DERECHO DE INSPECCION SOLICITUD DE COPIAS EN MATERIA FINANCIERA CONTABLE Y CONTRACTUAL

ASUNTO: DERECHO DE INSPECCIÓN, SOLICITUD DE COPIAS EN MATERIA FINANCIERA, CONTABLE Y CONTRACTUAL. Aviso recibo de los escritos de la referencia, mediante los cuales formula las siguientes preguntas: 1. Puede un accionista en cualquier tiempo inspeccionar todos los documentos de la empresa, inclusive sobre la contratación de bienes y servicios 2. Exactamente que documentos pueden ser inspeccionados Con el segundo de los escritos pregunta . sí a través del derecho de información cualquier persona puede pedir copias de todos los documentos de una sociedad anónima, prestadora de servicios públicos domiciliarios, tanto financieros como contables y contractuales. Previamente debo precisarle que los temas objeto de consulta se encuentran ampliamente analizados de tiempo atrás bajo la perspectiva del Código de Comercio, por lo que para la resolución de las preguntas planteadas sólo será necesaria la trascripción de algunos apartes contenidos en pronunciamientos proferidos por esta Entidad. No obstante, como los oficios a los que se hará referencia se fundamentan en preceptos contenidos en el ordenamiento mercantil, se sugiere la opinión de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, competente en la vigilancia y control de la actividad de los servicios públicos domiciliarios Ley 142 de 1994. - Para responder el punto 1, en cuanto al tiempo y los documentos que pueden examinarse en ejercicio del derecho de inspección, el Oficio 220- 6397 de 28 de enero de 1999 Publicado en el libro de Doctrinas y Conceptos jurídicos, año 2000, Pág. 202, expresó. Son fundamentales los aportes que en materia de derecho de inspección realizó el artículo en cita, que obligan a desagregar su contenido para ilustrar con más precisión los avances obtenidos. 1. El artículo 448 de la Ley 222 de 1995, reitera lo ordenado por el ordenamiento mercantil en diferentes disposiciones que erigen en derecho esencial del socio el de inspeccionar los libros y papeles de la sociedad, integrándolo al marco normativo particular de cada tipo societario. . Finalmente, y en las sociedades anónimas, el derecho de inspección responde en cuanto al tiempo de su ejercicio a lo exigido en los artículos 379 y 422 del ordenamiento mercantil, que lo ubica en los quince días anteriores a la asamblea en que se examinen los balances de fin de ejercicio. Ahora bien, el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, reconoce límites al derecho de inspección en cuanto a la materia misma sobre la cual se ejerce esta facultad, y restringe de la información a los socios, colectivos, comanditarios, de responsabilidad limitada o accionistas, los documentos que versen sobre secretos industriales Decisión 344 de 1993 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena, o cuando se trate de documentos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. 2. En forma expresa señaló como lugar de ejercicio del derecho, las oficinas de la administración de la sociedad que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, y evita definitivamente distorsiones por la ausencia de regulación en la materia. Claro está que la doctrina ya había hecho un reconocimiento al respecto interpretando en forma sistemática el ordenamiento mercantil. 3. Adopta un mecanismo ágil para la solución de controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección y otorga competencia para dirimirlo a la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control para resolverlas, y procurar, si fuere el caso, su ejercicio. 4.El administrador y el revisor fiscal que propicie o cohoneste el desconocimiento del derecho de inspección puede ser sujeto de la remoción del cargo en la sociedad, para lo cual, el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 otorga competencia a un órgano del mismo ente, y en subsidio podrá hacerla efectiva la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control. De otra parte, y en consideración a que en su escrito señala dos circunstancias especiales como preámbulo de su consulta, esta oficina estima conveniente referirse al objeto del derecho de inspección, especialmente en cuanto a estados financieros se refiere, y a la calidad de gerente general que ostenta un accionista en una compañía competidora, circunstancia que no impide el derecho de inspección. El artículo 447 del Código de Comercio señala que los documentos indicados en el artículo 446 ibídem, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que preceden a la reunión de la asamblea. A su vez el artículo 446 obliga a la junta directiva y al representante legal presentar a la asamblea para su aprobación o improbación el balance de cada ejercicio acompañado de los siguientes documentos: 1. Estado de pérdidas y ganancias 2. Un proyecto de distribución de utilidades 3. Informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad que debe contener entre otros: el detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte que hubieren recibido los directivos de la sociedad, las erogaciones realizadas a favor de asesores o gestores, transferencias de dinero y demás bienes a título gratuito, gastos de propaganda, inversiones en otras sociedades, dineros y bienes de la sociedad en el exterior 4. Informe escrito de gestión del representante legal 5. Y, el informe del revisor fiscal. La norma citada se encuentra en concordancia con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 21 del D.R. 2649 de 1993. El primero de ellos, impone como obligación a los administradores el presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, entre otros documentos, los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio. Y, la segunda previsión define el término estados financieros de propósito general como ... aquellos que se preparan durante el transcurso del período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta Subrayas fuera de contexto. De igual forma, la ley se encarga de garantizar que sean conocidos por todo tipo de usuario y para tal efecto obliga a que dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositen junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la cámara de comercio del domicilio social, entidad que podrá expedir copia de los mismos a quien lo solicite, sin hacer ninguna distinción. En consecuencia, la ley ha determinado que los datos que se consignan en estados financieros de propósito general no son susceptibles de contener información que de conocerse genere ningún tipo de perjuicio para la sociedad por el contrario, es clara la intención que dicha información sea conocida no sólo por quien ostente la calidad de accionista sino por cualquiera que la requiera, por ejemplo, para invertir en ella, para convertirse en su proveedor o para conceder un préstamo. Por tal razón es pertinente afirmar que los administradores se encuentran en la obligación de garantizar los medios idóneos para el ejercicio del derecho de inspección dentro del término para ello establecido en la ley, y suministrar la información contenida en los estados financieros de propósito general, tal y como quedó señalado. En consecuencia, salvo las limitaciones que para gestores en las comanditarias y para los socios de responsabilidad limitada se consagran, no existe disposición en virtud de la cual se restrinja el derecho de inspección cuando el accionista ostente la calidad de representante legal de una compañía que desarrolla un objeto social similar a aquélla. - El punto 2, en cuanto a los documentos que exactamente pueden ser consultados, es preciso remitirse al oficio antes referido. Sin embargo, para mayor ilustración y claridad sobre el tema, en el libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos, año 1995, Pág. 171, respecto al alcance del referido derecho, la Entidad expresa: El ejercicio del derecho de inspección puede versar no solamente sobre libros y comprobantes de contabilidad, sino incluidos el registro de accionistas. El derecho de inspección o derecho de fiscalización individual, como también se le denomina pertenece a la categoría de los inderogables en materia de sociedades anónimas. Se trata de un derecho esencial del asociado, pero no por ello se puede afirmar que tiene carácter absoluto frente a las compañías citadas la ley Código de Comercio, artículos 379, numeral 4 y 447 le señala contornos temporales y de contenido. Estima esta superintendencia que lo fundamental a dilucidar es lo relacionado con el contenido de ese derecho, o para el caso concreto, cuáles son aquellos libros y papeles sociales y los libros y demás comprobantes exigidos por la ley aludidos en las disposiciones legales citadas. Al exigir la ley la exposición de libros y papeles sociales, libros y demás comprobantes está haciendo referencia a aquellos que ella misma impone como obligatorios para las sociedades anónimas, y no es posible remitir a dudas que tales entes deben llevar un libro de registro de acciones cuando estas son nominativas si la doctrina y la jurisprudencia han señalado el contenido del derecho de inspección en la dirección apuntada, con la salvedad de que dada la especial situación de la sociedad anónima, se justifica la imposición de límites cualitativos y temporales en el ejercicio de tal derecho. Los límites temporales los ha definido el legislador 15 días hábiles, pero no los cualitativos, por lo que incumbe a la doctrina su precisión, en orden a evitar trastornos en la mecánica administrativa de las empresas y a precaver que los competidores conozcan los secretos industriales y comerciales y el know-how que son intangibles muy valiosos de todo empresario. Esa es la tendencia doctrinaria y legislativa para proteger la empresa. De ahí que no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben ponerse a disposición de los accionistas y si se tratan de libros de contabilidad es indudable que el libro de registro de acciones técnicamente no puede considerarse pieza contable. Pero el legislador no lo ha excluido expresamente de los que pueden ser objeto de la inspección previa a la asamblea. Por otra parte, reducir la materia prima sobre la cual debe ejercerse el derecho de inspección a los estados financieros íntimamente relacionados con la memoria que los administradores presentarán a la asamblea, es tanto como mutilar por vía interpretativa lo que dispone el artículo 447 de la obra mercantil citada cuando exige que los documentos indicados en el artículo anterior... Precisamente el que alude al contenido de la memoria ..., junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley... se pongan a disposición de los accionistas. La mención del carácter taxativo de la enumeración del artículo 446 del Código de Comercio no guarda relación con el tema que se agita, desde luego que alude a la asamblea y no al accionista individualmente considerado. No es procedente atribuir al libro de registro de acciones funciones eminentemente jurídicas como si los demás no la pudieran tener eventualmente. Igualmente la circunstancia de tratarse de una sociedad anónima no puede privar al accionista recuérdese aquí que el derecho de inspección es un derecho individual e inherente a la condición de tal de la posibilidad de conocer quiénes son los actuales titulares de acciones de la compañía y de qué manera evolucionan o se comportan en el mercado las acciones de las que es titular. El legislador ha establecido normas relacionadas con las acciones Vgr. el libro mismo, expedición de títulos, propiedad, gravámenes, derecho de preferencia en la suscripción, normas de cuyo cumplimiento regular el accionista de modo individual puede verificar. Sólo así - y en las precisas oportunidades que la ley y los estatutos señalan - el accionista puede tener conocimiento de la extensión e intensidad de su inversión. En suma, el libro de registro de acciones, precisamente por no contener información que por su acceso libre pudiere poner en peligro la estabilidad de la empresa mediante la imposición de los secretos ya aludidos, no ha sido excluido expresamente como pieza revisable por los accionistas al ejercer su derecho de inspección y no es lícito al intérprete excluirlo. Además, los datos e informes que obliga el artículo 446 del Código de Comercio deben presentarse a la asamblea conjuntamente con el balance de fin de ejercicio y en lo tocante con el derecho esencial, individual e inderogable que la ley op.cit. artículo 379 numeral 4 le concede a los accionistas se concreta en el artículo 447 de la misma obra, disposición que debe vincularse necesariamente con las demás normas artículo 26, Código Civil y 49, 61, inciso 2o. 195, inciso 2o del Código de Comercio. - En cuanto al último tema, referido a la expedición de copias, la Entidad mediante Oficios 220- 30201 de 16 de abril y 220- 81029 de 31 de agosto, ambos de 1999, publicados en el libro de Doctrinas y Conceptos jurídicos, año 2000, Pág. 200, expresó: El Derecho de Inspección es un derecho inherente a la calidad de socios, el cual se encuentra consagrado de manera expresa en los artículos 369 y 447 de la Legislación Mercantil y en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, el cual consiste en la facultad de que disponen todos los asociados de una compañía de examinar, directamente o mediante persona delegada para tal fin, los libros y comprobantes de la sociedad, con el fin de enterarse de la situación administrativa y financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes. Ahora bien, el ejercicio del derecho de inspección tiene su término para llevarlo a cabo, el cual esta previamente establecido para cada tipo de sociedad. En efecto, tenemos como en las sociedades por acciones, entendiendo dentro de éstas a las sociedades en Comandita por Acciones y las Anónimas, el mencionado derecho solo es posible ejercitarlo dentro de los 15 días hábiles anteriores a la reunión en la cual el máximo órgano social considere los respectivos estados financieros. En lo que respecta a las sociedades Colectivas, Comandita Simple y de Responsabilidad Limitada, éste puede ejercerse en cualquier momento sin limitación alguna. artículos 314, 328, 369 y 422 de la Legislación Mercantil. La Superintendencia refiriéndose al Derecho de Inspección y a lo que él puede conllevar ha expresado que Este derecho desde luego no tiene carácter absoluto, como quiera que no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa por lo que resulta viable su reglamentación, como tampoco extenderse según las voces del artículo 48 de la Ley 222 de 1995, a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. Ahora, en buen uso de la información, esto es, sin romper con los parámetros permitidos por la ley en lo que al ejercicio de este derecho se refiere, no está demás hacer referencia a la viabilidad de acceder a fotocopias de tales documentos, a lo cual vale decir, que en otra oportunidad ya se había pronunciado esta Superintendencia Oficio N: 220-63283 del 28 de Diciembre de 1995 La libertad del asociado según las voces del artículo 369, es la de examinar, vocablo este, que no tiene una connotación diferente a la de escudriñar con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de una simple inspección esto es, que el asociado no puede, con base en la norma en comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto: sacar fotocopias o exigirlas, supera el derecho allí consagrado, lo cual no obsta, como también se expuso en la misma oportunidad para que en un momento dado la junta de socios, máximo órgano social, determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los asociados, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en el ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar a la administración las fotocopias que a bien tengan. Oficio 220-30201 del 16 de abril de 1999. . En este orden de ideas, tenemos entonces que si bien los asociados gozan del derecho de inspección que de manera expresa les concede la ley, es claro que no por ello pueden excederse en su ejercicio, en cuanto se refiere a lesionar los derechos de otros, como tampoco pueden so pretexto de llevar a cabo su ejercicio, poner en peligro el funcionamiento de la empresa, y en consecuencia cualquier acceso a determinados documentos o fotocopias de los mismos queda sometido a la voluntad de los asociados Oficio 220- 81029 agosto 31 de 1999. Para mayor ilustración y conocimiento en temas societarios desde la perspectiva del ordenamiento mercantil, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co, o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.