APROBACIÓN DE ACTAS ADICIONALES

OFICIO 220-217632 DEL 14 DE SEPTIEMBRE DE 2023 REFERENCIA: RADICACIONES 2023-01-572932, 2023-01-623847 Y 2023- 01-702867 ASUNTO: APROBACIÓN DE ACTAS ADICIONALES Me refiero a su comunicación radicada con el primer número de la referencia, término inicial que fuera prorrogado mediante el oficio con el segundo radicado citado en referencia, mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta en los siguientes términos: “Conforme al artículo 431 del Código de Comercio, en caso de que el presidente de la Asamblea General de Accionistas no pueda firmar el acta aclaratoria de dicha Asamblea, esta podrá ser suscrita por el revisor fiscal. Ahora bien, en el evento en que el Revisor Fiscal que tenía una sociedad a la fecha de la reunión fuese cambiado por uno nuevo, surge la pregunta de ¿quién debería suscribir dicha acta? ¿el revisor fiscal que se encontraba en ejercicio al momento de la reunión de la Asamblea General o el actual?” Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o a determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Con el alcance indicado, y para dar respuesta a las inquietudes planteadas, éste Despacho procede a efectuar las siguientes consideraciones de índole general: Teniendo en cuenta que la situación planteada en la consulta hace referencia a un acta adicional, este Despacho se permite citar el artículo 14 del Anexo No. 6 – 2019 que hace parte integral del Decreto 2420 de 2015 y que dispone lo siguiente: Página: | 2 ________________________________________________________________________ “ARTICULO 14. LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.” (subrayado fuera del texto). Dicho esto, queda claro que cuando se trate de aclarar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto. Ahora bien, el artículo 431 del Código de Comercio dispone lo siguiente: “ARTÍCULO 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.” En lo que respecta a la posibilidad que tiene el revisor fiscal de plasmar su firma en las actas de asamblea, se debe tener en cuenta que es viable siempre que el mismo hubiere concurrido a la correspondiente reunión. En este sentido, es preciso recordar lo señalado por esta Oficina mediante Oficio 220- 058598 del 31 de marzo de 2009: “(…) Expuesto lo anterior, es dable concluir que, para sanear la falta de aprobación de las actas de junta directiva, bien porque ya no son las mismas personas las que ocupan dichos cargos, o porque ya no estén en la empresa, es dable concluir que ello podrá sanearse bajo cualquiera de los mecanismos antes señalados, esto es, a) sustituir las firmas de quienes en su oportunidad actuaron como presidente y secretario por la del Revisor Fiscal, siempre que dicho funcionario hubiere concurrido a las reuniones que con dicho procedimiento se pretende sanear. b) incluir a voluntad de la junta directiva las decisiones de que dan cuenta los documentos que carecen de las indicadas firmas, en un acta correspondiente a una reunión posterior, con miras a que el propio cuerpo colegiado subsane la omisión planteada, reafirmando las decisiones allí recogidas, y por supuesto, dejando constancia expresa de la aprobación correspondiente; y Página: | 3 ________________________________________________________________________ c) recurrir a otros medios probatorios para suplir la ausencia de aprobación cuando la ley mercantil lo permita. Así las cosas, no es dable que los actuales presidente y secretario firmen las actas en señal de aprobación, pues no habiendo concurrido a la reunión o reuniones correspondientes a las actas sin aprobar, mal podrían dar crédito de los hechos acaecidos en las mismas. Ahora, de ser posible, considera el Despacho que nada se opone a que quienes actuaron en su oportunidad como presidente y secretario puedan firmar las actas, pues con ello solo estarían cumpliendo con la obligación que en su oportunidad les correspondía, cual era, plasmar su firma en señal de aprobación dando fe de lo ocurrido en reuniones anteriores, en las que ellos fueron testigos presenciales.” (Subrayado fuera del texto). En conclusión, y en aras de responder la pregunta, es preciso tener en cuenta lo siguiente:  Cuando se trate de aclarar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto.  Se debe tener en cuenta si el revisor fiscal participó o no en la asamblea por medio de la cual se aprobó el acta adicional en la cual se aclaró la decisión. En caso de no haber participado, no es posible que el revisor fiscal firme el acta adicional de la asamblea y de fe de la misma, lo anterior, por cuanto éste nunca estuvo en la reunión. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro.