ELECCIÓN DE JUNTA DIRECTIVA – CUOCIENTE ELECTORAL - EL NÚMERO TOTAL DE VOTOS VÁLIDOS SE DIVIDE POR EL NÚMERO DE CARGOS PRINCIPALES A PROVEER.

OFICIO 220-165911 DEL 09 DE JULIO DE 2024 REFERENCIA: RADICACIÓN 2024-01-511968 ASUNTO: ELECCIÓN DE JUNTA DIRECTIVA – CUOCIENTE ELECTORAL - EL NÚMERO TOTAL DE VOTOS VÁLIDOS SE DIVIDE POR EL NÚMERO DE CARGOS PRINCIPALES A PROVEER. Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número de la referencia, por medio de la cual plantea una consulta en los siguientes términos: “Una sociedad anónima (S.A.) que por estatutos se estableció que la junta directiva estará integrada por 5 miembros principales que serán elegidos por la Asamblea General y simultáneamente con la elección de los principales, elegirá 3 miembros suplentes numéricos los cuales reemplazarán a los principales en sus faltas absolutas o temporales. Al momento de utilizar el método de cuociente electoral para la elección de los miembros de junta directiva encontramos dos fuentes legales de las cuales nos basamos para la implementación de dicho procedimiento, así: 1. Según el artículo 197 del código de comercio establece que se deberá realizar de la siguiente manera: “Este se determinará dividiendo el número total de votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse” 2. Sin embargo, la guía práctica para la celebración de asambleas de accionistas y juntas de socios elaborada por la Superintendencia de Sociedades establece en su parte II, literal C, numeral 4, que el procedimiento deberá ser el siguiente: “se deberá sumar el número total de votos válidos emitidos y que esta cifra se divide por el número de cargos principales a proveer” En este sentido, realizando un análisis de las fuentes legales para aplicar el cuociente electoral y basándonos en el caso indicado, se tendría entonces lo siguiente: De lo indicado en el artículo 197 de C.Co, el número total de votos deberá dividirse entre 8 que es el número total de personas que hay que elegirse, contando miembros principales y miembros suplentes de número, pues en el caso, los suplentes NO SON PERSONALES. Página | 1 ________________________________________________________________________ Por el contrario, de lo indicado en la guía de la Supersociedades se desprende que el número total de votos deberá dividirse entre 5 que es el número total de cargos PRINCIPALES que hay que elegirse; sin tener en cuenta cómo sería la elección de los suplentes de número. Así las cosas, se realiza la siguiente consulta: ¿En la sociedad anónima que se deban escoger para junta directiva 5 miembros principales y 3 miembros suplentes, cuál es la operación aritmética válida para la aplicación del cuociente electoral? ¿Se deberán dividir el número total de votos entre todos los cargos a proveer, en este caso 8 o entre el número de cargos PRINCIPALES a proveer, en este caso, 5?” (SIC) Previamente a responder su consulta debe señalarse que la competencia de esta entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020 modificado por el Decreto 1380 de 2021. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad. Anotado lo anterior, en relación con sus inquietudes, es preciso realizar las siguientes consideraciones previas: En la sociedad anónima, el máximo órgano social es el encargado de realizar la elección del cuerpo colegiado denominado junta directiva, conforme a lo consagrado en los artículos 1871 y 4202 del Código de Comercio. 1 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Código de Comercio, Artículo 187. La junta o asamblea ejercerá las siguientes funciones generales, sin perjuicio de las especiales propias de cada tipo de sociedad: 1) Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos; 2) Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores; 3) Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes; 4) Hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente; 5) Considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal, en su caso; 6) Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados; 7) Constituir las reservas ocasionales, y 8) Las demás que les señalen los estatutos o las leyes. PARÁGRAFO. Las funciones anteriores podrán cumplirse lo mismo en las reuniones ordinarias que en las extraordinarias, si en el contrato social o en las leyes no se previene otra cosa”. 2 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Código de Comercio. Artículo 420. “La asamblea general de accionistas ejercerá las funciones siguientes: 1) Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales; 2) Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se pagará; 3) Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, funcionarios directivos o el revisor fiscal; 4) Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponda; 5) Disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sea colocada sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento de las acciones presentes en la reunión. 6) Adoptar las medidas que Página | 2 ________________________________________________________________________ En el mencionado tipo societario, debe existir necesariamente la junta directiva, la cual se integra conforme lo dispuesto en el artículo 434 del Código de Comercio y su elección se realiza mediante el sistema de cuociente electoral en los términos del artículo 1973 del código citado. El referido artículo 434 es del siguiente tenor: “Art. 434. Las atribuciones de la junta directiva se expresarán en los estatutos. Dicha junta se integrará con no menos de tres miembros y cada uno de ellos tendrá un suplente. A falta de estipulación expresa en contrario, los suplentes serán numéricos”. En este sentido, respecto de la integración de la junta directiva, es claro que mínimo debe integrarse con tres miembros principales y la ley de manera expresa consagrada que cada uno de ellos deberá tener un suplente. Sobre este asunto en particular, la entidad en el Oficio 220-1570214 expresó lo siguiente: “(…) Los estatutos de una sociedad anónima establecen que la Junta Directiva estará formada por tres miembros principales y solo dos suplentes, ¿Es esto posible de acuerdo con la normatividad vigente?. Sobre el particular, me permito manifestarle que el artículo 434 del Código de Comercio, referente a la composición del cuerpo colegiado denominado JUNTA DIRECTIVA, consagra de manera expresa lo siguiente: “Las atribuciones de la junta directiva se expresaran en los estatutos. Dicha junta se integrará con no menos de tres miembros, y cada uno de ellos tendrá un suplente. A falta de estipulación expresa en contrario, los suplentes serán numéricos”. (El resaltado es nuestro). Conforme lo anterior, es claro a todas luces que cada miembro principal de la junta directica de una sociedad debe necesariamente tener un miembro suplente, y por ende en el caso que nos ocupa, es necesario que el máximo órgano social del ente jurídico proceda a reformar el artículo de los estatutos sociales para adaptarlo a la normatividad legal vigente. (…)”. exigiere el interés de la sociedad, y 7) Las demás que le señalen la ley o los estatutos y las que no correspondan a otro órgano” 3 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Código de Comercio. Art. 197. “Siempre que en las sociedades se trate de elegir a dos más personas para integrar una misma junta, comisión o cuerpo colegiado, se aplicará el sistema de cuociente electoral. Este se determinará dividiendo el número total de los votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse. El escrutinio se comenzará por la lista que hubiere obtenido mayor número de votos y así en orden descendente. De cada lista se declararán elegidos tanto nombres cuantas veces quepa el cuociente en el número de votos emitidos por la misma, y si quedaren puestos por proveer, éstos corresponderán a los residuos más altos, escrutándolos en el mismo orden descendente. En caso de empate de los residuos decidirá la suerte. Los votos en blanco sólo se computarán para determinar el cuociente electoral. Cuando los suplentes fueren numéricos podrán reemplazar a los principales elegidos de la misma lista. Las personas elegidas no podrán ser reemplazadas en elecciones parciales, sin proceder a nueva elección por el sistema del cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad. 4 COLOMBIA. Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-157021 (6 de noviembre de 2013) Asunto: “Junta Directiva Cada miembro principal debe tener un miembro suplente. Artículo 434 del Código de Comercio”. Página | 3 ________________________________________________________________________ En lo atinente a la elección de los miembros de la junta directiva, la Superintendencia de Sociedades en su Circular Básica jurídica5 establece: “(…) TÍTULO V. JUNTA DIRECTIVA 3.29. Elección de miembros de junta directiva por parte del máximo órgano social. Siempre que se trate de elegir a dos o más personas para integrar una misma junta, comisión o cuerpo colegiado, se aplicará el sistema de cociente electoral. El sistema de cociente electoral, se aplicará de la siguiente forma: 3.29.1. Se suman el número total de votos válidos emitidos, incluidos los votos en blanco. 3.29.2. La cifra anterior se divide por el número de cargos principales a proveer. 3.29.3. El número de votos a favor de cada lista se dividirá por el cociente obtenido según la operación realizada en el numeral 3.29.2. 3.29.4. El cociente obtenido indica el número de cargos a que tiene derecho cada lista. 3.29.5. Si se agotan las listas con cocientes en número entero, se acudirá al residuo de cada una de las operaciones. 3.29.6. Los cargos restantes se proveerán en atención al número mayor obtenido en el residuo por cada lista, hasta agotar el número de miembros requeridos. 3.29.7. En caso de empate de los residuos, se decidirá a la suerte. (…)”. (El resaltado es nuestro). Con base en las anteriores consideraciones, este Despacho procede a resolver sus inquietudes: “¿En la sociedad anónima que se deban escoger para junta directiva 5 miembros principales y 3 miembros suplentes, cuál es la operación aritmética válida para la aplicación del cuociente electoral?” Partimos de la base que para la elección de junta directiva en una sociedad anónima, debe necesariamente darse aplicación al sistema de cuociente electoral, el cual se aplicará de la siguiente forma: i) Se suman el número total de votos válidos emitidos, incluidos los votos en blanco. ii) La cifra anterior se divide por el número de cargos principales a proveer. iii) El número de votos a favor de cada lista se dividirá por el cociente obtenido según la operación realizada en el numeral anterior. iv) El cociente obtenido indica el número de cargos a que tiene derecho cada lista. v) Si se agotan las listas con cocientes en número entero, se acudirá al residuo de cada una de las operaciones. vi) Los cargos restantes se proveerán en atención al número mayor obtenido en el residuo por cada lista, hasta agotar el número de miembros requeridos. vii) En caso de empate de los residuos, se decidirá a la suerte. 5 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa Básica Jurídica 100-000008 (12 de julio de 2022) Título V. Junta Directiva. Página | 4 ________________________________________________________________________ “¿Se deberán dividir el número total de votos entre todos los cargos a proveer, en este caso 8 o entre el número de cargos PRINCIPALES a proveer, en este caso, 5?” El número total de votos válidos emitidos se divide por el número de cargos principales a proveer. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro. Página | 5