220-54036, Reconstrucción del Libro de Actas cuando se lleva en hojas removibles.

Ref.: Reconstrucción del Libro de Actas cuando se lleva en hojas removibles. Se avisa recibo de su escrito radicado con el número 2004-01-119199 por medio del cual, previa manifestación del extravío de algunas de las hojas del Libro de Actas, que se lleva en hojas removibles, pregunta si es viable la aplicación del artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, por vía analógica, que regula el proceso para la reconstrucción de los libros y papeles del comerciante por perdida, extravío o destrucción de los mismos. Sobre el particular, indaga si es procedente la aplicación del referido artículo en sus incisos 1 y 4, en el sentido de que previo denuncio del hecho, las hojas se reemplazarían insertando en el libro correspondiente copia simples de las mismas, debidamente firmadas, que se encuentran en poder de los socios gestores, dejando una nota de que su reconstrucción obedece al extravío de las mismas. De ser el procedimiento adecuado, pregunta como se deja constancia de que las copias simples, con las cuales se reemplazaran las hojas del libro extraviadas, se encuentran en poder de terceros, o si para el efecto bastaría con la afirmación que en tal sentido haga el representante legal, como nota en dichas copias. De no ser posible la aplicación del inciso 4, la reconstrucción se haría conforme lo sealan los incisos 1 y 2 del precitado artículo 135, éste último, reconstruyendo el libro de actas con base en las copias que obran en poder de dichos socios, dotándolas de autenticidad mediante testimonio ante notario de las personas que participaron en la elaboración del acta, que bien podría ser la persona que actuó como secretario de la reunión correspondiente. De no ser posible ninguno de los procedimientos sealados, formula los siguientes interrogantes: 1. Cuál sería el procedimiento indicado para la reconstrucción de las hojas extraviadas. 2. De acuerdo con la respuesta presentada, pregunta si el libro de actas reconstruido tiene pleno valor probatorio de conformidad con la ley. 3. Finalmente, cuál sería la sanción aplicable si la reconstrucción no se efectúa dentro de los seis 6 meses siguientes a la perdida o extravió o destrucción, previsto en el citado artículo 135. Previo a referirnos a las inquietudes planteadas, se precisa que el procedimiento al que se hará referencia como las formalidades para la validez de las actas y su reconstrucción, hacen relación a los documentos que corresponden a las reuniones del máximo órgano social o junta de socios, conforme lo prevé el artículo 28, numeral 7 en concordancia con el 195 del C. de Co. En cuanto al procedimiento que debe adelantarse para la reconstrucción de algunas de las hojas removibles del libro de actas, por extravío de las mismas, debe anotarse que es el previsto en el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, normativa que detalla el procedimiento para la reconstrucción de los libros del comerciante sin que la misma haga distinción si el libro se lleva en hojas separadas o no, de donde se infiere claramente que, previo denuncio de tal hecho, se tomará como base la copia de las actas que obran en los archivos de la compaía, en poder de los socios o de terceros, según sea el caso. Entonces, si se trata de copias auténticas artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, pueden asentarse en el nuevo libro u hojas, según se trate, sin otro requisito adicional, pero entratándose de copias simples o fotocopias, deberá establecerse previamente su autenticidad, bien mediante testimonio de las personas que hubieren intervenido en su elaboración de quienes actuaron como secretario o presidente en la referida sesión o mediante testimonio de alguna persona a quien le conste el contenido del acta original, entre otros procedimientos artículo 253 del Código citado. Así las cosas, en el caso planteado, se concluye que, previo el denuncio correspondiente por pérdida o extravío de las hojas correspondientes al libro de actas, los documentos que reposan en poder de los socios gestores, son documentos idóneos para la reconstrucción de las mismas, previa observancia de las formalidades antes anotadas. Respecto al valor probatorio, pertinente resulta transcribir algunos apartes del Oficio 220-008106 del 04 de marzo de 2002, que refiriéndose a la elaboración de las actas expresó: . A su vez, el legislador previó la autenticidad de los documentos públicos, salvo que mediante tacha de falsedad se compruebe lo contrario no así respecto de los documentos privados, respecto de los cuales previó dos grandes sistemas para establecer su autenticidad: El reconocimiento y la presunción de autenticidad, en los eventos taxativamente enumerados en el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil. En efecto, el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, dispone: se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, y los demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción a su vez, el artículo 49 del Código de Comercio establece: Para los efectos legales cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos . A su vez, el artículo 195 del Código de Comercio, establece: la sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios. De otra parte, el Código de Comercio en su artículo 189, seala que Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas, precepto que reitera el artículo 431 ibídem, cuando seala: lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal. Del análisis de las normas anteriormente citadas, se desprende lo siguiente: 1. En los casos en que el presidente y el secretario de la reunión, no se hubieren designado estatutariamente, le corresponde al máximo órgano social al tiempo de la reunión nombrar las personas que han de actuar en tal condición. 2. La firma del presidente y del secretario, conforme a lo previsto por el artículo 431 del Código de Comercio puede suplirse con la firma del Revisor Fiscal, previsión legal, que aplica solo para las sociedades por acciones, pero que se hace extensiva a aquellas que por virtud de lo dispuesto por el parágrafo 2 del artículo 13 de la ley 43 de 1990, tengan a 31 de diciembre activos brutos equivalentes a cinco mil salarios mínimos yo cuyos ingresos brutos sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos, y general a sociedades que cuentan con revisoría fiscal. Ahora bien, los referidos preceptos legales, todos de carácter especial, fueron concebidos para dotar las relaciones económicas que este ordenamiento regula, de una mayor movilidad, practicidad y seguridad, en aras a facilitar la realización de la actividad mercantil. En este sentido, el legislador presume la autenticidad de los libros de comercio registrados y llevados en legal forma, presupuesto que en torno al valor probatorio de las actas, debe concretarse necesariamente en establecer con certeza que el documento elaborado corresponde a la voluntad social, expresada por el máximo órgano social, circunstancia que de suyo implica el cumplimiento de unos requisitos de forma, los que en este caso coinciden con los previstos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio. Así pues, de la previsión contenida en el artículo 189 ibídem, se desprende que la intención del legislador fue la de conferirle el carácter de prueba suficiente a las copias de las actas que cumplan con la totalidad de las formalidades legales con la sola exigencia de la autorización que de ellas emita el secretario o algún representante de la sociedad, presupuesto del que se deriva que resulta innecesaria la presentación del libro de actas para verificar su correspondencia con el acta original. De acuerdo con lo expresado, los documentos que carecen de la firma del presidente y secretario de la reunión o en su defecto del revisor fiscal, no tiene el carácter de actas del máximo órgano social y por tanto, no pueden ser esgrimidas como tales. Por último, téngase en cuenta que el legislador dispuso que la reconstrucción de los libros debe efectuarse dentro de los seis 6 meses siguientes a los hechos, por lo que en caso de inobservancia, bien puede la Entidad que ejerza inspección, vigilancia o control sobre el ente societario, imponer las sanciones si le han sido asignadas expresamente, para el caso de la Superintendencia de Sociedades será la prevista en el numeral 3, del artículo 86 de la Ley 222 de 1995. Para mayor información e ilustración sobre los temas en consulta, se sugiere consultar la pagina de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. http:portal.supersociedades.gov.co