OFICIAL DE CUMPLIMIENTO – DOMICILIO.

OFICIO 220-122457 DEL 02 SEPTIEMBRE DE 2021 ASUNTO: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO – DOMICILIO. Me refiero a su escrito radicado como se anuncia en la referencia, mediante el cual consulta sobre algunos aspectos relacionados con la designación del Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT. La consulta fue planteada en los siguientes términos: “¿Es posible que una Empresa Obligada a implementar el Manual SAGRILAFT, en virtud de la Circular Externa 100- 000016 del 24 de 2020, designe como oficial de cumplimiento a una persona domiciliada en el exterior, la cual cumple con los demás criterios consagrados en el numeral 5?1.4.3.1. de la Circular Externa 100- 00004 del 9 de abril de 2021? ¿Cuál es la finalidad de dicha circular requerir que el oficial de cumplimiento esté domiciliado en Colombia?” Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, por lo que, a pesar de que su consulta se eleva exponiendo un caso particular, la respuesta de ésta Oficina debe entenderse que se refiere a situaciones generales que se le asemejen. También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como ésta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. Advertido lo anterior, éste Despacho procede responder su consulta señalando que la Circular Externa 100-000004 del 9 de abril de 2021, la cual modificó numeral 5.1.4.3.1. de la Circular Externa No.100-000016 del 24 de diciembre de 2020, establece lo siguiente: “5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva. b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada. d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso), o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno. e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí. f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. (Debida Diligencia) de este Capítulo X. g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen. h. Estar domiciliado en Colombia.” (Subraya el Despacho) Así las cosas, el Oficial de Cumplimiento debe cumplir cada uno de los requisitos mínimos señalados en las normas, entre los cuales ésta que se encuentre domiciliado en Colombia. Por tanto, no es posible que la Empresa Obligada a implementar el SAGRILAFT, designe como Oficial de Cumplimiento a una persona domiciliada en el exterior, ya que tal circunstancia iría en contravía de los establecido en el numeral 5.1.4.3.1. de la Circular Externa 100-00004 del 9 de abril de 2021. Frente a la segunda inquietud, se debe recordar que el Oficial de Cumplimiento es una persona natural de vital importancia para el sistema, encargada de velar por el cumplimiento del SAGRILAFT, presentar informes relacionados con la eficiencia y efectividad del mismo, promover los correctivos necesarios, coordinar el programa interno de capacitación, verificar los procedimientos de Debida Diligencia, entre otras. De esta manera, el Oficial de Cumplimiento está encargado de participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT. Así las cosas, y teniendo en cuenta la importancia de su labor y de las funciones que desempeña, es importante que exista una inmediación total en el desarrollo de sus obligaciones que le permita el conocimiento de la actividad económica, el mercado, los canales de comercialización, la estructura organizacional, administrativa y de recursos humanos, entre otros, y así pueda identificar plenamente y de primera mano, los riesgos a los cuales está expuesta la empresa, su manejo y mitigación, razones por las cuales se exige que esté domiciliado en Colombia. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros.