SAGRILAFT – OFICIAL DE CUMPLIMIENTO.

OFICIO 220-129937 DEL 09 SEPTIEMBRE DE 2021 ASUNTO: SAGRILAFT – OFICIAL DE CUMPLIMIENTO. Acuso recibo de su comunicación radicada con el número de la referencia, por medio de la cual presenta una consulta en los siguientes términos: “Tengo una inquietud con respecto a que, si el Oficial de Cumplimiento de transparencia y ética empresarial puede tener acceso a la información confidencias, sensible y de reserva, por ejemplo, en el seguimiento al cumplimiento de la debida diligencia en listas restrictivas, si se encontraron algunos casos reportados, puede tener acceso a éstos o solo al informe consolidado que no contiene información individual (por cada trabajador).” Previamente a atender su inquietud debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. El caso a que se refiere su consulta es particular, por lo que esta Oficina no se referirá específicamente al mismo; no obstante, atendiendo el derecho del consultante a ser orientado sobre el tema que le resulta de interés, se expondrán algunas consideraciones generales sobre el mismo. En primer lugar, es preciso señalar que su consulta hace referencia al acceso del Oficial de Cumplimiento a la información sobre las listas vinculantes, el cual es un tema regulado por la Circular Externa 100-000016 de 2020, la cual modificó de manera integral el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017. Por tanto, se hará referencia a dicha regulación y no a la regulación de los programas de transparencia y ética empresarial. En el Capítulo X, la figura de la debida diligencia se refiere al proceso mediante el cual la empresa obligada a diseñar y adoptar un sistema de prevención del riesgo de LA/FT/FPADM, garantiza a través de éste el máximo esfuerzo para el conocimiento de los beneficiarios finales, reales y/o controlantes de sus contrapartes, con el fin de que se abstenga de vincularse con quienes ofrezcan algún grado de alarma. Cabe señalar que mediante Oficio No. 220- 020934 de 2020, ésta Oficina se pronunció sobre el tema de la siguiente forma: “Así las cosas, en el desarrollo de esta tarea, las empresas obligadas deben desplegar todas las actividades que estén a su alcance para lograr conocer en debida forma a las contrapartes y sus beneficiarios finales, hasta el punto que lo permita su sistema de prevención del riesgo y las herramientas de que disponga y hasta el punto en que la empresa obligada quede satisfecha con el conocimiento que tiene de la contraparte y su beneficiario final, para evitar celebrar con éste una operación que pueda ser fuente de LA/FT. Para el efecto, al momento de diseñar y definir su sistema de prevención, se debieron adquirir o desarrollar “los mecanismos, procedimientos y medidas que permitan el adecuado conocimiento de los clientes y demás contrapartes”. Estos se debieron definir en función al nivel de detalle al que la empresa obligada debe llegar para identificar, evaluar, monitorear y controlar adecuadamente los riesgos de LA/FT inherentes a su actividad. En consecuencia, con las herramientas disponibles, cada sistema debe establecer la forma y profundidad a la que se quiere llegar para entender que se ha desarrollado un adecuado proceso de debida diligencia en el conocimiento de las contrapartes y beneficiarios finales, por lo que dependerá, en cada caso particular y para cada operación particular, el punto en el que se entiende agotado adecuadamente el proceso de debida diligencia, en aras de contar con el conocimiento más extenso posible sobre las contrapartes y beneficiarios finales, puesto que la Circular Básica Jurídica no determina expresamente ni limita los mecanismos que las empresas deban establecer para la prevención del riesgo de LA/FT. (…) Sin pretender imponer un derrotero de métodos a implementar por parte de las empresas obligadas a adoptar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo para la Prevención del LA/FT, esta oficina se permite mencionar algunos de éstos, que se conoce son utilizados actualmente por algunos sujetos obligados de los sectores real y financiero, como son: (i) Verificación exhaustiva de listas internacionales vinculantes para Colombia; (ii) Conformación de comités de aceptación de clientes; (iii) Identificación plena de los administradores sociales, con el fin de individualizarlos y consultar información y antecedentes de los mismos; (iv) Efectuar visitas a las instalaciones o sedes de negocios del cliente; (v) Identificación y validación de los principales clientes y proveedores de la Contraparte, entre otras.” Conforme a lo expuesto, cada empresa obligada deberá contar con un sistema que contenga los mecanismos que considere procedentes, para desarrollar un adecuado proceso de debida diligencia en el conocimiento de las contrapartes y beneficiarios finales, el cual deberá ser considerado en cada caso particular. En ese sentido, el Capítulo X no restringe los medios que deben ser implementados por las empresas obligadas para llevar a cabo el proceso de debida diligencia. Así las cosas, se colige que no se le puede limitar al Oficial de Cumplimiento el acceso a la información confidencial y sensible relacionada con sus funciones, más aún cuando se encuentren casos reportados en listas vinculantes, dado que esto impediría que cumpla las obligaciones a su cargo, según el numeral 5.1.4.3.2. de la Circular Externa 100-000016 de 2020. Por tanto, conforme con la consulta formulada, el Oficial de Cumplimiento del SAGRILAFT debe tener acceso a la información reportada en listas vinculantes, para poder desempeñar a cabalidad las funciones propias de su cargo. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página WEB de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.