REUNIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL

OFICIO 220-009116 DEL 08 DE DICIEMBRE DE 2023 REFERENCIA: RADICACIÓN 2023-01-860352 ASUNTO: REUNIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual presenta una consulta en los siguientes términos: “1. ¿Si una sociedad anónima no ha celebrado reuniones ordinarias o extraordinarias de conformidad con lo previsto en sus estatutos (para asamblea y para junta directiva) cuales son las consecuencias legales? 2. ¿Cómo se subsana el hecho de no haber celebrado las reuniones en el libro de actas? 3. ¿Qué pasa si esa sociedad pretende iniciar un proceso de liquidación judicial, puede hacerlo teniendo en cuenta que no cuenta con la información de actas, aprobación de estados financieros, entre otros?” Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100-000041 de 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Con el alcance indicado, este Despacho procederá a dar respuesta a la consulta en los siguientes términos: Página: | 1 ________________________________________________________________________ Sobre el primer interrogante, es preciso señalar respecto de la celebración de las reuniones ordinarias y extraordinarias, los artículos 422 y 423 del Código de Comercio disponen lo siguiente: “ARTÍCULO 422. Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. ARTÍCULO 423. Las reuniones extraordinarias de la asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, por convocación de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal. El superintendente podrá ordenar la convocatoria de la asamblea a reuniones extraordinarias o hacerla, directamente, en los siguientes casos: 1) Cuando no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos; 2) Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea, y 3) Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas. La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal.”1 (Subrayado fuera de texto) Conforme a lo expuesto, las reuniones ordinarias del máximo órgano social se celebran con el fin de conocer la situación actual de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y tomar todas las decisiones que sean necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto social de la compañía. Por su parte, las reuniones extraordinarias se celebran con la finalidad de atender asuntos imprevistos o urgentes que deba conocer el máximo órgano social. Ahora bien, de conformidad con el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, son deberes de los administradores los siguientes: 1 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 410 (27 de marzo de 1971). Asunto: Por el cual se expide el Código de Comercio. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html#1 http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html#1 Página: | 2 ________________________________________________________________________ “ARTÍCULO 23. DEBERES DE LOS ADMINISTRADORES. Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. En el cumplimiento de su función los administradores deberán: 1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social. 2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. 3. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal. 4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad. 5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada. 6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos. 7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas. En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad.”2 (Subrayado fuera de texto) Según lo expuesto, es deber de los administradores velar por el cumplimiento de las leyes y los estatutos, por lo tanto, es deber de éstos velar por que las reuniones ordinarias de asamblea se celebren en la forma prevista en la ley y en los estatutos, así como convocar a las reuniones extraordinarias de asamblea cuando de acuerdo con las necesidades de la compañía sea requerido. Conforme a lo anterior, el incumplimiento de las obligaciones de los administradores puede hacerlos responsables por los perjuicios que por culpa o dolo le causen a la sociedad, a los socios o a terceros, en los términos del artículo 24 de la Ley 222 de 1995, el cual es del siguiente tenor: “ARTÍCULO 24. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES. El artículo 200 del Código de Comercio quedará así: ARTÍCULO 200. Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten. 2 COLOMBIA.CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 222 (20 de diciembre de 1995). Asunto: Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0222_1995.html#1 Página: | 3 ________________________________________________________________________ En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador. De igual manera se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo prescrito en el artículo 151 del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. En estos casos el administrador responderá por las sumas dejadas de repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar. Si el administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella y de quien actúe como su representante legal. Se tendrán por no escritas las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de las responsabilidades ante dichas o a limitarlas al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos.”3 Aunado a lo anterior, la Superintendencia de Sociedades en virtud del artículo 86 de la Ley 222 de 1995 podrá imponer multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos. En cuanto al segundo interrogante, y de acuerdo con lo descrito en la respuesta a la primera inquietud, se tiene que al no haberse celebrado reuniones tampoco pudo haberse elaborado actas, ya que estas constituyen prueba de lo desarrollado en las asambleas, por lo cual, de acuerdo al caso planteado en la consulta, sería necesario convocar primero a una reunión en los términos que corresponda según la ley o los estatutos y celebrar la reunión en los términos de las normas legales, siendo posible en dicha reunión evaluar los informes de gestión, los estados financieros y demás asuntos necesarias para el funcionamiento de la sociedad. Una vez se celebre la reunión, se deberá proceder a elaborar el acta conforme a lo dispuesto en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, los cuales establecen siguiente: “ARTÍCULO 189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.” 3 Ibídem. Página: | 4 ________________________________________________________________________ “ARTÍCULO 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.”4 Adicional a lo anterior, se debe tener en cuenta que en virtud del numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, los libros de actas de asamblea y juntas de socios deben registrarse en el registro mercantil. De igual forma, se recuerda que es deber de los administradores velar por el cumplimiento de la ley y de los estatutos y cualquier incumplimiento podrá hacer responsables a los administradores de los perjuicios que por dolo o culpa le ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros, sin perjuicio de las sanciones que podría imponer la Superintendencia de Sociedades. Respecto del último interrogante, se informa que el proceso de Liquidación Judicial de una sociedad se encuentra regulado en la Ley 1116 de 2006, el cual, en términos generales, puede iniciarse por fracaso del proceso de reorganización, incumplimiento del acuerdo de reorganización o por el cumplimiento de algunas de las causales legales de liquidación judicial inmediata. Respecto de las causales de liquidación judicial inmediata, el artículo 49 de la referida ley establece lo siguiente: “ARTÍCULO 49. APERTURA DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN JUDICIAL INMEDIATA. Procederá de manera inmediata en los siguientes casos: 1. Cuando el deudor lo solicite directamente, o cuando incumpla su obligación de entregar oportunamente la documentación requerida, como consecuencia de la solicitud a un proceso de insolvencia por parte de un acreedor. 2. Cuando el deudor abandone sus negocios. 3. Por solicitud de la autoridad que vigile o controle a la respectiva empresa. 4. Por decisión motivada de la Superintendencia de Sociedades adoptada de oficio o como consecuencia de la solicitud de apertura de un proceso de reorganización, o cuando el deudor no actualice el proyecto de reconocimiento y graduación de créditos y derechos de voto requerida en la providencia de inicio del proceso de reorganización. 5. A petición conjunta del deudor y de un número plural de acreedores titular de no menos del cincuenta por ciento (50%) del pasivo externo. 6. Solicitud expresa de inicio del trámite del proceso de liquidación judicial por parte de una autoridad o representante extranjero, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley. 4 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 410 (27 de marzo de 1971). Op Cit. Página: | 5 ________________________________________________________________________ 7. Tener a cargo obligaciones vencidas, por concepto de mesadas pensionales, retenciones de carácter obligatorio a favor de autoridades fiscales, descuentos efectuados a los trabajadores, o aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, sin que las mismas fuesen subsanadas dentro del término indicado por el Juez del concurso, que en ningún caso será superior a tres (3) meses. 8. La providencia judicial que decreta la apertura inmediata del trámite del proceso de liquidación judicial no admite ningún recurso, con excepción de la causal prevista en los numerales 2 y 7 de este artículo, evento en el que sólo cabrá el recurso de reposición. Si el juez del concurso verifica previamente que el deudor no cumple con sus deberes legales, especialmente en cuanto a llevar contabilidad regular de sus negocios, conforme a las leyes vigentes, podrá ordenar la disolución y liquidación del ente, en los términos del artículo 225 y siguientes del Código de Comercio, caso en el cual los acreedores podrán demandar la responsabilidad subsidiaria de los administradores, socios o controlantes. PARÁGRAFO 1o. El inicio del proceso de liquidación judicial de un deudor supone la existencia de una situación de cesación de pagos, conforme a lo dispuesto en esta ley para el efecto en el proceso de reorganización. PARÁGRAFO 2o. La solicitud de inicio del proceso de liquidación judicial por parte del deudor o de este y sus acreedores deberá venir acompañada de los siguientes documentos: 1. Los cinco (5) estados financieros básicos, correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios y los dictámenes respectivos, si existieren. 2. Los cinco (5) estados financieros básicos, cortados al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la fecha de la solicitud. 3. Un estado de inventario de activos y pasivos cortado en la misma fecha indicada en el numeral anterior, debidamente certificado y valorado. 4. Memoria explicativa de las causas que lo llevaron a la situación de insolvencia.”5 (Subrayado fuera de texto) Conforme a lo expuesto y reiterando lo dicho anteriormente, es obligación de toda sociedad celebrar las reuniones ordinarias del máximo órgano social, registrar las actas en los libros correspondientes y en general, cumplir con las normas legales y con las disposiciones estatutarias, so pena de las responsabilidades y sanciones a las que se ha hecho alusión en el presente concepto. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad. 5 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1116 de 2006. Asunto: Por la cual se establece el Régimen de Insolvencia Empresarial en la República de Colombia y se dictan otras disposiciones. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1116_2006.html#TITULO%20IOFICIO2023-09-012690ANONIMO Página: | 6 ________________________________________________________________________