Ref. DE LA FIRMA DE ACTAS

Ref. DE LA FIRMA DE ACTAS Acusa recibo la Superintendencia de Sociedades de su comunicación radicada con el número 2010-01-141707, a través del cual indaga si para el libro de actas es necesario tener la firma del presidente y secretario, o se puede también por medios digitales como el correo electrónico. Igualmente pregunta hasta que fecha tiene validez el acta para ser firmada. Sobre el particular, dispone el artículo 189 del Código de Comercio que: Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras o se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. De la norma transcrita se desprende que las actas de las reuniones del máximo órgano social se tienen por válidas para efectos probatorios, siempre que respecto de ellas conste su aprobación y la firma de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. Ahora bien, en virtud de lo previsto en la Ley 527 de 1999, es posible utilizar firmas digitales y medios electrónicos para acreditar la autenticidad respectiva. De otra parte, es obligación de los administradores estar atentos al diligenciamiento de los libros y papeles del comerciante, entre los cuales se encuentra la elaboración y suscripción de actas, trámite que si bien no tiene un término de estirpe legal si puede afectar el funcionamiento de la compaía, si no se hace en un término prudencial y cercano a su elaboración. De esta manera se responde el interrogante formulado, y se le hace saber que sus alcances están determinados en el artículo 25 del CCA.