Circular Externa 100-000016 De 2020 – Beneficiario Final De La Contraparte – Proveedores.

ASUNTO: CIRCULAR EXTERNA 100-000016 DE 2020 BENEFICIARIO FINAL DE LA CONTRAPARTE PROVEEDORES Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, por medio de la cual, hace referencia a la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 proferida por la Superintendencia de Sociedades, en torno a la identificación del Beneficiario Final de la Contraparte y puntualmente consulta: Debemos actualizar los datos de los proveedores existentes, es decir debemos realizar la búsqueda de los beneficiarios finales con participación superior al 5 en proveedores existentes o esto aplicará solo para proveedores nuevos Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 numeral 2 2.3 de la Resolución 100-000041 del 2021, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Con el alcance indicado, éste Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: En primer lugar, es preciso recordar el concepto de Beneficiario Final al que se refiere la Circular Externa 100-000016 del 24 de 2020: Beneficiario Final: es las personas naturales que finalmente poseen o controlan a un cliente o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a las personas que ejerzan el control efectivo yo final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica. Son Beneficiarios Finales de la persona jurídica los siguientes: a. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, en los términos del artículo 260 y siguientes del Código de Comercio o b. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento 5 o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, yo se beneficie en un cinco por ciento 5 o más de los rendimientos, utilidades o Activos de la persona jurídica c. Cuando no se identifique alguna persona natural en los numerales 1 y 2, la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica . Ahora bien, sobre el Beneficiario Final de la Contraparte, la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado en diversas oportunidades, entre las cuales se encuentra el Oficio 220-088196 del 29 de junio de 2021 Asunto: Conocimiento de los Beneficiarios Finales SAGRILAFT, cuyos apartes pertinentes expresan: es necesario precisar que, de conformidad con lo sealado en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017, modificada integralmente por la Circular No. 100-000016 de 2020 y la Circular No. 100-000004 de 2021, son sujetos obligados a implementar el SAGRILAFT los siguientes: 4. Ámbito de aplicación del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LAFTFPADM Están obligadas a dar aplicación al Capítulo X: 4.1. Las Empresas sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades que hubieren obtenido Ingresos Totales o tenido Activos iguales o superiores a cuarenta mil 40.000 SMLMV, con corte al 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior. Estas Empresas deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X SAGRILAFT. 4.2. Las Empresas que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se sealan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X SAGRILAFT: . es preciso traer a colación lo sealado en el numeral 5.3.1. de la Circular No. 100- 000016 de 2020, referente a la debida diligencia. 5.3.1. Debida Diligencia En todo caso, las Empresas Obligadas siempre deben adoptar Medidas Razonables de Debida Diligencia de la Contraparte, con un enfoque basado en riesgo y la materialidad del mismo. Para tal efecto, deben adoptar las siguientes medidas mínimas conforme a la materialidad, entre otras: a. Identificar a la Contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes. b. Identificar al Beneficiario Final de la Contraparte y tomar Medidas Razonables para verificar su identidad. c. Tratándose de Personas Jurídicas, se deben tomar Medidas Razonables para conocer la estructura de su propiedad con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga. Las medidas tomadas deben ser proporcionales al nivel del riesgo y su materialidad o complejidad inducida por la estructura de titularidad de la sociedad mercantil o la naturaleza de los asociados mayoritarios. d. Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial. e. Realizar una Debida Diligencia continua de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones que se realicen sean consistentes con el conocimiento que tiene la Empresa Obligada sobre la Contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos. Las Empresas Obligadas podrán disear y definir formatos para el adecuado conocimiento de las Contrapartes. Estos formatos podrán ajustarse de acuerdo con las características de cada industria o sector económico al que pertenezcan, y conforme a los Factores de Riesgo LAFTFPADM identificados, a la Matriz de Riesgo LAFTFPADM y la materialidad del Riesgo LAFTFPADM. Para el análisis de las operaciones con las Contrapartes, la Empresa Obligada debe construir una base de datos u otro mecanismo que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras. Esta base de datos debe contener, como mínimo, el nombre de la Contraparte ya sea persona natural o jurídica, la identificación, el domicilio, el Beneficiario Final, el nombre del representante legal, el nombre de la persona de contacto, el cargo que desempea, fecha del proceso de conocimiento o monitoreo de la Contraparte. Las Empresas Obligadas podrán ser requeridas a reportar esta información a la Superintendencia de Sociedades, en la oportunidad y condiciones que la entidad lo establezca. Las Empresas Obligadas previo al inicio de la relación contractual o legal, deberán haber cumplido con los procedimientos de Debida Diligencia que forman parte del SAGRILAFT, adjuntando para tal efecto los soportes exigidos o requeridos. De igual manera, la vinculación de la Contraparte debe haber sido aprobada por el funcionario o persona encargada, de acuerdo con la Política LAFTFPADM de la Empresa Obligada. Si la Empresa Obligada no puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, deberá evaluar la pertinencia de iniciar o terminar la relación legal o contractual, así como también la procedencia de reportar la operación como sospechosa. Excepcionalmente, las Empresas Obligadas pueden completar la verificación después de establecida la relación comercial, si así ha sido establecido en la Política LAFTFPADM, siempre y cuando esto ocurra lo antes y razonablemente posible. La Política LAFTFPADM debe sealar específicamente los eventos en los que procede, que deben obedecer a aquellos esenciales para no interrumpir la conducción normal de la operación. En todo caso, los Riesgos LAFTFPADM deben estar efectivamente bajo control y deben existir procedimientos documentados sobre el manejo del riesgo que establezca las condiciones bajo las cuales la Contraparte puede utilizar la relación antes de la verificación. Si no puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente una vez establecida la relación comercial, la Empresa Obligada deberá evaluar de acuerdo con su Política LAFT si debe continuar con la relación contractual y si es procedente hacer un ROS en relación con la Contraparte. Conforme a lo anterior, la Circular en mención no determina límites sobre la forma específica en la cual, la Empresa Obligada, debe establecer el conocimiento de sus contrapartes y beneficiarios finales por el contrario, solo brinda unos parámetros mínimos con los que debe cumplir la Empresa Obligada, a la hora de establecer una debida diligencia y una debida diligencia intensificada, pero es deber de ésta definir cuáles serán los mecanismos adicionales e idóneos para cumplir con la obligación de conocimiento de las contrapartes y los beneficiarios finales. Lo anterior significa que la Empresa Obligada deberá tomar en cuenta su actividad propia, los riesgos a los que su negocio puede verse expuesto, la materialidad del riesgo y la zona geográfica, entre otros, con el fin de desplegar todas las medidas razonables y necesarias para llevar a cabo ya sea una debida diligencia o una debida diligencia intensificada, que permita el conocimiento de las contrapartes y beneficiarios finales, conforme a su Sistema de Prevención y Riesgo, y dejando a su vez evidencia de los esfuerzos realizados para lograrlo. De acuerdo con lo establecido en el Capítulo X, las medidas razonables son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el riesgo LAFTFPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y su materialidad Con base en lo sealado y para el caso consultado, es claro que la Empresa Obligada debe desplegar las acciones tendientes al conocimiento de sus Contrapartes y sus Beneficiarios Finales, si se dan los presupuestos sealados en el literal b mencionado, es decir, sobre personas naturales que actuando individual o conjuntamente, tengan más del 5 del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica yo se beneficien en un cinco por ciento 5 o más de los rendimientos o utilidades, bien sea que tengan la calidad de proveedores, o que ingresen con posterioridad en tal calidad. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes sealar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros.