EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO EN EL SAGRILAFT

ASUNTO: EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO EN EL SAGRILAFT Me refiero a su escrito radicado como se anuncia en la referencia, mediante el cual consulta algunos aspectos relacionados con la designación del Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT. Previamente a atender sus inquietudes debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. A continuación, éste Despacho procede a contestar su inquietud la cual fue planteada en los siguientes términos: En la medida en que la Circular 100-000016 de 2020 no lo prohíbe, el oficial de cumplimiento puede ser un extranjero que no viva en Colombia De conformidad con lo establecido en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017, el cual fue modificado por la Circular Externa No. 100-000016 de 2020, para ser designado como Oficial de Cumplimiento se deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos: El Oficial de Cumplimiento deberá tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis 6 meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT y, adicionalmente, acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LAFTFPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiación del terrorismo. ... 5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LAFTFPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva. b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LAFTFPADM y el tamaño de la Empresa Obligada. d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez 10 Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, i el Oficial de Cumplimiento deberá certificar y ii el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí. f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 Debida Diligencia de este Capítulo X. g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.1 Conforme a lo expuesto, no existe prohibición para que el Oficial de Cumplimiento sea una persona natural extranjera que no resida en Colombia sin embargo, para la designación de éste, el máximo órgano social o la junta directiva según el caso, deberá evaluar el cumplimiento de los requisitos mínimos para ser designado como tal, y que a su vez esté en capacidad de cumplir con las funciones mínimas establecidas en el numeral 5.1.4.3.2. del Capitulo X las cuales se citan a continuación: 5.1.4.3.2. Funciones del Oficial de Cumplimiento Además de las funciones que se le asignen al Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT de cada Empresa Obligada, deberá cumplir, como mínimo, las siguientes: a. Velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del SAGRILAFT. b. Presentar, por lo menos una vez al año, informes a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social. Como mínimo, los reportes deberán contener una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del SAGRILAFT y, de ser el caso, proponer las mejoras respectivas. Así mismo, demostrar los resultados de la gestión del Oficial de Cumplimiento, y de la administración de la Empresa, en general, en el cumplimiento del SAGRILAFT. c. Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al SAGRILAFT, cuando las circunstancias lo requieran y por lo menos una vez cada dos 2 años. Para ello deberá presentar a la junta directiva o al máximo órgano social, según el caso, las propuestas y justificaciones de los correctivos y actualizaciones sugeridas al SAGRILAFT. d. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación. e. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal o la auditoría externa, si es el caso, y adoptar las Medidas Razonables frente a las deficiencias informadas. Si las medidas que deben ser adoptadas requieren de una autorización de otros órganos, deberá promover que estos asuntos sean puestos en conocimiento de los órganos competentes. f. Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el presente Capítulo X, según lo requiera la Superintendencia de Sociedades. g. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada, aplicables a la Empresa h. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del Riesgo LAFTFPADM. 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No. 100-000016 24 de diciembre de 2020. Asunto: Modificación Integral al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017. Pág. 14 y 15 Consultado el 10 de marzo de 2021. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadNormatividadCircularbasicaJuridicaCircular100- 000016de24dediciembrede2020.pdf. https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadNormatividadCircularbasicaJuridicaCircular100-000016de24dediciembrede2020.pdf https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadNormatividadCircularbasicaJuridicaCircular100-000016de24dediciembrede2020.pdf i. Diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del Riesgo LAFTFPADM que formarán parte del SAGRILAFT. j. Realizar la evaluación del Riesgo LAFTFPADM a los que se encuentra expuesta la Empresa. k. Realizar el Reporte de las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes, conforme lo establezca dichas normas y este Capítulo X2 Adicional a lo anterior, se debe tener en cuenta que el Oficial de Cumplimiento debe participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT, y estar en capacidad de tomar decisiones frente a la gestión del Riesgo LAFTFPADM.3 Con base en lo expuesto, será el máximo órgano social o la junta directiva quien deberá realizar el análisis sobre la viabilidad, pertinencia y conveniencia de nombrar a una persona natural extranjera sin domicilio en Colombia como Oficial de Cumplimiento, asegurándose de la capacidad que tendría tal persona para cumplir a cabalidad con todas y cada una de las obligaciones que impone el Capitulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades. En caso de encontrar dudas o no tener plena certeza de la capacidad para cumplir con sus funciones y obligaciones, se recomienda que se designe como Oficial de Cumplimiento a una persona natural con domicilio en Colombia. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros 2 Ídem. 55 OFICIO 2021-01-098885 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No. 100-000016 24 de diciembre de 2020. Asunto: Modificación Integral al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017. Pág. 14 Consultado el 10 de marzo de 2021. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadNormatividadCircularbasicaJuridicaCircular100- 000016de24dediciembrede2020.pdf. https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadNormatividadCircularbasicaJuridicaCircular100-000016de24dediciembrede2020.pdf https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadNormatividadCircularbasicaJuridicaCircular100-000016de24dediciembrede2020.pdf