RESERVA DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

OFICIO 220-202539 DEL 16 DE DICIEMBRE DE 2025 ASUNTO RESERVA DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2025-01- 729624 a la cual esta entidad mediante Oficio 548-169247 realizó prórroga con el fin de poder dar respuesta cabal y completa a su petición; así como a la comunicación radicada en esta entidad con el número 2025-01-729978 por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo mediante la cual nos dio traslado por competencia de la misma petición y la cual también fue objeto de prorroga mediante Oficio 548-169242, en las cuales plantea las siguientes inquietudes: “2. PETICIÓN Desde la Subdirección de Inspección y por motivos de interés general, de manera respetuosa se realiza la consulta, para precisar, cuáles de estos documentos tienen el carácter de información reservada o clasificada para ser presentada a terceros, cuáles son los criterios de clasificación, cuál es el tratamiento que se le debe dar a esta información cuando debe ser presentada a terceros y señalar la normativa que sustenta dicha clasificación: 1. Acta de Asamblea de Accionistas, en la cual se aprueba la reducción de capital social, indicando expresamente las cuentas del Activo y del Patrimonio que se verán afectadas por dicha disminución. En el acta también se relacionan los accionistas, con su respectivo porcentaje de participación en la sociedad, y se describe el mecanismo previsto para la distribución del capital a reducir. 2. Certificación, suscrita por el Representante Legal y el Revisor Fiscal de la sociedad, en la cual se acredite el origen y la disponibilidad de los recursos con los que se efectuará el reembolso de capital. 3. Estado de Situación Financiera, con corte a la fecha que se indique, proyectado con la disminución de capital objeto del trámite. El documento debe reflejar de manera explícita la afectación en las cuentas del Activo y del Patrimonio, y estar debidamente certificado por el Representante Legal y el Contador Público. 4. Certificación suscrita por el Representante Legal y el Contador Público de la sociedad que contiene la desagregación del pasivo laboral, expedida con base en el Estado de Situación Financiera de la sociedad, en la cual Página: 1 se detalle de manera discriminada la composición de las obligaciones laborales. Dicha certificación debe incluir, como mínimo: ● Provisión para prestaciones sociales (cesantías, intereses sobre cesantías, primas y vacaciones). ● Aportes a la seguridad social y parafiscales pendientes de pago. ● Obligaciones por beneficios a empleados a corto y largo plazo, conforme a lo establecido en el marco normativo contable aplicable (NIIF plenas o NIIF para PYMES). Observación: Se precisa que la certificación se solicita presentarse únicamente a nivel de subcuenta contable, de manera que no se incluya información detallada por cada trabajador. 5. Certificación del Revisor Fiscal, en la cual, con ocasión de la reducción de capital, se evalúe y declare expresamente que no existen incertidumbres materiales relacionadas con eventos o condiciones que puedan generar dudas significativas sobre la capacidad de la sociedad para continuar como negocio en marcha en el corto y mediano plazo. 6. Certificación suscrita por el Representante Legal, el Contador y el Revisor Fiscal, en la cual se informe de manera detallada el número y la relación de pensionados a cargo o compartidos por la sociedad, de conformidad con el Estado de Situación Financiera y las obligaciones pensionales reconocidas en libros. Observación: De ninguna manera se solicita información puntual sobre el pensionado, por el contrario, la certificación se solicita a nivel de detalle de subcuenta. 7. Certificación suscrita por el Representante Legal y Contador Público, con fecha a este requerimiento, que incluya la relación detallada de todos los litigios de orden laboral en curso. Para cada proceso, se deberá indicar: ● Estado actual del litigio. ● Valor de la provisión registrada por cada procedimiento judicial laboral. ● Cuenta contable específica donde se encuentran provisionados dichos valores. ● Probabilidad de materialización de la contingencia (alta, media, baja). Página: 2 8. Certificación firmada por Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal de la desagregación de ingresos operacionales de acuerdo con actividades. 9. Certificación firmada por Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal de la desagregación de costos y gastos operacionales a nivel de subcuentas. 10. Copia de declaración de IVA pagada. 11. Certificación suscrita por el Representante Legal y Revisor Fiscal, que contenga la composición accionaria y porcentaje de participación.” Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto, ni implican un pronunciamiento sobre la legalidad de actos o contratos, ya que tal análisis corresponde a las autoridades judiciales. Con el alcance indicado, esta Oficina procede a responder su consulta debiendo señalar que no es posible para esta entidad en sede consultiva realizar un pronunciamiento particular y concreto sobre el carácter de información reservada o clasificada de cada uno de los documentos enlistados en la consulta, siendo del caso indicar que no hay tarifa legal específica sobre la reserva o clasificación de estos documentos en específico, por lo que corresponderá a cada una de las entidades correspondientes realizar el respectivo análisis de acuerdo a su criterio institucional, en este caso, en el desarrollo de los tramites propios Página: 3 del Ministerio del Trabajo, sobre los cuales esta entidad carece de competencia para pronunciarse. No obstante lo anterior, esta Oficina se referirá en términos generales a lo que tiene que ver con la reserva de los documentos del comerciante o de las sociedades comerciales en tratándose de un tema de competencia de la misma. Así las cosas, procede iniciar trayendo a colación lo consignado en la Constitución Política1 en relación con el derecho a la intimidad, así: “Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.” (Subraya fuera de texto) Es claro entonces que los libros y documentos de un comerciante solo pueden ser revisados por él mismo o por quienes estén expresamente autorizados, y únicamente para los propósitos previstos en la Constitución y con orden de una autoridad competente. Lo anterior, sin perjuicio del derecho de inspección que le asiste a los socios, así como las facultades propias de los órganos de control o auditoría, conforme lo ha establecido el Código de Comercio2, así: “Artículo 49. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos. 1 COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de Colombia. Gaceta Constitucional 114 del 7 de julio de 1991: Disponible en: https://www.suin- juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Constitucion/1687988 2 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 410 de 1971. Diario Oficial 33339 del 16 de junio de 1971. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/1833376 Página: 4 Artículo 51. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. Artículo 61. Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.” En concordancia con lo anterior, se precisa que los libros de comercio serán entonces tanto los libros corporativos como los libros de contabilidad que dan cuenta de las operaciones económicas de la empresa con sus respectivos registros, los cuales gozaran de la mencionada reserva. En todo caso, esta reserva cuenta con una excepción, la cual también se encuentra contenida en el Código de Comercio3 en los siguientes términos: “Artículo 63. Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes: 1) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones; 2) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común; 3) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de Procedimiento Penal, y 4) En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.” Sin perjuicio de lo anterior, procede en todo caso precisar que esta excepción a la reserva de los libros y papeles del comerciante no significa que al ser estos conocidos por la autoridad correspondiente dejen de ser reservados pues deberá 3 Ídem Página: 5 entenderse que la información obtenida conserva plenamente su carácter reservado. Como complemento de lo visto en pretérito procede citar lo contenido en la Circular Básica Contable4 de esta entidad: “(…) Por regla general, los libros y papeles del comerciante están protegidos por la reserva propia de los documentos privados, salvo claras excepciones que incluyen el derecho de inspección, investigaciones fiscales, penales o ejercicio de funciones de supervisión. El examen de los libros contables se debe practicar en forma presencial en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto. Sin perjuicio de la existencia de normas especiales, negarse a exhibir los libros, cuando fuere decretada por autoridad competente, implicará que se tengan como probados los hechos que se intentan acreditar, salvo que aparezca justificada la pérdida, extravío o destrucción involuntaria. Los papeles del comerciante, como son entre otros los libros principales, auxiliares y demás documentación, deben permanecer en el domicilio principal de la Entidad Empresarial. (11) Artículos 61 al 67 del Código de Comercio. (12) Articulo 21 de la Ley 1778 de 2016. (13) Articulo 16 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.” Por lo tanto, cada uno de los documentos relacionados en la petición deberán ser revisados a la luz de los artículos antes mencionados y en especial del artículo 63 del Código de Comercio, así como de las funciones legales que se ostentan por parte del Ministerio del Trabajo, para dilucidar la obligación que tiene el representante legal de la sociedad respectiva en la entrega de los mismos. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro. 4 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa Circular 100-000007 de 12 de julio de 2022. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161224/Circular+100- 000007+de+12+de+julio+de+2022.pdf/48f6c87d-a322-0957-c799- 2be23519e9c9?version=1.5&t=1743207447382