CONSERVACION DE TÍTULOS VALORES

REF: CONSERVACION DE TÍTULOS VALORES Acuso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual solicita el concepto de esta Entidad en torno al tiempo de custodia y de conservación de los títulos valores. La consulta se formula en los siguientes términos: Actualmente trabajo para una constructora y queremos saber cuáles son las normas aplicables para entidades privadas en materia de archivo, custodia y destrucción de títulos valores pagarés, cheques devueltos ya que nos urge poder saber si podemos destruir dichos documentos que fueron firmados como respaldo a obligaciones por compra de inmuebles actualmente están canceladas dichas deudas con clientes, lo cual nos está generando una logística grande y costosa. Aunque es sabido, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias en un caso concreto. Verificada la materia de la consulta, se advierte con toda claridad que, en tanto que los títulos valores tienen la calidad de documentos del comerciante1, ha de entenderse que la cuestión planteada se relaciona con la obligación de conservación de libros y papeles de comercio. 1 Código de Comercio, Artículo 619. 2 Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-003200 del 21 de enero de 2015 Sobre el particular, esta Superintendencia a entendido2 que la obligación de guarda y conservación de papeles del comerciante, se encuentra regulada por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, por el cual fue derogado tácitamente el artículo 60 del Código de Comercio, en los siguientes términos: ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez 10 aos contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. En tales condiciones, se infiere tajantemente que el término durante el cual el comerciante debe conservar los soportes de su información comercial y contable es de diez 10 aos, con la posibilidad de utilizar para el efecto a su elección la conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción. En consecuencia, vencido el plazo sealado, los comerciantes podrán destruir los documentos pertinentes sin cumplir requisito alguno y sin que la administración pueda exigirles su presentación.3 3 Corte Constitucional. Sentencia C-832 de 2006. 4 Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-268967 del 30 de noviembre de 2017. Lo anterior se aviene a las previsiones del artículo 12 de la Ley 527 de 1999, en el sentido de sealar que cuando se utilice un medio técnico, electrónico o magnético, el mismo deberá garantizar la reproducción exacta del documento, caso en el cual el comerciante podrá destruir el documento que se lleve a papel, sin más requerimiento que mantener el medio técnico, magnético o electrónico por diez 10 aos, contados a partir del último asiento, documento o comprobante. En el caso consultado, deberá entenderse que los títulos valores como documentos del comerciante, también se encuentran cobijados por la obligación de ser conservados en medio físico o electrónico que garantice su reproducción, durante los diez 10 aos siguientes a su expedición4. No obstante lo anterior, y dado que se manifiesta en la consulta que: actualmente están canceladas dichas deudas la empresa consultante, como guardián y custodio de los títulos valores y en aras de demostrar su debida diligencia como profesional, debe hacer las diligencias tendientes a lograr la restitución de los títulos valores debidamente cancelados, a los creadores de los mismos conforme a las particularidades de los negocios jurídicos que dieron origen a los mismos. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015, no sin antes sealar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.