220-40931,Derecho de inspección Poderes para reuniones del máximo órgano social

Ref:Derecho de inspección Poderes para reuniones del máximo órgano social Me refiero a su comunicación vía E-MAIL, a través de la cual consulta de una parte, si es viable que el representante o apoderado de un accionista de una sociedad anónima, invocando derecho de petición que establece el artículo 23 de la Constitución Política pueda solicitar a la empresa, en cualquier tiempo, copia de documentos que contengan la información a que alude el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, y de otra parte, si es vigente un poder expedido de manera amplia y suficiente, permanente y sin especificar fecha de reunión o reuniones para las que se confiere En cuanto hace a la primera inquietud, basta remitirse al texto de las disposiciones legales que en su comunicación se citan para colegir sin el menor esfuerzo, que no es el derecho de petición consagrado en la aludida norma de rango constitucional, con una finalidad y destinatarios específicos, la institución conducente para ejercer frente a una sociedad mercantil derechos que se derivan de la calidad de asociado, los cuales están expresamente regulados por la legislación mercantil. En efecto, el derecho de inspección, consagrado en los artículos 369 y 447 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 48 de la mencionada Ley 222 de 1995, consiste en la facultad de que disponen todos los asociados de una compaía para examinar directamente o mediante terceras personas designadas para ese fin, los libros y comprobantes de la sociedad, con el propósito de enterarse de la situación administrativa y financiera de la compaía en la cual realizaron sus aportes, según las reglas que correspondan en consideración al tipo societario. Así, en las sociedades por acciones, como las anónimas, solamente es permitido ejercitar el derecho de inspección dentro de los quince días hábiles anteriores a la reunión en la cual el máximo órgano social haya de considerar los respectivos estados financieros Art. 422 y 447 ibidem, atendiendo las limitaciones que por demás se imponen sobre su extensión. Al respecto esta Superintendencia ha precisado que este derecho no tiene carácter absoluto, como quiera que no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa, como tampoco extenderse según las voces del artículo 48 de la Ley 222 de 1995, a documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad Ahora, en buen uso de la información, esto es sin romper con los parámetros permitidos por la ley en lo que al ejercicio de este derecho se refiere, no está demás hacer referencia a la viabilidad de acceder a fotocopias de tales documentos, a lo cual vale decir, que en otra oportunidad ya se había pronunciado esta Superintendencia Oficio No: 220-63283 del 28 de diciembre de 1995 La libertad del asociado según las voces del artículo 369, es la de examinar, vocablo éste que no tiene una connotación diferente a la de escudriar con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de una simple inspección esto es, que el asociado no puede con base en la norma en comento reclamar a los administradores nada distinto: sacar fotocopias o exigirlas, supera el derecho allí consagrado... , lo cual no obsta para que en un momento dado el máximo órgano social, determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los asociados para que... se les permita sacar directamente o solicitar a la administración las fotocopias que a bien tengan Oficio 220-30201 del 16 de abril de 1999 Por su parte, el tema de los poderes, tratándose de los que se confieran específicamente para las reuniones del máximo órgano social, está igualmente regulado de manera expresa por la legislación mercantil, particularmente por el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por la referida Ley 222 de 1995, a cuyo tenor Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se sealen en los estatutos De la disposición transcrita se desprende, entre otros, que la vigencia del poder estará determinada no solamente por la fecha de la o las reuniones que se indiquen en particular, sino igualmente por la época que se especifique, lo cual implica que su duración estará limitada también por el transcurso de ese lapso o espacio de tiempo que la época indicada comprenda así por ejemplo, esta Entidad ha conceptuado que es ajustado a derecho el poder en virtud del cual un asociado confiera la facultad para ser representado en todas las reuniones que el máximo órgano social lleve a cabo durante el trámite de la liquidación de la sociedad, cualquiera que éste sea, siempre que en esos precisos términos haya expresado su voluntad el poderdante y obviamente mientras no sea revocado, en el entendido que el poder cumple con el requisito que la ley exige, en la medida que esté indicada expresamente la época de las reuniones respectivas, para el caso objeto de análisis, la que transcurra durante la liquidación Of. 220-77726 de agosto 13 de.1.999. Por tanto, la vigencia del poder no depende de manera aislada de la fecha de su otorgamiento, sino que ha de ser establecida en cada caso en atención a las precisas indicaciones en él contenidas.