Algunos Aspectos Sobre Las Bases De Datos Utilizadas Para Obtener Información - Sagrilaft

ASUNTO: ALGUNOS ASPECTOS SOBRE LAS BASES DE DATOS UTILIZADAS PARA OBTENER INFORMACIÓN - SAGRILAFT Me remito a la comunicación radicada en esta entidad con el número y fecha de la referencia, mediante la cual se solicita que se emita un concepto sobre los siguientes temas: 1. A qué plataforma, base de datos o fuente de información deben acudir los sujetos obligados a implementar el SAGRILAFT para consultar los antecedentes judiciales de LAFT de asociados o empleados, teniendo en cuenta que la Consulta de Antecedentes Judiciales de la Policía Nacional no puede consultarse por terceros 2. Recomienda la Superintendencia de Sociedades usar información de prensa dentro de los procesos de debida diligencia, teniendo en cuenta que la información de antecedentes judiciales no puede ser consultada por terceros 3. A qué fuentes públicas de información debe acudir una empresa obligada a implementar el SAGRILAFT, para verificar las autorizaciones o licencias de productos de venta restringida 4. Deben las empresas obligadas catalogar la coincidencia de contrapartes en listas y bases de datos de prevención de LAFT no vinculantes, como una seal de alerta en los términos del SAGRILAFT de la Circular Externa 100-000016 de 2020 Aunque es sabido, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. Adicionalmente, debe precisarse que esta Oficina carece de competencia en función consultiva para resolver un caso concreto de competencia de las dependencias misionales de esta Superintendencia. Con el alcance indicado, éste Despacho procede a efectuar las siguientes consideraciones de índole general: En primer lugar, se anota que la Circular 100-000016 de 24 de diciembre de 2020, precisa lo siguiente sobre la debida diligencia: 5.3. Procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada. Uno de los principales instrumentos para prevenir y controlar los Riesgos LAFTFPADM a los que se encuentra expuesta una Empresa Obligada, es la aplicación de medidas de Debida Diligencia. Cada Empresa Obligada debe aplicar las medidas de Debida Diligencia mínimas que le correspondan conforme a lo establecido en este numeral. Para determinar su alcance, las Empresas Obligadas deben utilizar un enfoque basado en el riesgo de acuerdo con la materialidad y sus características propias, teniendo en cuenta las operaciones, Productos y contratos que lleve a cabo o pretenda desarrollar, así como sus Contrapartes, países o Áreas Geográficas de operación y canales y demás características particulares. El alcance del proceso de Debida Diligencia debe ser el apropiado para la naturaleza y tamao del negocio. 5.3.1. Debida Diligencia En todo caso, las Empresas Obligadas siempre deben adoptar Medidas Razonables de Debida Diligencia de la Contraparte, con un enfoque basado en riesgo y la materialidad del mismo. Para tal efecto, deben adoptar las siguientes medidas mínimas conforme a la materialidad, entre otras: a. Identificar a la Contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes. b. Identificar al Beneficiario Final de la Contraparte y tomar Medidas Razonables para verificar su identidad. c. Tratándose de Personas Jurídicas, se deben tomar Medidas Razonables para conocer la estructura de su propiedad con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga. Las medidas tomadas deben ser proporcionales al nivel del riesgo y su materialidad o complejidad inducida por la estructura de titularidad de la sociedad mercantil o la naturaleza de los asociados mayoritarios. d. Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial. e. Realizar una Debida Diligencia continua de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones que se realicen sean consistentes con el conocimiento que tiene la Empresa Obligada sobre la Contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos. Las Empresas Obligadas podrán disear y definir formatos para el adecuado conocimiento de las Contrapartes. Estos formatos podrán ajustarse de acuerdo con las características de cada industria o sector económico al que pertenezcan, y conforme a los Factores de Riesgo LAFTFPADM identificados, a la Matriz de Riesgo LAFTFPADM y la materialidad del Riesgo LAFTFPADM. Para el análisis de las operaciones con las Contrapartes, la Empresa Obligada debe construir una base de datos u otro mecanismo que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras. Esta base de datos debe contener, como mínimo, el nombre de la Contraparte, ya sea persona natural o jurídica, la identificación, el domicilio, el Beneficiario Final, el nombre del representante legal, el nombre de la persona de contacto, el cargo que desempea, fecha del proceso de conocimiento o monitoreo de la Contraparte. . Con base en lo anterior y para responder la primera inquietud, es la Entidad Obligada la que debe definir los métodos para obtener la información sobre antecedentes judiciales que requiera, respecto de cada uno de los asociados o empleados Al respecto de su segunda inquietud y en el mismo sentido de lo determinado anteriormente, es claro que es la Empresa Obligada quien tiene el deber de adoptar su propio sistema de gestión, con un enfoque basado en el riesgo de acuerdo con sus características propias, teniendo en cuenta entre otros, las operaciones, productos y contratos que lleve a cabo o pretenda desarrollar, así como la calidad de sus contrapartes, países o áreas geográficas de operación, canales de distribución y demás características particulares, incluyendo con ello la verificación sobre la veracidad y la seguridad de la información que se obtiene para realizar dichos análisis. Frente a la tercera inquietud, tampoco es posible sugerir ninguna fuente pública de información a las que pueda acudir la Empresa Obligada para verificar las autorizaciones o licencias de productos de venta restringida, toda vez que existen en el mercado una gran variedad de productos que deben ser revisados bajo la óptica de la comercialización, inclusive existen algunos que requieren de licencia previa, la cual debe ser expedida por ciertas autoridades. Por último y frente a la cuarta inquietud, es preciso reiterar que son las Empresas Obligadas las que determinan según las bases de datos de información respectivas, la forma en que las mismas propondrán las alertas y su forma de controlar los eventos correspondientes, con el fin de minimizar la materialización de los riesgos evidenciados. Al respecto, se pone de presente lo manifestado por esta Despacho: Para el efecto, al momento de disear y definir su sistema de prevención, se debieron adquirir o desarrollar los mecanismos, procedimientos y medidas que permitan el adecuado conocimiento de los clientes y demás contrapartes. Estos se debieron definir en función al nivel de detalle al que la empresa obligada debe llegar para identificar, evaluar, monitorear y controlar adecuadamente los riesgos de LAFT inherentes a su actividad. En consecuencia, con las herramientas disponibles, cada sistema debe establecer la forma y profundidad a la que se quiere llegar para entender que se ha desarrollado un adecuado proceso de debida diligencia en el conocimiento de las contrapartes y beneficiarios finales, por lo que dependerá, en cada caso particular y para cada operación particular, el punto en el que se entiende agotado adecuadamente el proceso de debida diligencia, en aras de contar con el conocimiento más extenso posible sobre las contrapartes y beneficiarios finales, puesto que la Circular Básica Jurídica no determina expresamente ni limita los mecanismos que las empresas deban establecer para la prevención del riesgo de LAFT. La Circular no limita los mecanismos que las Empresas quieran establecer para la prevención del riesgo de LAFT, lo cual no faculta para desconocer el orden jurídico, ni las normas de derecho comercial o de derecho societario aplicables en materia de reserva de los libros y papeles del comerciante.1 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Of icio 220-020934 13 de f ebrero de 2020. Asunto: sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LAFT. Consultado el 2 de marzo de 2021. Disponible en: De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental los conceptos reiterados en cada ítem particular, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.