220-9774, Convención de la Haya y sus efectos respecto de la legalización de documentos públicos

Ref: Convención de la Haya y sus efectos respecto de la legalización de documentos públicos. Se recibió su comunicación radicada el día 12 de febrero último con el número 493.806-0, mediante la cual alude a la expedición de la Ley 455 de 1998 por medio de la cual Colombia ratificó la convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961, según la cual, cada estado contratante eximirá de legalización los documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un estado contratante y que deben ser exhibidos en el territorio de otro estado contratante. Las inquietudes presentadas a ese propósito se concretan en los siguientes puntos: l. En tratándose de documentos notariales expedidos en el exterior, existe para la Superintendencia alguna excepción para efectos de la abolición del requisito de legalización poderes, escrituras públicas etc.. 2. Si en efecto un documento extendido en el exterior, como en el caso de la firma de un contrato cualquiera que sea su naturaleza, los poderes otorgados o los documentos relacionados con la apertura de sucursales en Colombia, con la simple autenticación ante Notario de las firmas de quienes lo suscribieron y el diligenciamiento de la Apostilla para certificar su autenticidad y a título de que se actúa, podrá hacerse efectivo en Colombia sin necesidad de trámite adicional. 3. En los términos del artículo 480 del Código de Comercio y 65 del Código de Procedimiento Civil y en tratándose de documentos otorgados en el exterior, el Cónsul procederá a su autenticación y hará constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país. En tal sentido el Cónsul perdió la competencia y dicha certificación para acreditar la existencia y representación será exclusiva de la entidad competente de cada país junto con la correspondiente Apostilla.. Se hace la respuesta de esa Superintendencia extensiva a los documentos que se le envíen con motivo de la incorporación de sucursales extranjeras en Colombia en desarrollo con lo previsto en el Decreto 1258 de 1993. 4. Cuales serán los trámites que en materia de legalización continuarán realizando los Consulados de Colombia en el exterior, si en la práctica ya se están negando a realizar cualquier tipo de autenticación Consideraciones Generales: l. De acuerdo con lo dispuesto por los artículos 2 y 3 de la convención, los estados contratantes eximirán de legalización los documentos a los que se aplica la presente convención cuando tales documentos deban ser presentados en su territorio. Para el efecto el único trámite que podrá exigirse para certificar la autenticidad de la firma, a qué titulo ha actuado la persona que firma el documento, y cuando proceda, la indicación sello o estampilla que llevare, es la adición del certificado descrito en el artículo 4 , expedido por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento. El referido certificado descrito en el artículo 4 de la convención lleva por título APOSTILLE Convention de la Haye du 5 octubre 1961 y debe ser colocado en el documento mismo o en un otro si, de acuerdo con el modelo inserto en la convención, el que podrá ser redactado en el idioma oficial de la entidad de la autoridad que lo expide, como también en un segundo idioma. 2. Mediante Resolución número 0267 del 30 de enero de 2000, en desarrollo del artículo 6 de la Convención, se designó como autoridad competente para expedir la certificación de la Apostilla al Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de la oficina de legalizaciones y la misma Resolución previa la consideración de que la convención fue declarada exequible por la Corte Constitucional y al hecho de la adhesión de Colombia al Tratado efectuada el día 27 de abril de 2000, dispuso que la misma entraría en vigencia a partir del 30 de enero del ao 2001, fecha que coincide con la de expedición de la citada resolución. 3. Mediante Circular instructiva del 26 de enero de 2001, el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia manifestó con fundamento en el artículo 2 de la Convención, la supresión de la exigencia de legalización Diplomática o Consular para los documentos Públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado parte y que deben ser presentados en el territorio de otro Estado parte. Sealó que de acuerdo con la Convención, por legalización debe entenderse el trámite mediante el cual los Agentes Diplomáticos o Consulares del país donde el documento ha de ser presentado certifican la autenticidad de la firma y a qué titulo ha actuado la persona que firma el documento, y cuando proceda, la indicación o sello que lleve el documento. A su turno la referida circular dispuso que de acuerdo con el convenio, los documentos públicos provenientes de los Estados parte y contemplados en la Convención no requieren de la autenticación Consular ni de la posterior legalización por parte del Ministerio de Relaciones al entrar en vigencia el convenio y por lo tanto deben ser admitidos tan solo con el sello de APOSTILLE, colocado por la autoridad competente designada por el país que produjo el documento transcribe la enumeración de los documentos que la convención declaró como públicos y de los que el convenio exceptuó de su aplicación, que corresponden a los expedidos por los agentes diplomáticos o consulares y a los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras. Efectuadas las consideraciones que anteceden, se procederá a responder las inquietudes presentadas, en su orden, así: l. Los documentos notariales expedidos en el exterior poderes y escrituras públicas, están expresamente cobijados por la convención, de tal manera que respecto de ellos rige la Apostilla, suscrita por la autoridad que en el exterior se designe para el efecto por tanto las formalidades posteriores como la legalización diplomática o consular y su legalización por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores, no es aplicable. Sin embargo, cuando los documentos notariales conciernan a actos propios de personas jurídicas, respecto de las cuales deba acreditarse su existencia legal, la apostilla suplirá la exigencia del artículo 480 del Código de Comercio, en la medida en que el mismo notario certifique sobre la existencia y ejercicio del objeto social por parte de la sociedad. 2. El tratado se aplica a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un estado contratante y que debe ser exhibido en el territorio de otro estado contratante. Por tanto, la naturaleza del documento es determinante para establecer la aplicabilidad del Tratado en tal sentido, un acto o contrato suscrito en el exterior como el documento de fundación de la sociedad extranjera, los estatutos o la Resolución de incorporación no están cobijados por el régimen previsto en la convención de la Haya y por tanto deben sujetarse al trámite de legalización efectuado por el agente diplomático o consular, firma que debe someterse a su legalización posterior por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores. Así pues, respecto de los documentos sealados, la autenticación efectuada por los funcionarios competentes, lo será a su vez por la del Cónsul colombiano o a falta de éste, por el de una nación amiga, quien a su vez certificará que la sociedad existe y ejerce su objeto social, conforme a las leyes del respectivo país, tal y como lo dispone el artículo 480 del Código de Comercio. 3. Acorde con lo expresado, el cónsul conserva la autoridad que le asiste para certificar respecto de la existencia y el ejercicio del objeto social por parte de una sociedad que pretende incorporarse al país a través de una sucursal, constancia que no puede expedir la autoridad que Apostilla, pues ésta se limita a dar fe sobre la autenticidad de la firma, sobre si quien firma lo hace en la condición que se expresa en el acto y eventualmente sobre la indicación del sello o estampilla que llevare. Lo anterior, sin perjuicio de que los documentos apostillados hubieren sido proferidos por una autoridad pública y la misma hubiere dejado constancia de que la sociedad existe y ejerce su objeto social conforme a las leyes de su país, caso en el cual resulta innecesaria la certificación de que trata el artículo 480 del Código de Comercio. 4. Los trámites que en materia de legalización deban continuar realizando los Consulados de Colombia en el exterior, corresponde a un punto materia de reglamentación por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores, autoridad que debe efectuar las precisiones respectivas . En los anteriores términos considero haber atendido las inquietudes planteadas, se advierte que los efectos de la presente consulta son los previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.