Radicación 2014-01-480526 del 22 de octubre de 2014 LEGALIZACION DOCUMENTOS ABRIL SUCURSAL EN EL EXTERIOR

ASUNTO: LEGALIZACIÓN DOCUMENTOS ABRIL SUCURSAL EN EL EXTERIOR. Aviso recibo de su comunicación enviada a través de la página web y radicada con el número de la referencia, mediante el cual solicita la colaboración de esta Entidad frente a algunas dudas relacionadas con la apertura de una sucursal en el exterior. Sobre el particular, ha de tenerse en cuenta que si bien la apertura de sucursales por una sociedad colombiana dentro o fuera del domicilio, implica el cumplimiento de las formalidades establecidas en el artículo 111 del Código de Comercio, esto es la inscripción en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del lugar donde haya de funcionar, del acta o documento en que conste la decisión de crearla, la designación del representante y sus facultades, acorde con los términos del artículo 263 ibídem, tratándose de su apertura en el exterior, habrá de estarse a los requisitos que las leyes del respectivo país exijan para esa clase de actos, atendiendo que en la legislación nacional no existe impedimento para que una sociedad comercial, cualquiera sea su tipo, pueda establecer sucursales en cualquier lugar del país o en el exterior. Ahora, sobre la legalización de documentos es dable precisar que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y como tal no es ella la llamada a conocer de esos trámites, sino el Ministerio de Relaciones Exteriores. Lo anterior, de conformidad con la Ley 455 de 1998, que aprobó la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961, y declarada exequible por la Corte Constitucional mediante sentencia C- 164 de fecha 17 de marzo de 1999. En efecto, la legalización consiste en reconocer la firma de funcionario público en ejercicio de sus funciones previo registro en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento sea válido en otro país. Se legaliza la firma del funcionario público impuesta en el documento, más no se certifica ni revisa su contenido. Un documento se debe legalizar cuando el país en el cual surtirá efectos no hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de la Haya de 1961. A ese propósito es oportuno traer los apartes del oficio 220- 9774 de 30 de marzo de 2001, a través del cual se examinaron los efectos de la Convención de la Haya de 5 de octubre de 1961, ratificada en Colombia a través de la Ley 455 de 1998, respecto de la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, argumentación que le ilustra sobre su inquietud: . 1. Los documentos notariales expedidos en el exterior poderes y escrituras públicas, están expresamente cobijados por la convención, de tal manera que respecto de ellos rige la Apostilla, suscrita por la autoridad que en el exterior se designe para el efecto por tanto las formalidades posteriores como la legalización diplomática o consular y su legalización por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores, no es aplicable. Sin embargo, cuando los documentos notariales conciernan a actos propios de personas jurídicas, respecto de las cuales deba acreditarse su existencia legal, la apostilla suplirá la exigencia del artículo 480 del Código de Comercio, en la medida en que el mismo notario certifique sobre la existencia y ejercicio del objeto social por parte de la sociedad. 2. El tratado se aplica a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un estado contratante y que debe ser exhibido en el territorio de otro estado contratante. Por tanto, la naturaleza del documento es determinante para establecer la aplicabilidad del Tratado en tal sentido, un acto o contrato suscrito en el exterior como el documento de fundación de la sociedad extranjera, los estatutos o la Resolución de incorporación no están cobijados por el régimen previsto en la convención de la Haya y por tanto deben sujetarse al trámite de legalización efectuado por el agente diplomático o consular, firma que debe someterse a su legalización posterior por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores. Así pues, respecto de los documentos sealados, la autenticación efectuada por los funcionarios competentes, lo será a su vez por la del Cónsul colombiano o a falta de éste, por el de una nación amiga, quien a su vez certificará que la sociedad existe y ejerce su objeto social, conforme a las leyes del respectivo país, tal y como lo dispone el artículo 480 del Código de Comercio. 3. Acorde con lo expresado, el cónsul conserva la autoridad que le asiste para certificar respecto de la existencia y el ejercicio del objeto social por parte de una sociedad que pretende incorporarse al país a través de una sucursal, constancia que no puede expedir la autoridad que Apostilla, pues ésta se limita a dar fe sobre la autenticidad de la firma, sobre si quien firma lo hace en la condición que se expresa en el acto y eventualmente sobre la indicación del sello o estampilla que llevare. Lo anterior, sin perjuicio de que los documentos apostillados hubieren sido proferidos por una autoridad pública y la misma hubiere dejado constancia de que la sociedad existe y ejerce su objeto social conforme a las leyes de su país, caso en el cual resulta innecesaria la certificación de que trata el artículo 480 del Código de Comercio. 4. Los trámites que en materia de legalización deban continuar realizando los Consulados de Colombia en el exterior, corresponde a un punto materia de reglamentación por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores, autoridad que debe efectuar las precisiones respectivas. Los destacados fuera de texto. En ese orden de ideas, si la naturaleza del documento es lo que determina la aplicabilidad de la Convención, constancias o certificaciones acerca de la existencia de la sociedad, representación legal y el desarrollo del objeto social conforme a las leyes del respectivo país escapan a la autoridad que Apostilla, que se limita a dar fe sobre la autenticidad de la firma y a qué título actúa la persona que firma el documento, pero si esas condiciones se encuentren incorporados en documento público, el trámite de autenticación previsto en la Legislación Nacional se hace innecesario. Sumado a lo anterior, sólo queda por agregar que los pasos y procediendo para Apostillar los documentos públicos como el trámite para la autenticación de documentos son del resorte exclusivo del Ministerio de Relaciones Exteriores. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, con los alcances que contempla el artículo 28 del C.C.A.