Suplente del representante legal – En los estatutos puede consagrarse de qué manera ejercerá sus funciones.

ASUNTO: SUPLENTE DEL REPRESENTANTE LEGAL EN LOS ESTATUTOS PUEDE CONSAGRARSE DE QUE MANERA EJERCERÁ SUS FUNCIONES. Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2014-01- 455825, mediante la cual después de describir los términos en que están previstas las cláusulas de los estatutos de una sociedad anónima que regulan el tema, plantea las siguientes inquietudes. 1 Los socios pueden facultar en los estatutos de la Sociedad al representante legal suplente, para ejercer de forma permanente la representación legal de la sociedad, sin necesidad de que exista una falta absoluta o temporal del representante legal principal o autorización de algún órgano de administración 2 Existe alguna norma que impida facultar por estatutos sociales a un representante legal suplente para representar de manera permanente a la sociedad 3 En el evento de haber sido facultado el representante legal suplente por los estatutos sociales para ejercer de manera permanente la representación legal de la sociedad. Todos los actos que celebre como representante legal suplente obligan a la sociedad 4 En el momento de contratar, los representantes legales suplentes deben demostrar las faltas absolutas o temporales del representante legal principal Cuáles medios debe utilizar para demostrar esto. Sobre el particular, es pertinente tener en cuenta que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades profiere los conceptos jurídicos a que haya lugar sobre los temas relacionados con la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales y en esa medida, emite una opinión sobre las materias que son de su competencia por lo tanto, no es su función pronunciarse por esta vía, sobre situaciones particulares y concretas, pues sus respuestas no están dirigidas a solucionar o definir asuntos puntuales, menos tratándose de sociedades cuyos antecedentes se desconocen, por lo cual su respuesta en esta instancia es de índole general y abstracto y, como tal, no tiene carácter vinculante ni compromete la responsabilidad de la Entidad, según los términos del artículo 28 del C.C.A. Hecha la aclaración anterior y con fin de proporcionar algunos elementos de juicio que contribuyan a resolver sus inquietudes, es pertinente efectuar las siguientes consideraciones jurídicas a partir de la doctrina institucional vigente en torno al tema que involucra su consulta. De conformidad con el artículo 440 del Código de Comercio, La sociedad anónima tendrá por lo menos un representante legal con uno o más suplentes, designados por la junta directiva para períodos determinados, quienes podrán ser reelegidos indefinidamente o removidos en cualquier tiempo. Los estatutos podrán deferir esta designación a la asamblea. A su vez, el numeral 6 del artículo 110 de la obra citada dispone lo siguiente: La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará: .. 6 La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores y de las que se reserven los asociados, las asambleas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad y el artículo 196 ibídem, afirma que la administración del ente jurídico se sujetara a lo dispuesto en los estatutos sociales y a falta de alguna disposición al respecto, se entiende que los mismos tienen amplias facultades para actuar a nombre de la sociedad correspondiente. En concordancia con el artículo 196 del Código citado, el artículo 442 ibidem, expresa que Las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento. Es claro entonces que una sociedad del tipo de las anónimas, necesita de una persona que la represente ante el mundo exterior, lo que explica que la ley exija la figura de la representación legal, en el entendido que la persona así nombrada goza de facultades para contratar y actuar en su nombre según las normas legales y estatutarias pertinentes, y que ésta a su vez, requiere de un suplente, para que la reemplace ante sus las faltas absolutas o temporales. Respecto a la figura del suplente esta Superintendencia se ha pronunciado en diversas oportunidades, entre ellas a través del Oficio 220-41754 del 25 de junio de 2003, que a su vez remite a la doctrina publicada en Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1995 Superintendencia de Sociedades, páginas 375 y 376 en la que se expresa: ..estando instituida la suplencia con la única finalidad de reemplazar al titular en sus ausencias, es del caso tener en cuenta, que de acuerdo con el diccionario de la Real Academia de la Lengua, suplencia es acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dure esta acción, lo que permite aseverar que en ningún caso es factible que actúen de manera conjunta o concomitantemente el titular y el suplente, puesto que para que éste pueda desempear el cargo es requisito indispensable la ausencia de aquel. Al aceptar una persona el nombramiento como representante legal, esta condición le persigue sin importar el lugar físico donde se encuentre y por consiguiente no es su ausencia material lo que faculta al suplente para asumir el cargo, sino la imposibilidad de desempear las funciones correspondientes. Por tanto a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento de la junta de socios emitido con base en las disposiciones contractuales, se hayan otorgado al suplente como tales facultades especiales para representar a la sociedad, el mismo deberá abstenerse de celebrar cualquier acto en el que se pretenda involucrar a la compaía, ya que él carece de capacidad para ello. sft En este orden de ideas, es dable afirmar que el suplente del representante legal tiene una obligación de permanente disponibilidad, pero la capacidad para contratar en nombre de la compaía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, si no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello, lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante los terceros de buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de Comercio, excepción hecha, claro está, que él titular ratifique las actuaciones del mencionado administrador Así se tiene entonces que el suplente del representante legal, bien que sea uno o varios, en principio está llamado a actuar ante la ausencia del principal y que establecer cuando se presenta la imposibilidad para que el representante legal principal actúe y por ende, deba actuar el suplente, es un asunto del resorte exclusivo de cada sociedad, atendiendo las circunstancias del caso, lo que explica porque no le asiste obligación al suplente de demostrar ante los terceros el motivo de la ausencia del principal basta que se encuentre inscrito en el registro mercantil. Por su parte al no existir norma legal que lo prohíba, sino más bien disposición legal que permite estipular libremente las forma como la administración será ejercida, es dable que en los estatutos sociales se pacte que el, o los suplentes del representante legal también ejerzan en forma permanente la representación, aun sin que sin que existan faltas absolutas o temporales del principal. De ser así indudablemente los actos y operaciones nacidas de su actuar comprometen a la persona jurídica, siempre y cuando los estatutos establezcan en esos términos las condiciones de las facultades atribuidas al respectivo órgano de administración y que así conste en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad respectiva artículos 117 y 196 del C.Co. En tal caso se estará más ante a una modalidad de representación conjunta o compartida, en virtud de la cual la actuación de los suplentes no estará en estricto sentido supeditada la ausencia, o la falta absoluta o temporal del principal, sino que uno y otros podrán ejercer indistintamente la representación, alternativa o simultáneamente. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta con los efectos que prevé el artículo 28 del C.C.A. no sin antes advertir que para una más completa ilustración se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co. http:www.supersociedades.gov.co