220-12121,Valor probatorio de las actas; posibilidad de crear primas, cuentas de cobro y provisiones.

Ref.: Valor probatorio de las actas posibilidad de crear primas, cuentas de cobro y provisiones. Distinguido seor Álvarez: Aviso recibo de su escrito radicado con el número 2003-01-006633 del 22 de enero del ao en curso, mediante el cual, previa algunas consideraciones relacionadas con una cuenta por pagar a un socio al que le fue entregada una mercancía en pago de deuda, informa que el máximo órgano social decidió crear una cuenta denominada prima por distribución , la cual le fue imposible de cancelar posteriormente se decidió crear una cuenta por cobrar por el valor de la prima, sin que exista soporte diferente al acta inicialmente mencionada y un memorando interno de la compaía, formula las siguientes inquietudes: 1. Si el acta donde se crea la prima es un documento valedero para crear la cuenta de cobro, cuando la sociedad carece de titulo valor que respalde dicha cuenta. Pone de presente que considera que las citadas actas son nulas por cuanto, hasta hace muy poco, eran aprobadas en la siguiente reunión y nunca se nombró la comisión para tal efecto. 2. Pregunta si la sociedad puede perseguir, y en que forma, al socio y gerente por la aludida deuda y si es legal la contabilización ordenada por la junta de socios. 3. Finalmente, si es legal que el gerente y deudor haya ordenado crear una reserva de protección de cartera por el mismo valor de la prima. Con el fin de absolver la primera de las inquietudes, relacionada con la validez del acta, es necesario precisar el significado de los términos acta y aprobación , entendiéndose por el primero de ellos, la Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta , y por el segundo, la Acción y efecto de aprobar , siendo ésta última equivale de prueba, que no es otra cosa que el ...medio o instrumento con que se pretende mostrar y hacer patente la verdad Diccionario de la Lengua Espaola, vigésima edición, 1984. Así las cosas, como el legislador no previó la forma, términos, ni reglas especiales para la aprobación de las actas, ha sido a través del análisis de las normas que regulan la materia, que la Superintendencia los ha precisado, pues lo que sí es claro es el valor probatorio de las mismas, situación que se infiere de la simple lectura del artículo 189 del C. de Co., puesto que ellas tienen pleno valor siempre y cuando se encuentren debidamente aprobadas por el máximo órgano social o por la comisión designada para tal fin y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario en la respectiva reunión. Tanto es así que la misma ley determina que lo sucedido en las reuniones puede probarse por medio del acta o copia auténtica de ésta, cuando expresamente manifiesta que la misma ...será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad... y agrega que a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en actas. Adicionalmente, vale la pena traer a colación apartes del Oficio 220- 49438 del 21 de agosto de 1998, mediante el cual esta Entidad, refiriéndose a un caso similar, después de hacer un análisis de los preceptos legales contenidos en los artículos 189 ibidem, que establece que las decisiones de la asamblea general o junta de socios se harán constar en actas aprobadas por la misma o por la comisión designada para el efecto y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario de la misma del artículo 431 que contiene los requisitos mínimos que ellas deben contener y del artículo 195 sobre la obligatoriedad de llevar libros de actas, debidamente registrado y asentadas en orden cronológico, llega a la conclusión que las formalidades sealadas por el legislador para tales documentos, como son la firma del presidente y secretario y la aprobación del mismo, tienen como fin ...dotarlos de idoneidad para servir de medio probatorio..., formalidades sin las cuales los mismos no alcanzan la plenitud de su valor y por lo cual los hechos allí consignados no pueden entenderse suficientemente probados... Además agrega ... es importante precisar que al no existir previsión legal que determine la forma de surtir la aprobación, ni tampoco un término dentro del cual deba cumplirse esa formalidad, es discrecional en el caso de las personas comisionadas tomarse el tiempo que estime cada uno necesario para efectuar la verificación del documento que el encargo supone y proponer las modificaciones que a su juicio procedan hasta lograr que el texto se adecue fielmente a los hechos sucedidos en la respectiva sesión.... En ese orden de ideas es preciso tener en cuenta que en el evento de considerarse injustificada la demora en la aprobación por parte de alguna de las personas encargadas o que la naturaleza de las decisiones de que deba dar cuenta el acta respectiva, impusieren la necesidad de adelantar actuaciones urgentes que no den espera, los administradores o el revisor fiscal están facultados para convocar la asamblea a reunión extraordinaria a fin de que se ocupe ella de impartir la correspondiente aprobación, de manera que por ningún motivo puede constituirse ese hecho en obstáculo para el debido cumplimiento de sus funciones, ni para el normal desenvolvimiento de la sociedad, pues no debe perderse de vista que en todo caso es esa una atribución que de preferencia le corresponde al mencionado órgano social.... subrayados fuera del texto. De lo antes expuesto se concluye que las actas tienen pleno valor probatorio, siempre y cuando se encuentren debidamente aprobadas por el máximo órgano social o por la comisión designada para tal fin y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario en la respectiva reunión, formalidades que de omitirse no suponen la nulidad de las decisiones en ellas contenidas, irregularidad que se predica de las decisiones tomadas sin el número de votos previsto en los estatutos o en la ley requerido o excediendo los límites del contrato social art. 190 C. de Co., evento en el cual su declaratoria deberá intentarse ante la justicia ordinaria, en la forma y términos previstos en el artículo 191 precedente. Respecto a la posibilidad de que máximo órgano social decida la creación de primas yo cuentas de cobro, es del caso observar que nada impide una manifestación en tal sentido, decisión que no implica, necesariamente, la legalidad del cobro, circunstancia que podrá invocarse ante la justicia ordinaria, máxime cuando manifiesta que la sociedad carece de documentos que respalden la deuda. En los anteriores términos se resuelve la inquietud planteada en el numeral 2 del presente escrito. En cuanto al tercer y último punto, relacionado con la creación de una reserva para la protección de cartera, resulta pertinente manifestarle que conforme con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, reglamentados en el Decreto 2649 de 1993, dispone que, al menos, al cierre de cada ejercicio debe evaluarse la recuperabilidad de las cuentas por cobrar cartera y contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, diferente a reserva que representa recursos tomados de las utilidades o excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos de tipo legal, estatutario u ocasional arts. 62, 52 y 87 Dec. Cit.. Así las cosas, lo que procede es crear una provisión y no una reserva, dado el origen y finalidad de ésta última.