Periodo Miembros De Junta Directiva - Asamblea General Ordinaria De Accionistas En Epoca De Coronavirus Covid-19

ASUNTO: PERIODO MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA - ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ACCIONISTAS EN EPOCA DE CORONAVIRUS COVID-19. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante el cual, solicita un concepto jurídico frente al periodo de duración de los miembros principales y sus suplentes en la Junta Directiva de una sociedad anónima, en la que, debido a la medida de aislamiento obligatorio ordenada por el Gobierno Nacional, para mitigar la pandemia del Coronavirus COVID 19, no ha sido posible celebrar la reunión de Asamblea General Ordinaria de Accionistas. Al respecto, aclara que, en los estatutos sociales se encuentra consagrado que, el periodo de duración de los miembros principales y sus suplentes en la Junta Directiva será de un 1 ao, y unos y otros podrán ser reelegidos o removidos por decisión de la asamblea de accionistas sin embargo este periodo se encuentra cumplido respecto de los miembros que fueron elegidos para integrar la Junta Directiva en reunión de Asamblea General Ordinaria de accionistas celebrada en el primer trimestre del ao 2019, indicando que eran elegidos para la vigencia 2019 - 2020. Con fundamento en el planteamiento anterior, formula los siguientes interrogantes: 1. Los cargos de miembros de Junta directiva principales y sus suplentes, se consideran vacantes por haberse cumplido el término de un ao sin que se hubiere reunido la asamblea ordinaria de accionistas, o pueden los miembros elegidos para integrar la Junta Directiva para la vigencia 2019-2020, continuar fungiendo en tal calidad, en razón a la situación de fuerza mayor generada por la pandemia del coronavirus COVID 19, hasta la fecha en que se reúna la asamblea de accionistas para tomar la decisión de reelegidos o removerlos. 2. Puede surtirse la convocatoria para la reunión de asamblea de accionistas, con una antelación inferior al término previsto para el efecto en los estatutos sociales, con el fin de adoptar las decisiones a la mayor brevedad posible, teniendo en cuenta que: 2.1. Para la reunión de Asamblea Ordinaria que debió surtirse en el mes de marzo de 2020, se envió la convocatoria con la debida antelación. 2.2. Ad portas de la realización de la Asamblea Ordinaria, el Gobierno Nacional con fecha 22 de marzo de 2020 dispuso el confinamiento para enfrentar el COVID 19, imposibilitando surtir la reunión en la fecha convocada. 3. Cuál es la orientación respecto al derecho de inspección, si uno de los socios ya lo había ejercido Al respecto, se advierte que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales. Adicionalmente, debe precisarse que esta Oficina carece de competencia en función consultiva para resolver casos, que eventualmente pudiera conocer la Delegatura de Procedimientos Mercantiles de esta Superintendencia. Las inquietudes propuestas, se atenderán de acuerdo con los temas objeto de estudio así: l. Administradores Periodo: Lo primero a tener en cuenta, es que el inciso segundo del artículo 198 del Código de Comercio que hace alusión a la elección y remoción de los administradores, prevé que las elecciones se harán para períodos determinados en los estatutos, sin perjuicio de que los nombramientos sean revocados en cualquier tiempo, norma que, obligatoriamente aplica a cualquier tipo de sociedad. Así mismo el numeral 4 del artículo 420 del Código de Comercio, dispone que es función de la asamblea elegir y remover libremente los funcionarios cuya designación le corresponda. Por su parte el Artículo 436 del mismo Código consagra: ELECCIÓN DE LOS PRINCIPALES Y SUPLENTES DE LA JUNTA DIRECTIVA - PERIODO - REMOCIÓN. Los principales y los suplentes de la junta serán elegidos por la asamblea general, para períodos determinados y por cuociente electoral, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos o removidos libremente por la misma asamblea.. Lo anterior significa que si bien en los estatutos debe precisarse el límite del periodo de duración de los administradores, ello no obsta para que, el órgano competente los remueva libremente, de suerte que la culminación del período para el cual se hizo la designación, está supeditada a la fecha en la que sean removidos de sus cargos, fecha hasta la cual, los administradores deben cumplir su gestión, oportunidad que en general coincide con la celebración de la reunión ordinaria, en los términos del artículo 422 del Código de Comercio. Por lo expresado, en respuesta al primer interrogante debe afirmarse que, frente a la imposibilidad derivada del aislamiento obligatorio, los administradores deben continuar en el ejercicio de sus funciones hasta que sean removidos de sus cargos por el máximo órgano social. ll. En lo que corresponde a las opciones legales para la realización de reuniones del máximo órgano social, previstas para la emergencia sanitaria que dio lugar al aislamiento preventivo obligatorio, se informa que son las sealadas en las siguientes disposiciones legales: a. Regulación de reuniones presenciales: 1. Decreto Número de 434 del 20 de marzo de 2020: Por el cual se establecen plazos especiales para la renovación de la matrícula mercantil, el RUNEOL y los demás registros que integran el Registro Único Empresarial y Social RUES, así como para las reuniones ordinarias de las asambleas y demás cuerpos colegiados, para mitigar los efectos económicos del nuevo coronavirus COVID-19 en el territorio nacional, el cual en su artículo 5 establece lo siguiente: Artículo 5. Reuniones ordinarias de asamblea. Las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del ao 2019 de que trata el artículo 422 del Código de Comercio, podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de que trata el inciso anterior, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.. 2. La Circular 100-000004 del 24 de marzo de 2020, emanada de la Superintendencia de Sociedades, dispone que en los casos en que fue realizada la Convocatoria, pero se pretende hacer uso del plazo sealado en el Decreto 434 de 2020, las sociedades podrán en todo caso decidir aplazar la fecha de la reunión ordinaria y realizarla acogiéndose a lo previsto en el artículo 5 del Decreto 434 de 2020. En ese sentido, deberán enviar una comunicación a los socios informando que la reunión se va a aplazar y se han acogido al nuevo plazo, haciéndolo por el mismo medio que utilizaron para la convocatoria. Para los casos en los cuales los supervisados se hayan acogido a lo previsto en el Decreto 434 de 2020, se deberá convocar a la reunión una vez superada la situación de emergencia sanitaria y permitir el ejercicio del derecho de inspección correspondiente. b. Regulación de las reuniones no presenciales: 1. Ley 222 de 1995. Artículo 19 - modificado por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012. Reuniones no presenciales: Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. 2. Decreto 398 del 13 de marzo de 2020. Por el cual se adiciona el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015: Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a todos los socios o miembros se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. 3. Circular Externa 100-00002 del 17 de marzo de 2020, por la cual en desarrollo del citado Decreto 398 de 2020, la Superintendencia de Sociedades imparte algunas Instrucciones y recomendaciones a los supervisados a propósito de las reuniones no presenciales en la que seala lo siguiente: 1. A efectos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, se entenderá que la expresión, todos los socios o miembros allí contenida, hace referencia a aquellos socios o miembros de la Junta Directiva que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo determine la ley o los estatutos, por lo cual, conforme a la normatividad vigente, en este tipo de reuniones no es necesaria la participación de todos los socios o miembros de la Junta Directiva 2. Se deberá dar aplicación a las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos 3. Existe la posibilidad de adelantar reuniones mixtas, conforme se determine en la convocatoria, esto es, aquellas en las que algunos de sus participantes asistan físicamente presencialmente y otros virtualmente no presencialmente 4. La convocatoria a las reuniones no presenciales o mixtas deberá sealar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva para la participación virtual, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente en caso de que la reunión sea mixta 5. Para la realización de este tipo de reuniones, el representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, según el caso, y 6. Adicionalmente, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación. Del compendio de normas y directrices transcritas, se infiere con toda claridad la respuesta al segundo interrogante, sealando que no es posible modificar los términos de la convocatoria para la nueva reunión de Asamblea, la que deberá efectuarse por el medio y con la misma antelación legal prevista en el contrato o en su defecto en la ley. Para responder el tercer interrogante, debe precisarse que, si la inquietud hace referencia al ejercicio virtual del derecho de inspección, esta Oficina expresó, en el oficio 220-084724 del 21 de mayo 2020, lo siguiente: .Acorde con la anterior instrucción y en el entendido que las reuniones pueden ser no presenciales o mixtas y teniendo en cuenta que no existe una regulación específica para el ejercicio en forma virtual del derecho de inspección, es del caso puntualizar que es del resorte exclusivo de cada compaía, implementar los mecanismos manuales o tecnológicos, acordes con las directrices legales que regulan el derecho de inspección, para garantizar que los socios alcancen el ejercicio de este derecho, y correlativamente que la compaía pueda proteger los secretos empresariales, y otros datos, que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. En tal virtud, les corresponde a los administradores sociales de acuerdo con las pautas que se hubieren implementado para tal fin, adoptar las medidas correspondientes a lograr este propósito. Si la reunión se proyecta celebrar en forma presencial, conforme al decreto 434 de 2020, el derecho de inspección habrá de garantizarse en los términos de los artículos 379 numeral 4 y 422 del Código de Comercio, en concordancia con la Circular básica jurídica 100-00005 del 22 de noviembre de 2017. En consecuencia, el derecho de inspección debe surtirse nuevamente frente a todos los socios, sin perjuicio de que aquel que ejerció su derecho en desarrollo de la convocatoria anterior, asista a la reunión y haga caso omiso del nuevo llamado de la administración. En los anteriores términos la solicitud ha sido atendida, con la advertencia que los efectos del pronunciamiento proferido en la presente respuesta, tiene el alcance sealado por el artículo 28 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015.