geográficas de operación y canales y demás características particulares. El alcance del proceso de Debida Diligencia debe ser el apropiado para la naturaleza y tamaño del negocio.(…)”3 Así las cosas, se tiene que el SAGRILAFT debe diseñarse contemplando, para cada empresa en particular, el proceso de debida diligencia en el conocimiento de cada contraparte. Dependerá del factor de riesgo que apareje cada uno de éstos que la empresa determine qué tan exigente debe ser el nivel de su conocimiento. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia ubicables en el aplicativo Tesauro de la entidad. Página: | 3 Ibídem, Artículo 5 º, Numeral 5.3.