OBLIGACIÓN DE REMITIR EL INFORME DE GESTIÓN A LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES - CIRCULAR 100-000015 de 2020.

ASUNTO: OBLIGACIÓN DE REMITIR EL INFORME DE GESTIÓN A LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES - CIRCULAR 100-000015 de 2020. Acuso recibo del escrito citado en la referencia, con el cual presenta consulta sobre la Circular 100-000015 de 2020. Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad. Con el alcance indicado, éste Despacho se permite resolver sus inquietudes en los siguientes términos: 1.1. Cuando la circular menciona en el numeral 1.3 Todas las empresas deberán acompaar los estados financieros de fin de ejercicio con los siguientes documentos subraya y negrillas fuera del texto original y entre ellos menciona el informe de gestión de los administradores de las sociedades, sírvase aclarar: 1.1.1. La obligación de remitir el informe de gestión a la Superintendencia de Sociedades es exigible a todas las sociedades, independientemente del grado de inspección, vigilancia y control, o es respecto solo de las sociedades requeridas en dicha Circular La obligatoriedad de diligenciamiento y presentación de la información financiera se encuentra debidamente precisada en el numeral 1.1 de la Circular 100-000015 del 10 de diciembre de 2020, en los siguientes términos: 1.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio, sin necesidad de orden expresa de carácter particular emitida por esta Superintendencia, por mandato del artículo 289 del Código de Comercio. Las Entidades Empresariales sometidas a inspección, a las que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, dirigido a la dirección o correo electrónico de notificación judicial inscrito en el registro mercantil, están obligadas a remitir los estados financieros a 31 de diciembre de 2020, por mandato del artículo 83 de la Ley 222 de 1995. Las Entidades Empresariales que conforman el Grupo 3 en virtud del Decreto 2706 de 2012, modificado por el Decreto 3019 de 2013 y compilado en el Titulo 3 del Decreto 2420 de 2015 y que se encuentran sometidas a vigilancia, control o aquellas inspeccionadas a las que se les imparta la orden mediante acto administrativo de carácter particular, deberán diligenciar la información financiera en el aplicativo XBRL Express y remitirla a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros - SIRFIN. La información financiera de este tipo de Entidades Empresariales correspondiente al corte a 31 de diciembre de 2020 y no se podrá radicar en físico o en papel ya que se tendrá como no presentada. Los estados financieros solicitados deben presentarse certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Las Entidades Empresariales inspeccionadas que hayan sido requeridas y que se encuentren vigiladas por otra superintendencia y que estén en proceso de liquidación voluntaria o las que determinen que NO cumplen con la hipótesis de negocio en marcha a 31 de diciembre de 2020, deben informar tal situación, al correo electrónico webmastersupersociedades.gov.co dirigido al Grupo de Informes Empresariales, con anterioridad al vencimiento de los plazos sealados en la Tabla No.1, con el fin de excluirlos de la obligación de enviar la información financiera. 1.3 Documentos Adicionales Todas las Entidades Empresariales deberán acompaar los estados financieros de fin de ejercicio con los siguientes documentos: b. El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea de accionistas o junta de socios para su aprobación o no, de conformidad con los artículos 446 del Código de Comercio y 46 de la Ley 222 de 1995, el cual, además, debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la Entidad Empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras. 1.1.2. Las sociedades que no tienen la calidad de vigiladas por la Superintendencia de Sociedades ni por otra superintendencia, y tampoco han sido requeridas por acto administrativo expreso para presentar estados financieros ante el primer ente de control, están en la obligación de remitir el informe de gestión de los administradores a dicha entidad Es decir, deben todas las sociedades en Colombia, a partir de la expedición de la Circular, reportar ante la Superintendencia los informes de gestión de sus administradores sin consideración a su grado de inspección, vigilancia y control o de si han sido requeridas por la Superintendencia Como se puede apreciar en el numeral 1.1 de la Circular 100-000015 del 10 de diciembre de 2020, se define claramente que, para el caso de las sociedades, son las: i inspeccionadas, a las que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, ii vigiladas y iii controladas quienes deben cumplir con la referida obligación. 1.2. Sírvase además informar si se tienen que informar a la Superintendencia de Sociedades, en la fecha de remisión del informe de gestión, todos los pagos hechos a los empleados con cargos directivos, en los términos del literal a del numeral tercero del artículo 446 del Código de Comercio, aun cuando la sociedad correspondiente no tenga junta directiva. El literal a del numeral tercero del artículo 446 del Código de Comercio, prescribe lo siguiente: ARTÍCULO 446. La junta directiva y el representante legal presentarán a la asamblea, para su aprobación o aprobación, el balance de cada ejercicio, acompaado de los siguientes documentos: 3. El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad, que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los que a continuación se enumeran: a Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la sociedad Por tanto, el informe de que trata la disposición anterior, debe efectuarse conforme a la estructura interna de la sociedad. 1.3. En caso de que la respuesta al numeral 1.3 anterior sea afirmativa, se solicita amablemente que se informe: 1.3.1. Quiénes o qué cargos se deben entender como directivos de la sociedad En opinión de éste Despacho, y para efectos de norma objeto de análisis, se deben entender como directivos las personas que ostentan la calidad de administradores según el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, que prescribe lo siguiente: ARTICULO 22. ADMINISTRADORES. Son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. 1.3.2. Qué nivel de detalle respecto de tales egresos debe ser presentado a la Superintendencia de Sociedades En criterio de ésta Oficina, se debería identificar por lo menos al directivo, sealar el monto de los pagos, la fecha y el concepto de los mismos, teniendo presente que los egresos deben corresponder a salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones. Lo anterior, sin perjuicio de lo que determinen sobre el particular, las Delegaturas de Supervisión Societaria y Asuntos Económicos y Societarios de ésta Superintendencia, respectivamente. 1.3.3. Cómo protege la Superintendencia de Sociedades la confidencialidad de dicha información La información está sometida a lo establecido en las normas legales, entre otras, el artículo 61 del Código de Comercio, en concordancia con lo previsto por los numerales 1 y 2 del artículo 5, 24, 27, y 36 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y artículos 6, 18, 19 y 21 de Ley 1712 de 2014. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes sealar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.