Circular Externa No. 100-000016 De 2020 – Oficial De Cumplimiento

ASUNTO: CIRCULAR EXTERNA NO. 100-000016 DE 2020 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Acuso recibo de su escrito citado en la referencia mediante el cual, en ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, formula una consulta relacionada con el oficial de cumplimiento en el SAGRILAFT, en los siguientes términos: CUANDO EN LA CIRCULAR DICEN QUE: EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO NO PERTENECER A LA ADMINISTRACIÓN O A LOS ÓRGANOS SOCIALES, NI DE AUDITORÍA O CONTROL NTERNO O EXTERNO REVISOR FISCAL O VINCULADO A LA EMPRESA DE REVISORÍA FISCAL QUE EJERCE ESTA FUNCIÓN, SI ES EL CASO O QUIEN EJECUTE FUNCIONES SIMILARES O HAGA SUS VECES EN LA EMPRESA OBLIGADA, QUISIERAMOS QUE NOS ACLARARAN Y EJEMPLIFICARAN QUE CARGOS ENTRARÍAN DENTRO DE LA DEFINICIÓN NO DEBE PERTERCECER A LA ADMINISTRACIÓN O A ÓRGANOS SOCIALES, QUÉ CARGOS DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN SE PUEDEN PRESUMIR QUE PERTENECEN A LA ADMINISTRACIÓN, PODEMOS DECIR QUE, UNA DIRECTORA JURÍDICA O UNA GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, ENCAJAN DENTRO DE ESA DEFINICIÓN. SIC Aunque es sabido, es oportuno reiterar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituidos por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Así las cosas, conforme al alcance indicado, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones a la luz de las normas que regulan la materia: Con el fin de actualizar la normatividad a las recomendaciones de organismos internacionales, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular 100-000016 de 2020, modificando el Capítulo X de su Circular Básica Jurídica Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017. De esta manera, el objetivo principal de la modificación del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica es profundizar el enfoque basado en riesgos tanto en la supervisión de esta Entidad como en la creación de políticas y matrices por parte de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, obligadas al cumplimiento del régimen de AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL LAFTFPADM Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS A LA UIAF, y en la identificación, segmentación, calificación, individualización, control y actualización de los factores de riesgos y los riesgos asociados a la probabilidad de que éstas puedan ser usadas o puedan prestarse como medio en actividades relacionadas con el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas destrucción masiva. Ahora bien, sobre el aspecto puntual del Oficial de Cumplimiento, se observa en la circular bajo estudio, que el mismo es una persona natural vinculada a través de contrato laboral o mediante contrato de prestación de servicios con la compaía obligada, la cual también podrá estar asociada a una persona jurídica que ofrezca este tipo de servicios. A su vez, estará encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. De esta manera, el numeral 5.1.4.3.1. del Anexo 1 de la Circular Externa 100-000016 de 2020, establece los requisitos mínimos para ser designado como oficial de cumplimiento, en los siguientes términos: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LAFTFPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva. b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LAFTFPADM y el tamao de la Empresa Obligada. d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez 10 Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, i el Oficial de Cumplimiento deberá certificar y ii el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí. f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 Debida Diligencia de este Capítulo X. g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para de todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen. Subraya el Despacho. Conforme a lo expuesto, la persona que sea designada como Oficial Cumplimiento debe cumplir con unos requisitos mínimos, dentro de los cuales se encuentra no pertenecer a la administración de la sociedad a los órganos sociales. Para dar respuesta a su consulta, este Despacho se permite sealar que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son administradores el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. Por otra parte, es preciso anotar que no podrá ser Oficial de Cumplimiento quien tenga la calidad de asociado de la Empresa Obligada, en aplicación de la prohibición referida a pertenecer a los órganos sociales, que para este caso debe entenderse de dirección 1. 1 Junta de Socios o Asamblea de Accionistas. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros documentos de consulta.