Eficacia de las decisiones de los órganos sociales-valor probatorio de las actas.

REF.: EFICACIA DE LAS DECISIONES DE LOS ÓRGANOS SOCIALES - VALOR PROBATORIO DE LAS ACTAS. Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-058991, por medio del cual previas algunas consideraciones formula algunos interrogantes relacionados con el momento a partir del cual producen efectos las decisiones de los órganos sociales, si desde la fecha de su adopción o desde el momento en que las mismas quedan consignadas en las actas que dan cuenta de las reuniones. Sobre el particular, es preciso en primer término tener en cuenta que en materia de decisiones de asamblea general de accionistas y de junta de socios, la validez y obligatoriedad de las mismas depende de que se hayan adoptado con el lleno de los requisitos legales o estatutarios en cuanto a convocación y quórum, Y con el número de votos exigido en la ley o en el contrato social, y de que dichas decisiones ostenten carácter general artículo 188 C.Co. Tratándose de determinaciones del máximo órgano social que impliquen reformas estatutarias, las mismas producen efectos entre los asociados desde el momento en que se adoptan, y frente a terceros desde el día en que la correspondiente escritura pública se inscribe en el registro mercantil artículo 158 Ibídem. Ahora bien, las decisiones aprobadas en las reuniones del máximo órgano social, deben constar en actas, tal como lo dispone el artículo 189 del Código de Comercio, a cuyo texto: Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. Del inciso segundo de la norma transcrita se observa que la función de las actas es la de servir de medio probatorio de los hechos ocurridos en las correspondientes reuniones, mas no la de dotar de validez y eficacia jurídica a las decisiones aprobadas en las mismas. De allí que el citado precepto establezca que la copia autorizada de las actas constituye prueba suficiente de los hechos ocurridos en la reunión, prueba que como tal no resulta exclusiva para demostrar las determinaciones adoptadas, salvo que quienes pretendan acreditar tal circunstancia, sean los propios administradores de la sociedad, en cuyo evento las actas sí configuran el único medio de prueba. Respecto del valor probatorio de las actas, así como de la omisión de las formalidades de elaboración, aprobación o firma de presidente y secretario de las mismas, resulta pertinente traer a colación lo manifestado por esta Superintendencia mediante Oficio 220-12121 del 21 de febrero de 2003, a saber: Adicionalmente, vale la pena traer a colación apartes del Oficio 220- 49438 del 21 de agosto de 1998, mediante el cual esta Entidad, refiriéndose a un caso similar, después de hacer un análisis de los preceptos legales contenidos en los artículos 189 Ibídem, que establece que las decisiones de la asamblea general o junta de socios se harán constar en actas aprobadas por la misma o por la comisión designada para el efecto y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario de la misma del artículo 431 que contiene los requisitos mínimos que ellas deben contener y del artículo 195 sobre la obligatoriedad de llevar libros de actas, debidamente registrado y asentadas en orden cronológico, llega a la conclusión que las formalidades sealadas por el legislador para tales documentos, como son la firma del presidente y secretario y la aprobación del mismo, tienen como fin ...dotarlos de idoneidad para servir de medio probatorio..., formalidades sin las cuales los mismos no alcanzan la plenitud de su valor y por lo cual los hechos allí consignados no pueden entenderse suficientemente probados... De lo antes expuesto se concluye que las actas tienen pleno valor probatorio, siempre y cuando se encuentren debidamente aprobadas por el máximo órgano social o por la comisión designada para tal fin y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario en la respectiva reunión, formalidades que de omitirse no suponen la nulidad de las decisiones en ellas contenidas, irregularidad que se predica de las decisiones tomadas sin el número de votos previsto en los estatutos o en la ley requerido o excediendo los límites del contrato social art. 190 C. de Co., evento en el cual su declaratoria deberá intentarse ante la justicia ordinaria, en la forma y términos previstos en el artículo 191 precedente. Reafirma este concepto el hecho de que las actas cumplen una labor eminentemente probatoria de lo sucedido, tratado, acordado o decidido en la respectiva reunión de asamblea general de accionistas o de junta de socios, al igual que seala que la omisión de las formalidades de aprobación de las actas o de la firma de las mismas por parte de quienes actuaron como presidente y secretario en las correspondientes reuniones, no trae como consecuencia la nulidad de las decisiones aprobadas, habida cuenta que tal sanción solo procede por las causales previstas en el artículo 190 del Código de Comercio, valga recordar, adopción de determinaciones sin el número de votos requerido en la ley o en los estatutos, o excediendo los límites del contrato social. Adicionalmente, el pretermitir las referidas formalidades, no puede afectar la validez de las resoluciones del máximo órgano social por razones de ineficacia o de inoponibilidad, dado que la primera de tales sanciones opera cuando se han aprobado determinaciones en contravención al artículo 186 del Estatuto Mercantil requisitos de convocación y quórum, en tanto que la segunda tiene lugar cuando las decisiones sociales no ostentan carácter general conforme al artículo 188 del citado estatuto. No obstante, la falta de formalidades de aprobación y firma de las actas por parte de presidente y secretario no afectar la validez y eficacia de las determinaciones tomadas por la asamblea de accionistas o la junta de socios, existen situaciones excepcionales en las que se necesita de actas debidamente aprobadas y firmadas para poder hacer efectivos derechos de los asociados o para hacer oponibles frente a terceros designaciones o revocaciones de funcionarios de la compaía. En efecto, para que los socios o accionistas puedan exigir judicialmente las sumas debidas por la sociedad por concepto de utilidades, se requiere tanto del balance como de copia auténtica del acta en donde consten los acuerdos válidamente aprobados, por ser dichos documentos los que configuran el título ejecutivo para tal fin artículo 156 C.Co. Así mismo, con el propósito de que los asociados puedan hacer uso de su derecho a impugnar las decisiones del máximo órgano social artículo 191 Ibídem, resulta lógico que se necesite la copia autorizada de las actas para que sea acompaada con la demanda respectiva. De igual manera, para que la sociedad pueda hacer valer frente a terceros el nombramiento o la remoción de administradores o revisores fiscales, se hace indispensable la inscripción en el registro mercantil del acta respectiva que da cuenta de tales circunstancias artículo 163 Ibídem. En lo que respecta a las actas de las reuniones de junta directiva, es de anotar que si bien la ley exige inscribir en el registro mercantil los libros de actas de dicho órgano colegiado artículo 28 Num. 7 C.Co, la misma no determina la forma de elaborar tales documentos ni establece el contenido de los mismos, razón por la cual es dable concluir que las actas del mencionado órgano no requieren de aprobación, salvo de que se trate del acta contentiva del nombramiento del representante legal, en cuyo caso el artículo 441 del Código de Comercio sí exige tal requisito. A este respecto resulta apropiado traer a colación el Oficio 220-21511 del 30 de mayo de 2001 en el que esta Superintendencia expresó: 4.- Respecto a la aprobación de las actas de Junta Directiva, esta Entidad ha conceptuado que se trata de un requisito procedimental ordenado expresamente para las de asambleas o juntas de socios artículo 189 del C. de Co. mas no para las de junta directiva en todos los casos. En efecto, rigurosamente solo se encuentra consagrada esa exigencia para los eventos de inscripción en el registro mercantil de las designaciones de representantes legales en el artículo 441 del Código de Comercio en donde se lee: En el Registro Mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal. La apreciación anterior permite afirmar que no es aplicable la analogía consagrada en el artículo 1 del Código de Comercio frente a la aprobación de las actas de junta directiva Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1997 Superintendencia de Sociedades, pagina 78. De lo antes expuesto se concluye que la aprobación de las actas de junta directiva no es un requisito legal, a menos que se trate del acta que consigna la elección del representante legal de la sociedad artículo 441 C.Co, lo cual permite afirmar que la validez de las decisiones del comentado órgano no depende de que las mismas queden plasmadas en actas debidamente aprobadas, no obstante ser estas de carácter obligatorio, sino de que hayan sido adoptadas por la mayoría de los miembros requerida en la ley o en los estatutos. Así mismo es dable aseverar que la ejecutividad de las determinaciones del referido cuerpo colegiado no se sujeta al registro en actas de los hechos ocurridos en una determinada reunión, pues al igual que como sucede con las actas de asamblea de accionistas o de junta de socios, las de junta directiva cumplen una función de naturaleza estrictamente probatoria. Teniendo en cuenta las consideraciones efectuadas, procedo a dar respuesta a sus interrogantes de la siguiente manera: PRIMERO: Desde qué momento son válidas las decisiones adoptadas por un órgano colegiado con el cumplimiento de los requisitos de convocatoria y quórum, desde el momento en que se obtiene el voto favorable de los integrantes del quórum decisorio o desde el momento en que la decisión es reducida a escrito en el acta correspondiente. Tratándose de decisiones de asamblea general de accionistas y de junta de socios, las mismas se consideran obligatorias para los asociados desde el mismo momento en que se adoptan con las mayorías exigidas por la ley o los estatutos artículo 188 C.Co, y de allí que produzcan sus efectos a partir de dicho tiempo, independientemente de que el acta que da cuenta de las determinaciones se apruebe con posterioridad, pues tal como aquí se manifestó, las actas solo cumplen un papel probatorio de los hechos ocurridos durante la respectiva reunión. Cuando las decisiones implican reformas estatutarias, los efectos de las mismas se producen entre los asociados desde el mismo momento de su adopción, así la elaboración y aprobación del acta correspondiente se haga ulteriormente, en tanto que frente a terceros tales decisiones surten sus efectos a partir de la inscripción en el registro mercantil de la escritura pública contentiva del acta que incorpora la reforma artículo 158 C.Co. Respecto de las determinaciones de la junta directiva, su eficacia tiene lugar a partir de la fecha en que son aprobadas en observancia de los requisitos legales o estatutarios en cuanto a quórum y mayorías, aunque el acta que consigne los hechos sucedidos en la reunión se elabore con posterioridad, habida cuenta que tal como se ha insistido reiteradamente las actas sirven es de medio de prueba y no de requisito de validez de las decisiones. SEGUNDO: Una vez adoptada válidamente, en el seno de un cuerpo colegiado una decisión, aunque aún no se haya aprobado el acta correspondiente debe procederse a ejecutar lo aprobado u ordenado por la junta o asamblea. La regla general es que la ejecución de las decisiones de los órganos sociales no depende de la aprobación del acta respectiva, aunque en casos excepcionales el acta debidamente aprobada se constituye en documento necesario para llevar a cabo lo acordado, como es el caso del nombramiento o revocación de administradores o de revisor fiscal, en el que para que produzca efectos frente a terceros la correspondiente determinación, se requiere de la inscripción en el registro mercantil de dicho documento artículos 163 y 441 C.Co. TERCERO: Pierde validez o ejecutividad una decisión legalmente adoptada en el seno de un cuerpo colegiado, pero contenida en un acta aún no aprobada por aquel Tal como aquí se expresó, la validez y eficacia de las decisiones de asamblea de accionistas, junta de socios y junta directiva, no depende de que las mismas queden consignadas en el acta que da cuenta de lo sucedido en la reunión, sino de que hayan sido aprobadas con los requisitos y mayorías establecidos en la ley o en el contrato social, sin que ello signifique que se pueda omitir la obligación de elaborar actas de las reuniones de los mencionados órganos sociales artículos 28 Num. 7, 189 y 431 C.Co. CUARTO: Qué efecto produce, frente a una decisión legalmente aprobada en el seno de un cuerpo colegiado, el hecho de que el acta nunca se elabore o nunca se apruebe La consecuencia que se deriva de la falta de elaboración o aprobación de las actas de las reuniones de los órganos sociales, es que no se cuente con un medio probatorio que permita demostrar los hechos acaecidos en dichas reuniones artículo 189 Inc. 2 C.Co. Ello sin perjuicio de que en casos particulares, no resulte posible el ejercicio de derechos de los asociados, como el de exigir judicialmente las utilidades que les adeuda la sociedad artículo 156 C.Co, o que no se puedan hacer valer frente a terceros ciertas decisiones de la compaía, como por ejemplo la designación o remoción de administradores o revisores fiscales artículos 163 y 441 Ibídem. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.