Alternativas Para La Celebración De Reuniones Ordinarias Durante La Crisis Sanitaria

ASUNTO: ALTERNATIVAS PARA LA CELEBRACIÓN DE REUNIONES ORDINARIAS DURANTE LA CRISIS SANITARIA. Acuso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual formula la siguiente inquietud: represento una sociedad por acciones simplificada la cual está conformada por 354 accionistas personas naturales y una persona jurídica que es una cooperativa. el accionista con mayor porcentaje tiene el 3,5. la asamblea general de accionistas estaba preparada para el 28 de marzo debido a la emergencia sanitaria nos vimos en la obligación de posponerla, a la fecha 3 de junio 2020 no tenemos fecha estipulada de podernos reunir para rendir los informes obligatorios. quiero de manera especial solicitar de su ayuda para saber hasta qué tiempo podemos aplazar la asamblea o si es legal enviar los informes a correos electrónicos. Previamente a atender su inquietud debe sealarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. El caso a que se refiere su consulta es particular, por lo que esta oficina no se referirá específicamente al mismo no obstante, atendiendo el derecho del consultante a ser orientado sobre el tema que le resulta de interés, se expondrán algunas consideraciones generales sobre el mismo. Así mismo, es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta a treinta y cinco 35 días. Efectuada la precisión que antecede, procede este Despacho a realizar las siguientes consideraciones jurídicas de orden normativo y doctrinal. La Ley 1258 de 2008, en sus artículos del 18 al 22, regula el quorum para la celebración de las reuniones de las sociedades por acciones simplificadas, sin embargo, omitió refiriese a la periodicidad con la que estas deben realizarse, caso en el cual deberá aplicarse lo dispuesto en el artículo 45 de la norma en mención, el cual dispone: Artículo 45. Remisión. En lo no previsto en la presente ley, la sociedad por acciones simplificada se regirá por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio. Así mismo, las sociedades por acciones simplificadas estarán sujetas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, según las normas legales pertinentes. Así las cosas, teniendo en cuenta que la Ley 1258 de 2008, no reguló lo referente a la periodicidad de las reuniones de asamblea, se deberá estar a los dispuesto en los estatutos, sin embargo, de acuerdo a la consulta formulada no se evidencia que este punto haya sido regulado por los estatutos sociales, caso en el cual le son aplicables las normas que rigen a las sociedades anónimas. De esta manera, el artículo 422 del Código de Comercio, establece: Artículo 422. Reuniones ordinarias de la asamblea general - reglas. Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al ao, en las fechas sealadas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compaía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. Conforme a lo expuesto las reuniones de asamblea de accionistas deberán efectuarse al menos una vez al ao en el término previsto en los estatutos, y en caso de que estos guarden silencio, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para aprobar los estados financieros, resolver sobre distribución de utilidades, revisar el informe de gestión presentado por la administración, así como la designación de funcionarios. Ahora bien, como consecuencia de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional, el Gobierno Nacional por medio del Decreto Legislativo 434 de 2020, amplió el plazo previsto para la celebración de reuniones ordinarias, así: Artículo 5. Reuniones ordinarias de asamblea. Las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del ao 2019 de que trata artículo 422 Código de Comercio podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de que trata el inciso anterior, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. Conforme a lo expuesto, si la asamblea de accionistas de fin de ejercicio del ao 2019, no se desarrolló dentro del primer semestre del ao 2020, es posible que esta se celebre dentro del mes siguiente a la terminación de la emergencia declarada por el Gobierno Nacional. Por otro lado, el artículo 1 del Decreto 398 de 2020, adicionó el capítulo 16 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, el cual da alcance a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, relacionado con la celebración de reuniones no presenciales, con el fin de evitar aglomeraciones que ocasionen la propagación del Coronavirus COVID-19, el cual prevé: Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a todos los socios o miembros se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. De esta manera, las sociedades podrán realizar las reuniones ordinarias de asamblea, por medios virtuales y para tal fin se deberán aplicar las disposiciones relativas al quorum, convocatorias y mayorías, dispuestas en los estatutos o en la normatividad vigente. En consecuencia, respondiendo a la consulta formulada, los asociados pueden optar por una de las siguientes alternativas: 1. Realizar una reunión no presencial en la cual se deberá estar a lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008, en lo ateniente a la convocatoria y la antelación de la misma, de tal forma que los asociados puedan ejercer el derecho de inspección. 2. Celebrar la reunión ordinaria de asamblea dentro del mes siguiente a la terminación de la emergencia sanitaria declarada por el Gobierno Nacional. En los anteriores términos la solicitud ha sido atendida, con la advertencia que los efectos del pronunciamiento proferido en la presente respuesta, tienen el alcance sealado en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015.