MECANISMO DE VOTO VIRTUAL – ELECCIONES DE JUNTA DIRECTIVA DE CÁMARAS DE COMERCIO – OFICIO 220-089050 DE 20 DE AGOSTO DE 2025

OFICIO 220-146064 DEL 16 DE OCTUBRE DE 2025 ASUNTO: MECANISMO DE VOTO VIRTUAL – ELECCIONES DE JUNTA DIRECTIVA DE CÁMARAS DE COMERCIO – 220-089050 DE 20 DE AGOSTO DE 2025. Me refiero a la comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual eleva una consulta relacionada con el Oficio 220-089050 de 2025 emitido por esta Oficina: “3.1 Conforme a la respuesta emitida por la Superintendencia al primer interrogante de la consulta con radicado 2025-01-488941 ¿Es posible diferenciar al voto físico por papeleta o tarjetón de un mecanismo de voto electrónico presencial? 3.2 El parágrafo del artículo 80 del Código de Comercio exige que las cámaras de comercio dispongan de “mecanismos presenciales y virtuales”. En aras de evitar una dualidad de mecanismos paralelos de votación (uno presencial y otro virtual) cuya integración podría causar un riesgo operativo y comprometer el desarrollo de la jornada electoral ¿La Superintendencia de Sociedades consideraría que un solo mecanismo de voto virtual cumpliría con dicha exigencia normativa, si el mecanismo de voto virtual es también dispuesto en las sedes de atención al público de la cámara de comercio, para así cumplir con el requisito de mecanismo presencial?”. Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Con el alcance indicado y aras de contestar sus inquietudes, a continuación se transcribe la siguiente disposición del Decreto 1074 de 2015: “Artículo 2.2.2.38.3.9. Reglas adicionales para las elecciones de Junta Directiva. Para las elecciones de Junta Directiva, se observarán las siguientes reglas: Página: 1 1. Las elecciones se efectuarán en las respectivas sedes físicas o virtuales de la Cámara de Comercio, o en los lugares de su jurisdicción habilitados para tal efecto. En cada sitio se dispondrá de un número adecuado de mesas. La Cámara de Comercio deberá informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se pretenda efectuar las elecciones en lugar distinto a sus sedes físicas o virtuales, especificando el número de afiliados que integran el censo electoral en la correspondiente localidad, así como las condiciones que garanticen la transparencia, igualdad y seguridad para la realización de las elecciones y su escrutinio; 4. La Cámara de Comercio, para cada mesa de votación, debe proveer como mínimo: 4.1. Urnas para depositar los votos; 4.2. Listado de las personas con derecho a votar, el cual debe contener el nombre del o de los representantes legales, tratándose de personas jurídicas, el número del documento de identificación y un espacio para la firma de cada sufragante. 4.3. Papeletas de votación que incluyan el nombre de los integrantes de cada lista o tarjetones con el nombre de quien aparezca como candidato principal y suplente en el primer renglón de la lista. Si el candidato es una persona jurídica, se relacionará la razón social de la misma y no el nombre de sus representantes legales, y 4.4. Formatos para la contabilización de votos en cada mesa, que incluyan el nombre de la Cámara de Comercio, número de mesa, votos obtenidos por cada lista, votos en blanco, votos nulos, número total de votos obtenidos en la mesa y nombre y firma del jurado. (…)” (Subrayas fuera de texto) Con base en la disposición transcrita, este Despacho procede a dar respuesta a sus inquietudes en el orden propuesto: “Conforme a la respuesta emitida por la Superintendencia al primer interrogante de la consulta con radicado 2025-01-488941 ¿Es posible diferenciar al voto físico por papeleta o tarjetón de un mecanismo de voto electrónico presencial?” Al respecto, a juicio de esta Oficina, existen diferencias entre ambas modalidades expuestas (voto físico por papeleta o tarjetón y mecanismo de voto electrónico presencial), es decir, diferencias sobre la manera en que el Página: 2 sufragante emite su voto. A su vez, sebe tener en cuenta lo establecido en el inciso 5 del artículo 2.2.2.38.3.11. del Decreto 1074 de 2015. “El parágrafo del artículo 80 del Código de Comercio exige que las cámaras de comercio dispongan de “mecanismos presenciales y virtuales”. En aras de evitar una dualidad de mecanismos paralelos de votación (uno presencial y otro virtual) cuya integración podría causar un riesgo operativo y comprometer el desarrollo de la jornada electoral ¿La Superintendencia de Sociedades consideraría que un solo mecanismo de voto virtual cumpliría con dicha exigencia normativa, si el mecanismo de voto virtual es también dispuesto en las sedes de atención al público de la cámara de comercio, para así cumplir con el requisito de mecanismo presencial?” En opinión de esta Oficina, y de conformidad con la normativa vigente, el uso de un mecanismo electrónico de voto de manera presencial por parte de las cámaras de comercio no es un argumento jurídicamente viable para desatender el cumplimiento de las disposiciones reglamentarias consagradas en el Decreto 1074 de 2015, especialmente lo determinado en el numeral 4 del artículo 2.2.2.38.3.9, esto es, proveer i) urnas1 para depositar los votos; ii) listado de las personas con derecho a votar; iii) papeletas2 de votación; y, iv) formatos para la contabilización de votos en cada mesa. Por lo anterior, se reitera lo indicado mediante Oficio 220-089050 de 20 de agosto de 2025 en el sentido que las cámaras de comercio no podrán reemplazar los elementos que consagra el artículo 2.2.2.38.3.9. del Decreto 1074 de 2015 con un punto de acceso a la sede virtual para ejercer el derecho de voto por parte de sus afiliados. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página: 3 conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, la Circular Básica Jurídica, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad. 1 ESPAÑA. REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la Lengua Española. 23.ª ed., [versión 23.8 en línea]. “Urna: 1. f. Caja para depositar las papeletas o números en los sorteos y en las votaciones secretas.” Disponible en: https://dle.rae.es/urna?m=form 2 ESPAÑA. REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la Lengua Española. 23.ª ed., [versión 23.8 en línea]. “Papeleta: 1. f. cédula (‖ papel para escribir).(…) 3. f. Papel en el que figura cierta candidatura o dictamen, y con el que se emite el voto en unas elecciones.” Disponible en: https://dle.rae.es/papeleta?m=form